เพราะทุกองค์กร ต้องมีพนักงานลาออกเป็นเรื่องปกติ ทำให้การคำนวณ payroll เงินเดือน เป็นหนึ่งในเรื่องที่ HR และฝ่ายบัญชีต้องมีความแม่นยำ และคำนวณให้ถูกต้อง เพื่อให้พนักงานได้รับประโยชน์สูงสุด และป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาด จนกลายเป็นการละเมิดสิทธิของพนักงาน หรือทำผิดกฎหมายแรงงาน โดยไม่ได้ตั้งใจ
สำหรับ HR มือใหม่ หรือ First Jobber ที่อยากเข้าใจวิธีการคำนวณเงินเดือน ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาทุกคนมาดูวิธีคำนวณเงินเดือน เมื่อพนักงานยื่นลาออก เพื่อให้การบริหารงานบุคคลเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งยังช่วยให้พนักงาน ได้รับเงินเดือนตามช่วงเวลาในการทำงานอีกด้วย
แจกสูตรคิดเงินเดือน เมื่อพนักงานลาออก และทำงานไม่เต็มเดือน
การลาออกของพนักงานแต่ละประเภท ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน รายได้ และสิทธิประโยชน์ที่พนักงานได้รับแตกต่างกันออกไป ดังนั้น ก่อนดำเนินการจ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย ฝ่าย HR จะต้องทำความเข้าใจ และคิดเงินให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันไม่ให้องค์กรถูกร้องเรียนภายหลัง
โดย Cloud-TA ได้นำสูตรการคิดเงินเดือนมาฝากแล้ว ดังนี้
พนักงานเข้าใหม่
การคำนวณ payroll เงินของพนักงานที่เข้ามาใหม่ และทำงานได้ไม่ครบเดือน ถือเป็นหนึ่งในคำถามยอดฮิตของพนักงาน และ HR หน้าใหม่ ซึ่งจะต้องคิดตามวันที่ทำงานจริง และต้องคำนวณอัตราเงินเดือนต่อวันก่อน โดยสามารถคิดได้ตามสูตร
อัตราค่าจ้างต่อวัน = ฐานเงินเดือน ÷ 30
เงินเดือนที่พนักงานจะได้รับในเดือนแรก = อัตราค่าจ้างต่อวัน x จำนวนวันที่ทำงาน
ตัวอย่างเช่น นาย A เป็นพนักงานใหม่ ได้รับเงินเดือน 20,000 บาท เริ่มทำงานวันที่ 16 มีนาคม ซึ่งบริษัทมีรอบการคิดเงินเดือน ตั้งแต่วันที่ 25 (ของเดือนก่อนหน้า) ถึงวันที่ 24 (ของเดือนปัจจุบัน) เงินเดือนที่นาย A จะได้รับ มีดังนี้
- อัตราค่าจ้างต่อวัน คือ 20,000 ÷ 30 = 666.67 บาท
- เงินเดือนที่นาย A จะได้รับ คือ 666.67 X 9 = 6,000 บาท
พนักงานประจำ
ในกรณีที่พนักงานประจำในองค์กร ยื่นลาออกกับ HR และทำงานไม่เต็มเดือน หรือ Last day ในช่วงระหว่างเดือน จะมีการคิดเงินเดือนเหมือนกับกรณีของพนักงานเข้าใหม่ ดังนี้
อัตราค่าจ้างต่อวัน = ฐานเงินเดือน ÷ 30
เงินเดือนที่พนักงานจะได้รับ = อัตราค่าจ้างต่อวัน x จำนวนวันที่ทำงาน
ตัวอย่างเช่น นาย B เงินเดือน 25,000 บาท ต้องการลาออกวันที่ 10 มีนาคม โดยบริษัทมีรอบการคิดเงินเดือน ตั้งแต่วันที่ 25 (ของเดือนก่อนหน้า) ถึงวันที่ 24 (ของเดือนปัจจุบัน) เงินเดือนที่นาย B จะได้รับ มีดังนี้
- อัตราค่าจ้างต่อวัน คือ 25,000 ÷ 30 = 833 บาท
- เงินเดือนที่นาย B จะได้รับ คือ 833 x 14 = 11,666 บาท
อย่างไรก็ตาม หากพนักงานรายเดือนทำงานครบเดือน ก่อนถึงวันทำงานวันสุดท้าย สามารถตรวจสอบรายละเอียดการคิดเงินเดือน เพื่อให้การคำนวณเงินถูกต้อง และครบถ้วน
พนักงานรายวัน
หากพนักงานรายวันลาออกในระหว่างเดือน HR หรือฝ่ายบัญชีจะต้องจ่ายเงินค่าจ้างให้กับพนักงาน เฉพาะวันที่มาทำงานเท่านั้น โดยสามารถคิดได้ตามสูตร
เงินค่าจ้างที่พนักงานจะได้รับ = อัตราค่าจ้างต่อวัน X จำนวนวันที่ทำงาน
ตัวอย่างเช่น นาย C เป็นพนักงานรายวันที่ได้ค่าจ้างวันละ 900 บาท และทำงานเพียง 10 วัน ค่าจ้างที่นาย C จะได้รับ คิดได้เป็น เงินค่าจ้าง = 900 x 10 = 9,000 บาท
สำหรับองค์กรที่ต้องการให้การคิดเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย และลดความผิดพลาดจาก Human error ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาออนไลน์ (Time Attendance) ที่มาพร้อมกับโปรแกรม Payroll เงินเดือน ทำให้การจัดการพนักงาน และเงินเดือนไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
ชวนรู้! HR ควรทำอย่างไร เมื่อพนักงานตัดสินใจลาออก
