การจัดตารางเวลาทำงาน ถือเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่าย HR และหัวหน้างาน โดยเฉพาะองค์กรที่มีการทำงานเป็นกะ เพราะนอกจากจะต้องจัดสรรกำลังคนแล้ว ยังต้องคำนึงถึงวันลา วันหยุด ชั่วโมงการทำงาน และกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง ทำให้การมี ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล เข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระให้ HR และเอื้อให้พนักงาน เข้าใจรูปแบบการทำงานของตัวเองยิ่งขึ้น
ดังนั้น สำหรับองค์กรที่อยากให้การจัดสรรพนักงาน และเวลาการทำงานเป็นระบบมากขึ้น ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาไปดูว่า ระบบ HRM ช่วยจัดตารางเวลาทำงานได้อย่างไรบ้าง พร้อมกับพาไปดูแนวทางการเลือกระบบ HRM มาใช้งานในองค์กร เพื่อป้องกันไม่ให้ HR หัวหน้างาน และเพื่อนร่วมงานสับสน หากได้รับข้อมูลไม่ตรงกัน
เจาะลึก ปัญหาของการจัดตารางเวลางาน ด้วย Excel หรือกระดาษ
ปัญหาเดิม ๆ ที่ HR ต้องเจอเป็นประจำทุกเดือน เมื่อองค์กรให้พนักงาน และหัวหน้างาน จัดการตารางเวลาการทำงานบนตาราง Excel หรือกระดาษ คือ การคลาดเคลื่อนของข้อมูล หรือการอัปเดตตารางงานที่ไม่ต่อเนื่อง
โดยเฉพาะในกรณีที่พนักงานมีการสลับกะ ขอย้ายวันทำงาน ลากะทันหัน หรือมีการทำงานล่วงเวลา (OT) ซึ่งอาจส่งผลกระทบ ต่อการจัดสรรกำลังคน และการคำนวณเวลาทำงานในภายหลังได้ โดยมีปัญหาที่พบบ่อย ดังนี้
ข้อมูลไม่เรียลไทม์
หนึ่งในข้อจำกัดสำคัญของการใช้ Excel หรือเอกสารกระดาษ คือ ข้อมูลไม่สามารถอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตารางงาน พนักงาน หรือหัวหน้างานต้องคอยส่งต่อข้อมูลผ่านอีเมล โปรแกรมแชต หรือโทรศัพท์ ทำให้มีโอกาสเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน
นอกจากนี้ หากมีการแก้ไขตารางงานหลายครั้ง ในระหว่างเดือน อาจทำให้เกิดปัญหาใช้ไฟล์คนละเวอร์ชัน ส่งผลให้ข้อมูลที่นำไปใช้งานไม่ถูกต้อง และกระทบต่อการวางแผนกำลังคนในภาพรวม
เสียเวลาในการตรวจสอบ
การจัดตารางงานในแต่ละเดือน จำเป็นต้องอาศัยการตรวจสอบข้อมูลหลายด้านพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็น วันลา วันหยุด จำนวนชั่วโมงการทำงาน กะงาน และจำนวนพนักงานในแต่ละช่วงเวลา ทำให้ HR ต้องมานั่งเปิดหลายไฟล์ หรือหลายหน้าต่าง เพื่อเทียบตารางงานเดิม กับตารางงานใหม่
ยิ่งในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือมีหลายสาขา การแก้ไขข้อมูลเพียงเล็กน้อย อาจต้องตรวจสอบตารางงานใหม่ทั้งหมด ซึ่งเป็นการเพิ่มภาระงาน ให้กับฝ่าย HR ทั้งยังเกิดการล่าช้า ต่อการทำงานของแผนกอื่น ๆ อีกด้วย
แก้สูตรคำนวณได้ยาก
แม้ Excel จะช่วยคำนวณชั่วโมงการทำงาน และค่าล่วงเวลาได้ แต่การตั้งค่าสูตรต่าง ๆ มักมีความซับซ้อน และต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หากมีการแก้ไขสูตรผิดเพียงเล็กน้อย อาจส่งผลให้การคำนวณเวลาทำงาน วันลา หรือ OT คลาดเคลื่อนได้
