โปรแกรม HR Online vs ระบบ HR แบบเดิม ต่างกันอย่างไร

ในยุคที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้ทันกับเทคโนโลยีอยู่เสมอ การบริหารงานฝ่ายบุคคลก็เช่นกัน จากเดิมที่ใช้ระบบ HR แบบเอกสาร เปลี่ยนผ่ามาสู่ โปรแกรม HR Online ที่ทำงานบนระบบคลาวด์ สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถจัดการข้อมูล เกี่ยวกับพนักงานได้สะดวกขึ้น

ดังนั้น เพื่อให้บริษัท หรือองค์กรที่ยังใช้ระบบ HR แบบเดิมได้เห็นภาพความแตกต่างที่ชัดเจน ในบทความนี้ Cloud-TA ชวนเปรียบเทียบว่าระบบ HR Online มีข้อได้เปรียบเหนือกว่าการทำเอกสารแบบเดิมอย่างไร พร้อมไขข้อสงสัยว่า ทำไมองค์กรยุคใหม่ จึงหันมาเลือกใช้ระบบออนไลน์กันมากขึ้น

โปรแกรม HR Online คืออะไร ?

โปรแกรม HR Online คือ แอปพลิเคชันที่ออกแบบมา เพื่อตอบโจทย์การบริหารจัดการ HRM ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถจัดการข้อมูลพนักงาน คำนวณเงินเดือน บันทึกข้อมูลวันลา รวมถึงจัดทำเอกสารต่าง ๆ ได้ครบวงจร โดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรม Excel ในการกรอกสูตรคำนวณ หรือใช้ระบบเอกสารกระดาษแบบเดิมอีกต่อไป

ทำไมองค์กรยุคใหม่ จึงหันมาเลือกใช้ระบบ HR Online

การนำระบบ HR Online มาใช้เป็นการลงทุนพัฒนาโครงสร้างของฝ่ายบุคคลให้ก้าวข้ามบทบาทเดิม จากที่เคยเป็นเพียงฝ่ายธุรการที่ดูแลเรื่องเอกสาร มาสู่การเป็นทีมที่สามารถโฟกัสกับพนักงานได้เต็มที่มากขึ้น เพราะการเติบโตของธุรกิจที่ยั่งยืน ต้องเริ่มต้นจากระบบหลังบ้านที่แข็งแรง คอยสนับสนุนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ โดยสาเหตุสำคัญที่องค์กรยุคใหม่ หันมาเลือกใช้ระบบ HR Online ได้แก่

• ลดงาน Manual ที่ซ้ำซ้อน: ระบบช่วยตัดขั้นตอนการกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ ด้วยมือ ทำให้มีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น
• ทำงานได้เร็วขึ้น: จัดการข้อมูลพนักงานทั้งหมดในที่เดียว ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารจากหลายแหล่ง
• รองรับการเติบโตองค์กรในทุกช่วง: ไม่ว่าองค์กรจะมีพนักงาน 10 คน หรือขยายไปถึงหลักพันคน ระบบ HR Online สามารถปรับขยายการใช้งานให้รองรับได้ โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมด
• ลดความผิดพลาด: ลดโอกาสเกิดความผิดพลาด จากการคำนวณเงินเดือน หรือกรอกข้อมูลด้วยมือ 
• มีความปลอดภัยมากขึ้น: ข้อมูลพนักงานถูกจัดเก็บบนระบบที่มีการเข้ารหัส และกำหนดสิทธิการเข้าถึง ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้ดีกว่าการเก็บเอกสารแบบกระดาษ หรือไฟล์กระจัดกระจาย

เปรียบเทียบเครื่องมือ HR Online vs ระบบ HR แบบเดิม เข้าใจง่ายในตารางเดียว

การใช้งานโปรแกรม HR Online หากต้องการเห็นภาพให้ชัดเจนขึ้น หลายคนอาจกังวลว่า การลงทุนเปลี่ยนระบบจะคุ้มค่าหรือไม่ ดังนั้น ลองมาดูกันว่าการใช้งานระบบ HR ให้ประโยชน์ และความคุ้มค่ามากกว่าระบบ HR แบบเดิมในด้านใดบ้าง จากตารางต่อไปนี้

