องค์กรหลายแห่งเริ่มตัดสินใจแก้ไขปัญหาหลังบ้านเกี่ยวกับระบบ Payroll แต่มักเจอกับทางเลือกสำคัญว่าควรใช้บริการทางไหนดี ระหว่างการจ้างบริษัทภายนอกเข้ามาจัดการเรื่องเงินเดือนทั้งหมด หรือเลือกใช้ โปรแกรมเงินเดือน Payroll เพื่อลดภาระงานของฝ่าย HR ลง
ดังนั้น สำหรับใครที่กำลังสงสัยว่า ควรจ้างบริษัทภายนอกมาทำ Payroll หรือลงทุนซื้อซอฟต์แวร์เงินเดือนมาใช้เอง แบบไหนจะตอบโจทย์องค์กรได้ดีกว่ากัน ในบทความนี้ Cloud-TA ขอชวนมาเปรียบเทียบความแตกต่างของทั้งสองรูปแบบ เพื่อให้องค์กรสามารถตัดสินใจเลือกแนวทางที่เหมาะสมที่สุดกับตัวเอง
ชวนรู้ จ้างบริษัททำเงินเดือน กับโปรแกรมเงินเดือน คืออะไร
การบริหารจัดการเงินเดือน เป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือ ซึ่งในปัจจุบันธุรกิจมีทางเลือกหลักอยู่ 2 รูปแบบ ได้แก่
- Payroll Outsource คือ การจ้างบริการทำเงินเดือนจากผู้เชี่ยวชาญภายนอก
- Payroll Software คือ โปรแกรมบริหารเงินเดือน และระบบ Time Attendance ที่องค์กรดูแลเอง ผ่านระบบจากผู้ให้บริการ
เปรียบเทียบจ้างบริษัททำเงินเดือน กับโปรแกรมเงินเดือน Payroll แตกต่างกันอย่างไร?
การใช้งานทั้ง 2 รูปแบบ มีรายละเอียดที่แตกต่างกันพอสมควร ก่อนตัดสินใจเลือก สามารถพิจารณาความแตกต่างได้ตามตาราง ดังนี้
| ความแตกต่าง | Payroll Outsourcing | Payroll Software |
| ลักษณะการทำงาน | บริษัทภายนอกดูแลการคำนวณเงินเดือน ภาษี และรายงานทั้งหมด | ฝ่าย HR ใช้โปรแกรมภายใน เพื่อจัดการข้อมูล และโปรแกรมคำนวณให้เอง |
| ภาระงาน HR ส่วน Payroll | ลดภาระงานได้มากกว่า เพราะให้บริการครบวงจร ตั้งแต่คำนวณเงินเดือน ไปจนถึงนำส่งประกันสังคม | ลดภาระงานได้ในระดับหนึ่ง แต่ HR ยังต้องกรอกข้อมูลด้วยตนเอง |
| ความยืดหยุ่นในการรองรับการเปลี่ยนแปลง | ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตามจำนวนพนักงาน | ต้นทุนต่อหัวลดลง เมื่อองค์กรขยายตัว ยืดหยุ่นกว่าในระยะยาว |
| ความโปร่งใส และการควบคุมข้อมูล | ควบคุมข้อมูลได้จำกัดกว่า เพราะข้อมูลอยู่ในการดูแลของผู้ให้บริการภายนอก | เข้าถึงและตรวจสอบข้อมูลได้เรียลไทม์ผ่านระบบ พร้อมเช็ก Log ตรวจสอบย้อนหลังได้ |
| ความเสี่ยง | ลดความเสี่ยงด้านความถูกต้อง เพราะดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีและกฎหมายแรงงานโดยตรง | จัดการผ่านระบบคลาวด์ มีความปลอดภัยสูง ลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลเงินเดือนหลุดออกนอกองค์กร |
| ความคุ้มค่า | ต้นทุนระยะยาวอาจสูงขึ้นตามจำนวนพนักงาน | เหมาะกับองค์กรที่ต้องการควบคุมต้นทุนระยะยาว และต้องการข้อมูลเชิงลึกด้านบุคลากรเพื่อวิเคราะห์ต่อยอด |
สำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนาและอัปเกรดงานฝ่ายบุคคลให้ทันสมัยยิ่งขึ้น Cloud-TA คือเครื่องมือระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time & Attendance System) ที่ช่วยบริหารจัดการงาน HR ได้อย่างครบวงจร
ไม่ว่าจะเป็น การลงบันทึกเวลาทำงาน การขอลา หรือแม้แต่การตรวจสอบเงินเดือน โดยไม่ต้องพึ่งพากระดาษแบบเดิมอีกต่อไป เพราะทุกขั้นตอนสามารถทำได้ผ่านแอปพลิเคชัน สะดวก รวดเร็ว และตรวจสอบได้ทุกที่ทุกเวลา
บริการ Payroll แบบไหนเหมาะกับองค์กร ? รวมปัจจัยที่ควรรู้