เมื่อพนักงานแจ้งลาออก หน้าที่ของฝ่าย HR ไม่ได้มีเพียงการคำนวณ Payroll เงินเดือนเท่านั้น แต่จะต้องดูแลกระบวนการลาออกให้เป็นระบบ เพื่อให้ลดความเสี่ยงด้านเอกสาร ทรัพย์สินของบริษัท และสร้างความประทับใจที่ดีให้กับพนักงานจนถึงวันสุดท้าย โดยสิ่งที่ HR ควรทำ มีดังนี้
ส่งแบบฟอร์มให้กับพนักงาน
เมื่อพนักงานแจ้งลาออก HR ควรจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น หนังสือลาออก แบบฟอร์มส่งมอบงาน หรือเอกสารยืนยันการสิ้นสุดสัญญาจ้าง เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงาน ทั้งยังช่วยให้ทั้งพนักงาน เพื่อนร่วมแผนก และ HR รับทราบวันสิ้นสุดการทำงานที่ชัดเจน
แจ้งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้กับพนักงานที่ลาออก
HR ควรแจ้งรายละเอียดที่พนักงานควรทราบ เช่น วันจ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย การรับสลิปเงินเดือน หนังสือรับรองการทำงาน จำนวนวันลาคงเหลือ สิทธิประกันสังคม รวมถึงสวัสดิการที่ยังคงได้รับ ตามเงื่อนไขของบริษัท เพื่อให้พนักงานได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง และไม่เกิดข้อสงสัยภายหลัง
อย่างไรก็ตาม หากพนักงานต้องการยื่นวันลา หลังจากเขียนใบลาออกแล้ว แต่ไม่แน่ใจว่าสามารถอนุมัติได้ไหม ลองศึกษาข้อมูลวันลาตามกฎหมายแรงงาน เพื่อป้องกันไม่ให้เผลอละเมิดสิทธิโดยไม่รู้ตัว
รับทรัพย์สินของบริษัทกลับคืนมา
เมื่อถึงวันทำงานวันสุดท้ายของพนักงาน HR จะต้องตรวจสอบ และรับทรัพย์สินของบริษัทคืน ไม่ว่าจะเป็น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ บัตรพนักงาน กุญแจ อุปกรณ์สำนักงาน พร้อมทั้งยกเลิกบัญชีผู้ใช้งาน เช่น อีเมลบริษัท หรือสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลในอนาคต
จ่ายเงินเดือนรอบสุดท้าย
HR และฝ่าย Payroll ควรตรวจสอบข้อมูลการทำงานของพนักงานให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น จำนวนวันทำงานจริง ค่าล่วงเวลา (OT) ค่าคอมมิชชัน วันลาพักร้อนคงเหลือ รวมถึงรายการหักต่าง ๆ ก่อนดำเนินการจ่ายเงินเดือนงวดสุดท้าย
ออกหนังสือรับรองการทำงาน
เมื่อพนักงานแจ้งลาออก HR ควรออกหนังสือรับรองการทำงานให้ทันที เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานในอนาคต โดยหนังสือรับรอง จะต้องมีการระบุข้อมูลพื้นฐานอย่างชัดเจน เช่น ตำแหน่งงาน ระยะเวลาการทำงาน และชื่อบริษัท เป็นต้น
ทำ Exit Interview
ขั้นตอนสุดท้าย คือ การสัมภาษณ์พนักงานก่อนลาออก เพื่อรับฟังความคิดเห็นเกี่ยวกับการทำงาน สภาพแวดล้อมในองค์กร สวัสดิการ การบริหารงาน หรือเหตุผลที่ตัดสินใจลาออก ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้องค์กรนำไปปรับปรุงการบริหารทรัพยากรบุคคล และพัฒนาประสบการณ์การทำงานของพนักงานในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น
สรุป การคิดเงินเดือนงวดสุดท้ายก่อนพนักงานลาออก สำคัญอย่างไร
แม้ว่าการลาออกของพนักงาน จะเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นในทุกองค์กร แต่การคำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย จำเป็นต้องดำเนินการอย่างรอบคอบ โดยจะต้องคำนึงถึงจำนวนวันทำงานจริง ค่าล่วงเวลา สิทธิประโยชน์ และรายการหักต่าง ๆ ให้ครบถ้วน เพื่อให้พนักงานได้รับค่าตอบแทนอย่างถูกต้อง
ซึ่งการนำระบบ Payroll และ Time Attendance มาใช้งาน จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานของฝ่าย HR และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล ทำให้การบริหารเงินเดือนเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น
หากองค์กรต้องการลดภาระงานของฝ่าย HR และเพิ่มความแม่นยำในการคำนวณเงินเดือน Cloud-TA พร้อมช่วยบริหารงานบุคคลแบบครบวงจร ด้วยระบบลงเวลาออนไลน์ (Time Attendance) และโปรแกรม Payroll ที่เชื่อมโยงข้อมูลการลงเวลา วันลา และ OT เข้าด้วยกัน ช่วยให้การคิดเงินเดือนเป็นเรื่องง่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคลได้ในระบบเดียว หากสนใจ สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