สำหรับผู้ที่กำลังมองหาโปรแกรม HR ที่ครบวงจร ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาทำงานแบบออนไลน์ ที่ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเซิร์ฟเวอร์แม่ข่ายใด ๆ มาพร้อมกับระบบคำนวณเงินเดือนในตัว ใช้งานง่ายทั้งผ่านสมาร์ตโฟนและคอมพิวเตอร์ ตอบโจทย์การบริหารงานบุคคลยุคใหม่ได้ครบครัน

4 สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม HR Online

ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ระบบ HR แบบออนไลน์ ควรศึกษาเครื่องมือจากผู้พัฒนาแต่ละราย เพื่อนำมาเปรียบเทียบ และพิจารณาว่าฟังก์ชันการทำงานของระบบ HRM นั้น เหมาะสมกับโครงสร้างองค์กรของคุณมากน้อยเพียงใด โดยมีปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ดังนี้

ฟีเจอร์ที่จำเป็นต่อองค์กร

พิจารณาว่าระบบ มีฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การทำงานจริงขององค์กรหรือไม่ เช่น การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการวันลา หรือการออกเอกสารภาษี เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้ใช้งานฟีเจอร์ที่จำเป็นครบถ้วน ไม่ต้องเสียเวลาใช้เครื่องมือเสริมอื่นเพิ่มเติม

ความสามารถในการรองรับจำนวนพนักงาน

ระบบควรทำงานได้อย่างเสถียร แม้มีพนักงานจำนวนมาก และสามารถขยายการใช้งานให้รองรับการเติบโตขององค์กรได้ในอนาคต

ระบบความปลอดภัย และ PDPA

ตรวจสอบมาตรการเข้ารหัสข้อมูล การจำกัดสิทธิการเข้าถึง และการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหลในอนาคต

บริการหลังการขายและการซัปพอร์ต

เลือกผู้ให้บริการที่มีทีมดูแลลูกค้า พร้อมให้คำปรึกษาเมื่อเกิดปัญหา และมีการอัปเดตระบบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แอปพลิเคชันทันสมัย และรองรับการใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง

Cloud-TA แอปพลิเคชันที่เปลี่ยนการทำงาน HR ให้เป็นเรื่องง่ายขึ้น 

โดยสรุป การใช้งานโปรแกรม HR Online เป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรควรปรับตัวเลือกมาใช้ เพื่อให้ฝ่าย HRM ก้าวข้ามบทบาทเดิม กลายเป็นส่วนหนึ่งที่ทำงานร่วมกับผู้บริหารในการกำหนดทิศทาง และเป้าหมายของธุรกิจ โดยมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระงานประจำ ทำให้ฝ่ายบุคคล สามารถโฟกัสกับการสร้างคุณค่าให้องค์กรได้มากขึ้น

ทั้งนี้ งานของฝ่ายบุคคลไม่ได้จบเพียงแค่การสรรหาพนักงานเท่านั้น แต่ยังมีภารกิจอื่น ๆ ที่รอการจัดการอยู่อีกมาก ด้วยจุดประสงค์นี้ Cloud-TA จึงเป็นเครื่องมือที่หลายองค์กรเลือกใช้ ด้วยฟีเจอร์ครบครันในเครื่องมือเดียว ทั้งระบบบริหารจัดการเวลา (Time Attendance) ระบบจัดการวันลา และระบบคำนวณเงินเดือน โดยสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ในราคาเพียง 900 บาท/เดือน (สำหรับพนักงาน 10 คน)

หากสนใจใช้บริการ สามารถตรวจสอบแพ็กเกจ หรือขอคำปรึกษาเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งานเพิ่มเติมได้ที่

Website: https://cloud-ta.com/

Email: cloud-ta@innova.co.th

Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)

Line: @Cloud-TA