นอกจากนี้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการทำงาน หรือเพิ่มเงื่อนไขใหม่ ๆ เช่น กะพิเศษ วันหยุดนักขัตฤกษ์ หรือการคิดค่าล่วงเวลา การปรับแก้สูตรใน Excel ก็อาจทำได้ยาก และเพิ่มความเสี่ยงต่อความผิดพลาด ในการคำนวณเงินเดือนอีกด้วย
ข้อดีของการจัดตารางเวลาพนักงาน ด้วยระบบบริหารทรัพยากรบุคคล
การจัดตารางเวลาทำงานในแต่ละเดือน ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญ ของการบริหารบุคลากร โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือมีการทำงานเป็นกะ ซึ่งหากบริหารจัดการได้ดี จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน
โดยข้อดีของการใช้ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM) เพื่อจัดตารางเวลาพนักงาน มีดังนี้
รู้จำนวนกำลังคนในแต่ละวัน
ระบบ HRM ช่วยให้ HR และหัวหน้างาน สามารถตรวจสอบจำนวนพนักงาน ที่ปฏิบัติงานในแต่ละวันได้แบบเรียลไทม์ ทั้งยังดูข้อมูลวันลา วันหยุด และการสลับกะของพนักงานได้จากระบบเดียว โดยไม่ต้องเปิดหลายไฟล์อีกต่อไป ทำให้องค์กรสามารถวางแผนกำลังคนได้อย่างเหมาะสม และลดความเสี่ยง จากปัญหาพนักงานไม่เพียงพอ ต่อการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
ลดภาระงานของ HR และหัวหน้างาน
การจัดตารางงานด้วยระบบ HRM ช่วยลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual ที่ต้องคอยแก้ไขข้อมูล หรือปรับตารางงานอยู่ตลอดเวลา โดยระบบสามารถรวบรวมข้อมูลการทำงาน วันลา และกะงานของพนักงานไว้ในที่เดียว ทำให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น
ลดต้นทุนจากการจัดตารางงานผิดพลาด
การจัดตารางงานที่ผิดพลาด อาจส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายแฝงจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็น ค่าโอทีเกิน หรือไม่ตรงกับที่พนักงานควรจะได้รับ รวมถึงการจัดพนักงานเกินจำนวน หรือการขาดแคลนพนักงาน ในช่วงเวลาที่มีงานหนาแน่น
ระบบ HRM จะช่วยลดความผิดพลาดเหล่านี้ ด้วยการแสดงข้อมูลการทำงานอย่างเป็นระบบ ทำให้องค์กรสามารถควบคุมต้นทุน ด้านแรงงานได้ดี
กระจายการทำงานได้เท่าเทียม
อีกหนึ่งข้อดีของระบบจัดตารางเวลาทำงาน คือ การกระจายภาระงาน ให้พนักงานแต่ละคนอย่างเหมาะสม และตรงตาม Job Description ของแต่ละตำแหน่ง โดยระบบสามารถตรวจสอบจำนวนชั่วโมงการทำงาน และประวัติการเข้า-ออกของพนักงานได้อย่างแม่นยำ
ส่งผลให้หัวหน้างาน สามารถจัดสรรกะงานได้อย่างยุติธรรม และลดปัญหาการเกิด Workload ของพนักงาน ทั้งยังช่วยสร้างบรรยากาศการทำงาน ให้ดียิ่งขึ้น
องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานได้ง่ายขึ้น
การบริหารเวลาทำงานของพนักงาน ให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน ถือเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็น ชั่วโมงการทำงานปกติ และการทำงานล่วงเวลา ที่ตรงตามกฎหมายกำหนด รวมถึงวันหยุดประจำสัปดาห์ หรือวันหยุดตามกฎหมาย