มาถึงคำถามสำคัญว่า การใช้บริการเงินเดือนแบบไหนเหมาะกับองค์กรของคุณมากกว่ากัน? คำตอบคือ “ไม่มีแบบไหนดีกว่ากันแบบชัดเจน” ทุกอย่างขึ้นอยู่กับบริบทและความต้องการเฉพาะขององค์กร โดยมีปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ดังนี้
ขนาดองค์กร
องค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่มีจำนวนพนักงานไม่มาก อาจเหมาะกับการจ้าง Outsource เพราะช่วยลดภาระการบริหารจัดการ และคำนวณเงินเดือนทั้งหมด ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก จะเหมาะกับโปรแกรมเงินเดือน ที่สามารถรองรับการใช้งานมากกว่า 1,000 คน
ทิศทางของธุรกิจ
หากธุรกิจมีแผนขยายตัว เพิ่มสาขา หรือเพิ่มจำนวนพนักงานในอนาคตอันใกล้ การเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่รองรับการเติบโต หรือปรับแต่งได้ตามความต้องการ จะช่วยให้บริหารจัดการได้ง่าย และคุ้มค่ากว่าในระยะยาว แต่หากธุรกิจยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น การใช้บริการ Outsource จะยืดหยุ่นกว่าในแง่ของการปรับเปลี่ยน
พนักงาน HR
หากองค์กรมีทีม HR อยู่แล้ว การนำโปรแกรมเงินเดือน Payroll เข้ามาช่วยย่อมทำให้ทีมทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และควบคุมข้อมูลภายในได้เอง แต่หากองค์กรยังไม่มีทีม HR การจ้าง Outsource จะช่วยลดความเสี่ยง และมั่นใจได้ว่าการคำนวณจะถูกต้องตามกฎหมาย
ครอบคลุมงาน HR ด้านอื่น ๆ
หากองค์กรต้องการเพียงแค่คำนวณ และจ่ายเงินเดือนให้ถูกต้องตามกฎหมาย การใช้ Payroll Outsource ก็ตอบโจทย์ได้เพียงพอ แต่หากต้องการบริหารข้อมูลพนักงานแบบองค์รวมในระยะยาว ระบบ Payroll Software ที่ครอบคลุมทุกฟังก์ชัน จะช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม HR ได้มากกว่า
ความสะดวกของพนักงาน
ในกรณีของ Payroll Software พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของตนเองได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็น การตรวจเช็กสลิปเงินเดือน หรือดูข้อมูลย้อนหลังผ่านระบบได้ทุกเมื่อ โดยไม่ต้องร้องขอเอกสารจาก HR ให้เสียเวลา ต่างจากการใช้บริการ Payroll Outsource ที่พนักงานมักต้องรอให้ถึงรอบเอกสาร และรอ HR นำสลิปเงินเดือนมาแจกจ่ายให้แต่ละคน ตามรอบการทำงาน จึงจะสามารถตรวจสอบข้อมูลของตนเองได้
สรุปเลือกโปรแกรมเงินเดือน Payroll ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ
โดยสรุป การเลือกใช้ Payroll Outsource หรือโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่เหมาะสมที่สุด ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าแบบไหนดีกว่ากัน แต่ขึ้นอยู่กับว่าแบบไหนสามารถตอบโจทย์องค์กรของคุณได้ลงตัวมากกว่ากัน โดยควรพิจารณาจากปัจจัยสำคัญ เช่น ขนาดองค์กร ทิศทางการเติบโตของธุรกิจ หรือความพร้อมของทีม HR เป็นต้น
สุดท้ายนี้ หากองค์กรของคุณกำลังมองหาตัวช่วยจัดการเงินเดือนแบบครบวงจร อย่าลืมนึกถึง Cloud-TA พาร์ตเนอร์ผู้ให้บริการ Payroll & Time Attendance ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้งานฝ่ายบุคคล และงานเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย ไม่เสียเวลานาน
เพราะทุกข้อมูลถูกจัดเก็บบนระบบคลาวด์ สามารถตรวจสอบหรือดึงข้อมูลได้ทันทีทุกที่ทุกเวลา อีกทั้งยังมาพร้อมความปลอดภัยสูง ช่วยลดความกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหล หากสนใจบริการ สามารถติดต่อเพื่อเลือกแพ็กเกจที่เหมาะกับองค์กรของคุณได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
