ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้น องค์กรต้องให้ความสำคัญกับการบริหารคน ควบคู่กับการพัฒนาเทคโนโลยี และกลยุทธ์ทางธุรกิจ ทำให้ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management: HRM) เป็นเครื่องมือสำคัญ ที่ช่วยรักษาคนในองค์กรให้อยู่กับองค์กรในระยะยาว
สำหรับใครที่อยากหาแนวทางให้องค์กรเติบโตขึ้นอย่างก้าวกระโดด ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาทุกคนไปดู 6 ขั้นตอนสำคัญของ HRM เพื่อทำความเข้าใจกันว่าแต่ละขั้นตอนมีบทบาทต่อองค์กรอย่างไร และพัฒนาองค์กรไปได้ในทิศทางไหนบ้าง
ทำความเข้าใจ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ คืออะไร?
การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ HRM (Human Resource Management) คือ กลยุทธ์บริหารจัดการบุคลากรภายในองค์กรในทุก ๆ ด้าน เพื่อให้พนักงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ และพัฒนาองค์กรให้เติบโตขึ้นในทุกไตรมาส ไม่ว่าจะเป็น
- การสรรหาและคัดเลือกพนักงานที่มีคุณภาพ
- การส่งเสริมพัฒนาทักษะของพนักงาน
- การอบรมพนักงาน
- การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้น่าอยู่
- การสร้างความสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและการทำงาน (Work-Life Balance)
เจาะลึก 6 ขั้นตอนหลักของ HRM ในการพัฒนาบุคลากรอย่างเป็นระบบ
การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบ จำเป็นต้องมีกระบวนการที่ครอบคลุม ตั้งแต่การวางแผนกำลังคน การคัดเลือกพนักงาน ไปจนถึงการพัฒนาบุคลากร เพื่อให้ HR สามารถบริหารคนได้ง่าย และสนับสนุนการเติบโตขององค์กรในระยะยาว โดยแบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการในองค์กร
การวิเคราะห์ความต้องการในองค์กร (Task Specialization Process) จะเริ่มจากการสำรวจความต้องการขององค์กร ว่าต้องการพนักงานแบบไหนบ้าง จากนั้น HR ต้องวิเคราะห์ และร่าง Job Description เพื่อตามหาพนักงานใหม่ที่ตรงกับความต้องการของแต่ละทีม และสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ (Vision) ขององค์กร
2. การวางแผนการบริหารทรัพยากรมนุษย์
เมื่อร่าง Job Description ตามที่แต่ละทีมต้องการแล้ว ขั้นตอนต่อมาจะเป็นการวางแผนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยจะประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้
- การสรรหาทรัพยากรมนุษย์: เช่น การลงประกาศในเว็บไซต์รับสมัครงาน และโซเชียลมีเดีย ไปจนถึงการแนะนำจากพนักงานในองค์กร
- การคัดเลือกบุคลากร: เป็นขั้นตอนที่ HR พิจารณา Resume และแฟ้มผลงาน (Portfolio) ของผู้ที่สนใจร่วมงานกับองค์กร จากนั้นจะทำการทดสอบ และสัมภาษณ์งาน
- การว่าจ้างพนักงาน: เมื่อได้บุคลากรที่ต้องการแล้ว ก็จะทำข้อตกลงว่าจ้างตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กร
- การอบรมและพัฒนาบุคลากร: HR ต้องคอยประเมินพนักงานในช่วงทดลองงาน รวมถึงจัดการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เพื่อพัฒนาศักยภาพ และกระตุ้นให้พนักงานปรับตัวได้เร็วยิ่งขึ้น
3. การจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงาน
อีกหนึ่งสิ่งที่ HR ต้องทำ ได้แก่ การจ่ายค่าตอบแทน และผลประโยชน์ให้แก่พนักงาน (Employee Remuneration) โดยจะต้องอ้างอิงจากค่าตอบแทนของตลาดแรงงาน รวมถึงสอบถามกับฝ่ายบริหารว่า สามารถจ่ายค่าตอบแทนได้ในอัตราเท่าไหร่บ้าง ทั้งยังต้องคอยจัดการเรื่องสวัสดิการของพนักงาน เพื่อดึงดูดให้คนเก่ง ๆ เข้ามาร่วมงานกับองค์กร
4. การประเมินผลการปฏิบัติงาน
ในแต่ละองค์กรจะมีการประเมินผลงานของพนักงาน ตามช่วงเวลาที่แตกต่างกันออกไป เช่น ทุก 3 เดือน, ทุก 6 เดือน หรือ 1 ปี พร้อมกับสำรวจความพึงพอใจในการทำงาน เพื่อนำปัญหาที่เกิดขึ้นไปแก้ไขให้ตรงจุด ทั้งยังเป็นการพัฒนาองค์กรให้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานมากขึ้น
5. การแก้ไขปัญหาในองค์กร
เพราะทุกบริษัทมีความขัดแย้งเกิดขึ้นเสมอ ทำให้การวางแผนกลยุทธ์ต่าง ๆ เพื่อรับมือกับปัญหาระหว่างพนักงานด้วยกัน และองค์กรกับพนักงาน เป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้ โดยอาจวางแผนแก้ปัญหาตั้งแต่การพูดคุยเบื้องต้น หรือทำแบบฟอร์มให้พนักงานได้ Feedback ตามความต้องการ
6. การสร้างปฏิสัมพันธ์ในองค์กร
อีกหนึ่งขั้นตอนที่ขาดไปไม่ได้ คือ การสร้างปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กร เพื่อให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ทั้งยังรักษาบุคลากรให้อยู่กับองค์กรนานขึ้น โดยส่วนใหญ่แล้ว HR มักจะมีการจัดกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การจัดกิจกรรมจับบัดดี (Buddy), การรับประทานอาหารร่วมกัน ในแต่ละไตรมาส หรือเงินสนับสนุนให้กับแต่ละทีม เป็นต้น
