เจาะลึกแอปเช็กอินเข้างานออนไลน์ GPS vs Wi-Fi ต่างกันอย่างไร

ในยุคที่เทคโนโลยี เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกสบาย ให้กับการทำงานรอบด้าน ทำให้ แอปเช็กอินเข้างาน ออนไลน์ กลายเป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันที่หลายองค์กร นิยมใช้ในการลงเวลา-เข้าออกงาน รวมถึงยื่นวันลา และเช็กสลิปเงินเดือน โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินไปคุยกับ HR อีกต่อไป

สำหรับองค์กรที่กำลังลังเลว่า จะเลือกแอปเช็กอินเวลาเข้า-ออกงานแบบไหนดี ในบทความนี้ Cloud-TA ขอพาทุกคนไปเจาะลึกแอปเช็กอินเข้างานระบบ GPS และ Wi-Fi ว่าทั้งสองระบบต่างกันอย่างไร และเหมาะกับองค์กรรูปแบบไหนบ้าง เพื่อให้ HR และเจ้าขององค์กรเลือกระบบให้เข้ากับการทำงานของแต่ละแผนกให้ได้มากที่สุด

แชร์ ความแตกต่างของระบบเช็กอินแบบ GPS VS Wi-Fi 

ระบบเช็กอินเข้างานออนไลน์ ผ่าน GPS และ Wi-Fi ถือเป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เพราะ HR สามารถเห็นพิกัดของพนักงานได้อย่างชัดเจน ผ่านสถานที่ และสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ใช้ ซึ่งทั้งสองแบบก็มีหลักการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนี้

ระบบเช็กอินแบบ GPS

GPS (Global Positioning System) เป็นระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ผ่านอุปกรณ์มือถือ โดยอาศัยการระบุตำแหน่งของพนักงาน ในขณะที่ทำการเช็กอิน หรือเช็กเอาท์โดยอัตโนมัติ ซึ่งพนักงานจะสามารถลงเวลาทำงานได้ ก็ต่อเมื่อ GPS อยู่ในรัศมีของพื้นที่ที่ลงเวลาเท่านั้น โดยจุดเด่นของระบบลงเวลาทำงานผ่าน GPS มีดังนี้

• ป้องกันการลงเวลาแทนกัน (Buddy Punching): โดย HR และหัวหน้างานสามารถตรวจสอบ จากตำแหน่งจริงของพนักงาน ช่วยลดปัญหาทุจริตในองค์กรได้ดี ส่งผลให้การประเมินงาน หรือโบนัสประจำปีมีความโปร่งใสมากขึ้น
• เช็กข้อมูลได้แบบเรียลไทม์: เมื่อพนักงานเช็กอินเข้างาน ระบบจะแสดงข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ HR ตรวจสอบได้ว่าในแต่ละวันมีพนักงานเข้างานสาย หรือขาดงานหรือไม่
• ความยืดหยุ่นสูง: พนักงานสามารถเช็กอิน จากที่ไหนก็ได้ แม้ไม่ได้เข้าออฟฟิศ 

ทั้งนี้ ในกรณีที่บริษัทมีนโยบายการทำงานแบบ Hybrid Working หรือมีพนักงานที่ต้องทำงานนอกสถานที่เป็นประจำ ฝ่าย HR จะต้องตั้งค่าให้เรียบร้อยว่า พนักงานแต่ละคน สามารถเช็กอินจากพิกัดไหนบ้าง เพื่อให้การเก็บข้อมูลมีความแม่นยำมากขึ้น

ระบบเช็กอินผ่าน Wi-Fi

ระบบ Time Attendance ผ่าน Wi-Fi คือ การลงเวลาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตของบริษัทเป็นหลัก โดย HR จะต้องตั้งค่าการเชื่อมต่อ Wi-Fi เข้ากับระบบก่อนใช้งาน เพื่อให้พนักงานลงเวลาเข้า-ออกได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งจุดเด่นของการใช้งานระบบเช็กอินผ่าน Wi-Fi มีดังนี้

• กำหนดพื้นที่เช็กอินเข้า-ออกงานได้ชัดเจน
• ลดความเสี่ยงในการลงเวลาเข้างาน นอกเหนือพื้นที่ที่กำหนด
• ตรวจสอบข้อมูลได้รวดเร็ว พร้อมนำข้อมูลไปทำรายงาน หรือคำนวณเงินเดือน

How to เลือกระบบเช็กอิน ให้ตรงกับรูปแบบการทำงานในองค์กร

เมื่อทราบกันไปแล้วว่า จุดเด่นของระบบเช็กอินผ่าน GPS หรือ Wi-Fi มีอะไรบ้าง หากยังไม่แน่ใจว่าจะเลือกแอปเช็กอินเข้างานแบบไหนดี ลองพิจารณาจากรูปแบบการทำงานในองค์กร เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบ Time Attendance ให้เหมาะสมที่สุด โดยสามารถดูตัวอย่างได้จากตารางที่ Cloud-TA ได้ลิสต์มาให้แล้ว ดังนี้

อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาระบบ Time Attendance ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ ที่รองรับการใช้งานผ่านสมาร์ตโฟน ทำให้พนักงานลงเวลาเข้า-ออกงานได้สะดวก โดยไม่จำเป็นต้องตอกบัตร หรือเซ็นชื่อผ่านกระดาษให้เสียเวลา

ไขคำตอบ! ระบบเช็กอินเข้างานออนไลน์ แบบไหนถูกหลัก PDPA

หนึ่งในสิ่งที่หลายองค์กรสงสัย คงไม่พ้นกับคำถามที่ว่า การใช้ระบบเช็กอินผ่าน GPS และ Wi-Fi เข้าข่ายละเมิด PDPA หรือไม่ แต่จริง ๆ แล้วทั้งสองระบบสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย PDPA แต่จะต้องมีการจัดการข้อมูลให้เหมาะสม และเคารพสิทธิของพนักงาน โดยสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ มีดังนี้

การเก็บข้อมูล Location

ระบบเช็กอินผ่าน GPS จะมีการบันทึกข้อมูลตำแหน่ง (Location) ของพนักงานในการยืนยันการเข้า-ออกงาน ในขณะที่ระบบ Wi-Fi จะตรวจสอบการเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi ที่องค์กรกำหนด เพื่อยืนยันว่าพนักงานลงเวลาจากออฟฟิศ

โดยองค์กรควรเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็น พร้อมกับกำหนดวัตถุประสงค์การใช้งานให้ชัดเจน ทั้งนี้ สามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับกฎหมาย PDPA เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาระหว่างองค์กร และพนักงานในภายหลัง

การขอความยินยอม

ก่อนเริ่มใช้งานระบบ Time Attendance องค์กรควรแจ้งให้พนักงานทราบอย่างชัดเจนว่า มีการเก็บข้อมูลประเภทใด ใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อะไร และจัดเก็บข้อมูลไว้นานเพียงใด รวมถึงดำเนินการขอความยินยอม ในกรณีที่กฎหมายกำหนด

การจัดเก็บข้อมูล

ในการเลือกแอพเช็กอินเข้างาน มาใช้งานในองค์กร ควรเลือกระบบที่มีมาตรการรักษาความปลอดภัยแน่นหนา เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) การกำหนดสิทธิการเข้าถึงเฉพาะผู้เกี่ยวข้อง และการสำรองข้อมูล เพื่อลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูล โดยไม่ได้รับอนุญาต หรือการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม

สิทธิของพนักงาน

แม้ว่าการใช้งานแอปลงเวลาเข้างาน จะช่วยให้การบริหารงานของ HR เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น แต่พนักงานทุกคน มีสิทธิรับทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูล รวมถึงสิทธิในการขอเข้าถึง แก้ไข หรือลบข้อมูลตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาในภายหลัง

สรุป ระบบลงเวลาเข้างานแบบ GPS หรือ Wi-Fi ควรเลือกแบบไหนดี

แอปเช็กอินเข้างานออนไลน์ ในระบบ GPS และ Wi-Fi จะช่วยให้การลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานสะดวกยิ่งขึ้น แต่ระบบการทำงานของทั้งสองรูปแบบ ก็มีความเหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน เช่น ระบบ GPS เหมาะกับองค์กรที่มีพนักงานทำงานแบบ Hybrid หรือพนักงานที่จำเป็นต้องไปทำงานนอกสถานที่เป็นประจำ

ในขณะที่ระบบ Wi-Fi เหมาะกับองค์กรที่พนักงานเข้าออฟฟิศทุกวัน ไปจนถึงโรงงาน หรือคลังสินค้า ที่ต้องการควบคุมการเช็กอินภายในพื้นที่ทำงาน ดังนั้น ควรพิจารณารูปแบบการทำงานขององค์กร เพื่อให้การลงทุนซื้อระบบคุ้มค่า และอำนวยความสะดวกสบายให้กับองค์กรได้มากที่สุด 

อย่างไรก็ตาม หากกำลังมองหาระบบลงเวลางานที่ใช้งานง่าย และรองรับการทำงานได้ทุกที่ ระบบ Time Attendance ของ Cloud-TA เป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ เพราะระบบของเรามาพร้อมกับฟังก์ชันลงเวลาเข้า-ออกงาน การส่งใบลา และสลิปเงินเดือน ทำให้ HR ไม่ต้องคอยแจกเอกสารให้กับพนักงานอีกต่อไป หากสนใจ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่

Website: https://cloud-ta.com/

Email: cloud-ta@innova.co.th

Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)

Line: @Cloud-TA