โดยระบบ HRM ช่วยจัดสรรข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างเป็นระบบ พร้อมจัดเก็บข้อมูลการทำงาน และเอกสารต่าง ๆ ไว้เป็นหลักฐาน ทำให้องค์กรสามารถบริหารจัดการบุคลากรได้อย่างถูกต้อง โปร่งใส และลดความเสี่ยง จากการละเมิดข้อกำหนดทางกฎหมายในอนาคต
ทั้งนี้ หากองค์กรของคุณ กำลังมองหาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพ ในการจัดการพนักงานให้เป็นระบบ การเลือกใช้ระบบ HRM ที่ทันสมัยอย่าง Cloud-TA จะช่วยเปลี่ยนเรื่องยากในองค์กรของคุณ ให้เป็นเรื่องง่าย และเพิ่มความสะดวก ให้ HR และหัวหน้างานบริหารงานได้อนุมัติคำร้องต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
เคล็ดลับ เลือกระบบ HRM ให้ตอบโจทย์การจัดการตารางเวลางาน
เมื่อหลายองค์กรเริ่มรันระบบแบบ Paperless มากขึ้น ทำให้มีระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM) ให้เลือกใช้งานหลากหลายรูปแบบ แต่ไม่ใช่ทุกระบบ ที่จะตอบโจทย์การจัดตารางเวลาทำงานขององค์กรได้
ดังนั้น ก่อนตัดสินใจเลือกใช้งาน ควรพิจารณาความสามารถของระบบ ให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กร โดยมีปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณา ดังนี้
ใช้งานง่ายสำหรับ HR และพนักงาน
ระบบ HRM ที่ดี ควรมี UX/UI ที่เข้าใจง่าย และไม่ซับซ้อน เพื่อให้ทั้ง HR หัวหน้างาน และพนักงานสามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับการจัดตารางงาน การขอลางาน การสลับกะ และการตรวจสอบเวลาทำงาน
หากระบบมีขั้นตอนการใช้งานที่ยุ่งยากเกินไป อาจทำให้พนักงานไม่ยอมใช้งาน และกลายเป็นการเพิ่มภาระให้กับฝ่าย HR ที่ต้องมานั่งกรอกข้อมูล ของพนักงานแต่ละคนเหมือนเดิม
รองรับการจัดกะหลายรูปแบบ
แต่ละธุรกิจมีรูปแบบการทำงานแตกต่างกัน บางองค์กรอาจทำงานเฉพาะเวลาทำการ ในขณะที่บางธุรกิจ ต้องมีการทำงานเป็นกะตลอด 24 ชั่วโมง และต้องมีพนักงานทำงานในวันเสาร์-อาทิตย์
ดังนั้น ควรเลือกระบบ ที่สามารถรองรับการจัดกะได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น กะประจำ กะหมุนเวียน หรือกะพิเศษ เพื่อให้ปรับเปลี่ยนตารางงานได้อย่างยืดหยุ่น
เชื่อมต่อระบบลงเวลา และ Payroll ได้
การจัดตารางงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากระบบ HRM ในองค์กรสามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน และระบบคำนวณเงินเดือน (Payroll) ได้โดยอัตโนมัติ
เพราะจะช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน และลดข้อผิดพลาด ในการคำนวณชั่วโมงการทำงาน ค่าล่วงเวลา (OT) และวันลา รวมถึงช่วยให้ฝ่าย HR สามารถบริหารข้อมูลพนักงาน ได้จากแพลตฟอร์มเดียว
มี Dashboard และรายงานแบบเรียลไทม์
อีกหนึ่งฟังก์ชันที่ไม่ควรมองข้าม คือ Dashboard และระบบรายงานผลแบบเรียลไทม์ ที่ช่วยให้ HR หัวหน้างาน และผู้บริหาร สามารถมองเห็นภาพรวมของการทำงาน และสถานะของพนักงานแต่ละคนได้อย่างชัดเจน