สำหรับองค์กรที่อยากยกระดับองค์กรให้มีระบบยิ่งขึ้น ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลา และบริหารจัดการบุคลากรออนไลน์ที่ครบวงจร ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ผ่านสมาร์ตโฟน พร้อมเป็นผู้ช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผน รวบรวมข้อมูลเวลา และเชื่อมโยงการทำงานของทุกคน ในองค์กรได้อย่างมืออาชีพ
เช็ก 5 ตัวชี้วัด HRM ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการบริหารบุคลากร
การวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรผ่านตัวชี้วัด HRM ช่วยให้ฝ่าย HR มองเห็นประสิทธิภาพของการบริหารคนในแต่ละด้านได้ชัดเจนขึ้น ตั้งแต่การสรรหาและรักษาพนักงาน ไปจนถึงผลลัพธ์จากการพัฒนาทักษะ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ประกอบการวางแผน และปรับแนวทางบริหารบุคลากรให้เหมาะกับองค์กรได้มากขึ้น
อย่างไรก็ตาม ตัวชี้วัดแต่ละประเภทสะท้อนผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน HR จึงควรพิจารณาข้อมูลหลายด้านร่วมกัน เพื่อให้เห็นภาพการบริหารบุคลากรได้รอบด้าน โดยมี 5 ตัวชี้วัด HRM ที่สามารถนำมาใช้วิเคราะห์ได้ ดังนี้
1. ประสิทธิภาพในการหาบุคลากร (Recruitment Efficiency)
การหาบุคลากรที่มีคุณภาพ และเหมาะสมกับองค์กร เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรก้าวไปข้างหน้า โดยสิ่งที่วัดประสิทธิภาพในการหาบุคลากร จะอยู่ที่การติดตามระยะเวลาในการหาพนักงาน (Time to Hire) และคุณภาพของผู้สมัคร (Quality of Hire) เพื่อให้การหาพนักงานใหม่รวดเร็ว และป้องกันไม่ให้บริษัทสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ
2. ระดับการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement)
การมีส่วนร่วมของพนักงาน เป็นการวัดความพึงพอใจ และความมุ่งมั่นในการทำงานของพนักงาน ช่วยให้องค์กรทราบถึงสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ เพื่อเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และกระตุ้นให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานยิ่งขึ้น
3. ผลลัพธ์จากการฝึกอบรมและพัฒนา (Training Effectiveness)
การฝึกอบรมพนักงาน เป็นการลงทุนที่สำคัญต่อการเติบโตขององค์กร โดยผลลัพธ์ที่ได้จากการอบรม บ่งบอกถึงความสามารถในการทำงาน ทั้งในแง่ของ Hard Skill และ Soft Skill หากพนักงานไม่ได้อะไรกลับมาจากการประเมินเลย ทาง HR จะได้ปรับปรุงกลยุทธ์เพิ่มเติม เพื่อจัดหา และวางแผนการอบรมให้เข้ากับองค์กรมากขึ้น
4. อัตราการลาออก (Turnover Rate)
อัตราการลาออกของพนักงาน เป็นอีกหนึ่งตัวชี้วัดที่ต้องติดตามอย่างใกล้ชิด เพราะอัตราการลาออกที่สูงเกินไป อาจบ่งบอกถึงปัญหาภายในองค์กร เช่น วัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ดี เวลางานทำงานที่ไม่เหมาะสม ไปจนถึงการบริหารงานที่ผิดพลาด
5. ระดับความพึงพอใจของพนักงาน (Employee Satisfaction)
การวัดระดับความพึงพอใจของพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญที่สะท้อนถึงภาพรวมขององค์กร โดยสามารถทำได้จาก การจัดทำแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน เพื่อให้ HR รู้ถึงข้อบกพร่องที่ต้องนำไปแก้ไขต่อไป
สรุป วิธีการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ให้องค์กรเติบโตในทุกไตรมาส
การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRM) เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้องค์กรบริหารพนักงานของแต่ละทีมได้เป็นระบบ ซึ่งแต่ละขั้นตอนล้วนมีส่วนช่วยให้พนักงานสามารถทำงาน และพัฒนาศักยภาพให้เหมาะสมกับเป้าหมายขององค์กร
นอกจากนี้ ฝ่าย HR จะต้องนำตัวชี้วัดต่าง ๆ เช่น ประสิทธิภาพการสรรหา Employee Engagement, Training Effectiveness, Turnover Rate และ Employee Satisfaction มาวิเคราะห์ผลการบริหารบุคลากร เพื่อมองเห็นจุดที่ควรพัฒนา และนำข้อมูลไปปรับแนวทางการบริหารคนให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
สุดท้ายนี้ หากมองหาโปรแกรมที่ช่วยให้การทำงานของ HR เป็นเรื่องง่าย ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบริหารจัดการเวลาและบุคลากรออนไลน์ ผ่านสมาร์ตโฟน ที่เข้ามาเชื่อมโยงข้อมูลการเข้า-ออกของพนักงาน รวมถึงข้อมูลการลางานแบบเรียลไทม์ เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานของ HR และเพิ่มความง่ายในการบริหารองค์กร
หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