ไม่ว่าจะเป็น จำนวนพนักงานที่ปฏิบัติงานในแต่ละวัน อัตราการขาดงาน ชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา หรือแนวโน้มการใช้กำลังคนในแต่ละแผนก ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจ และวางแผนทรัพยากรบุคคลได้ง่ายยิ่งขึ้น
รองรับการเติบโตขององค์กรในอนาคต
นอกจากตอบโจทย์การใช้งานในปัจจุบันแล้ว ระบบ HRM ควรมีความยืดหยุ่น เพื่อรองรับการเติบโตขององค์กรในอนาคต ไม่ว่าจะเป็น การเพิ่มจำนวนพนักงาน การขยายสาขา หรือการเพิ่มโครงสร้างการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น
ดังนั้น การเลือกระบบที่สามารถปรับแต่งฟังก์ชันต่าง ๆ ได้ตามความต้องการ จะช่วยให้องค์กรไม่ต้องเสียเวลา และค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนระบบใหม่ในภายหลัง
Q&A คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบบริหารทรัพยากรบุคคล
ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ช่วยจัดตารางทำงานได้อย่างไร?
ระบบ HRM สามารถช่วยจัดตารางเวลาทำงาน และตารางกะของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ โดยเชื่อมโยงข้อมูลวันลา วันหยุด การสลับกะ และเวลาทำงานจริงเข้าด้วยกัน ทำให้ลดความผิดพลาด จากการจัดตารางงานแบบ Manual
องค์กรขนาดเล็ก จำเป็นต้องใช้ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลหรือไม่?
แม้องค์กรจะมีพนักงานไม่มาก แต่ระบบ HRM ก็ช่วยลดภาระงานด้านเอกสาร ลดข้อผิดพลาดในการจัดตารางงาน และจัดเก็บข้อมูลพนักงานได้อย่างเป็นระบบ ช่วยให้องค์กรบริหารงานบุคคลได้ง่ายขึ้น และรองรับการเติบโตในอนาคต
ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล เชื่อมต่อกับระบบ Payroll ได้หรือไม่?
ระบบ HRM ส่วนใหญ่ สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Payroll ได้โดยตรง ช่วยให้ข้อมูลเวลาทำงาน วันลา และชั่วโมง OT ถูกนำไปคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติ
เป็นอย่างไรกันบ้าง กับการหาคำตอบว่าระบบ HRM ช่วยในการจัดตารางเวลาทำงาน ของพนักงานแต่ละคนได้อย่างไรบ้าง ซึ่งการใช้ Excel หรือเอกสารกระดาษในการจัดการ อาจทำให้เกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน การอัปเดตล่าช้า และข้อผิดพลาดในการคำนวณเวลาทำงาน หรือค่าล่วงเวลาได้
ดังนั้น การนำระบบ HRM เข้ามาใช้ จะช่วยให้การจัดตารางงานเป็นเรื่องง่ายขึ้น ทั้งยังลดภาระงานของ HR และเพิ่มความแม่นยำในการบริหารบุคลากร และสนับสนุนให้องค์กร ปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานอย่างเคร่งครัด และถูกต้อง
สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาระบบบริหารทรัพยากรบุคคล HRM ที่ช่วยบริหารตารางเวลาทำงานเป็นเรื่องง่าย Cloud-TA พร้อมเป็นผู้ช่วย ในการจัดการข้อมูลพนักงาน การลงเวลาเข้า-ออกงาน การจัดกะ และการบริหารวันลาในแพลตฟอร์มเดียว เพื่อให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นเรื่องง่าย และลดงานเอกสารในแต่ละเดือนได้จริง หากสนใจ สามารถติดต่อสอบถามได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
