ซอฟต์แวร์ HR และ โปรแกรมเงินเดือน ส่วนใหญ่ในอดีต มักใช้ระบบ On-Premise เป็นหลัก แต่ในยุคปัจจุบัน ระบบ HR แบบ Cloud ได้เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ด้วยจุดเด่นเรื่องค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ที่ย่อมเยากว่า และความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา
ทำให้ผู้ประกอบการ หรือฝ่ายบุคคล ที่กำลังพิจารณาจัดหาระบบใหม่ อาจเกิดข้อสงสัยว่า การใช้งานระบบ Cloud จะมีความปลอดภัยมากเพียงพอหรือไม่ เมื่อเทียบกับระบบ On-Premise แบบดั้งเดิม
ในบทความนี้ Cloud-TA ชวนเปรียบเทียบให้เห็นชัดว่า ระบบ Cloud กับ On-Premise แบบไหนกันแน่ที่ปลอดภัยกว่า สำหรับการใช้งานโปรแกรม Payroll เงินเดือนขององค์กร
ทำความเข้าใจ โปรแกรมเงินเดือนระบบ Cloud และ On-Premise คืออะไร?
ข้อมูล HR และ Payroll ขององค์กร โดยทั่วไปสามารถจัดเก็บได้ด้วยระบบหลัก 2 รูปแบบ ซึ่งมีวิธีการทำงาน ดังนี้
- Payroll บน Cloud คือ ระบบที่จัดเก็บข้อมูลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ แทนที่จะติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเอง ทำให้องค์กรไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้อเซิร์ฟเวอร์ หรือจ้างทีม IT มาดูแลระบบโดยเฉพาะ
- Payroll On-Premise คือ ระบบเงินเดือนที่ติดตั้ง และจัดเก็บข้อมูลไว้บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรเองโดยตรง โดยไม่ต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในการเข้าถึงข้อมูล
ทำไมความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล Payroll ถึงไม่ใช่เรื่องเล็ก
การเลือกใช้โปรแกรม Payroll ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดการข้อมูล ทั้งการคำนวณจ่ายเงินเดือน การหักภาษี และสวัสดิการต่าง ๆ ของพนักงาน
แต่ยิ่งสะดวกมากเท่าไหร่ มาตรฐานความปลอดภัยก็ยิ่งต้องสูงตามไปด้วย เพราะข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน หากรั่วไหล หรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต จะส่งผลกระทบร้ายแรงตามมา เช่น
- การถูกฟ้องร้อง: ตามข้อกฎหมายเกี่ยวกับ PDPA หากข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานถูกละเมิด เช่น มีบุคคลภายนอกเข้าถึงหรือนำข้อมูลไปใช้โดยไม่ได้รับความยินยอม องค์กรในฐานะผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลตั้งแต่แรก จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบตามกฎหมาย
- ความน่าเชื่อถือลดลง: เมื่อข้อมูลรั่วไหลหรือถูกโจมตี ย่อมส่งผลกระทบโดยตรงต่อความไว้วางใจ ที่พนักงานมีต่อองค์กร รวมถึงภาพลักษณ์ในสายตานักลงทุน ที่อาจมองว่าองค์กรขาดมาตรฐานการบริหารจัดการความเสี่ยงที่ดีพอ
- ความเสี่ยงต่อการถูกเรียกเงิน: ข้อมูลเงินเดือน อาจถูกโจรกรรมเพื่อแสวงหาผลประโยชน์ เช่น การถูกโจมตีด้วย Ransomware รวมถึงถูกนำข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเลขบัญชีธนาคาร เลขประจำตัวประชาชน หรือข้อมูลรายได้ ไปใช้ฉ้อโกงหรือสวมรอยทางการเงิน
สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาระบบคำนวณเงินเดือนครบวงจร Cloud-TA คือเครื่องมือบันทึกเวลาทำงาน (Time Attendance System) ที่มาพร้อมระบบ Payroll คำนวณเงินเดือนแบบครบวงจร ครอบคลุมตั้งแต่การออกสลิปเงินเดือน ไฟล์เงินเดือน สำหรับนำส่งธนาคาร ภ.ง.ด. 1 ประกันสังคม ไปจนถึงหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพิ่มความสะดวกในการทำงานให้กับทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น ฝ่าย HR และพนักงาน
เปรียบเทียบความปลอดภัย Payroll Cloud vs On-Premise ก่อนเลือกใช้
ในการพิจารณาเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือนและระบบ HR แม้ว่าทั้งระบบ Cloud และ On-Premise จะมีมาตรฐานความปลอดภัย ที่สูงใกล้เคียงกัน แต่ก็ยังมีความแตกต่างในรายละเอียดวิธีการทำงาน ดังนี้
| ความแตกต่าง | ระบบ Cloud | On-Premise |
| การจัดเก็บข้อมูล | จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการที่มีการเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) ทั้งหมด | จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร โดยต้องดูแลความปลอดภัยของระบบเอง |
| ความเสี่ยงจากบุคคลภายใน | ลดความเสี่ยงได้มากขึ้น เพราะข้อมูลอยู่ในระบบกลางที่มีการตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเป็นระบบ | มีความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยผู้ดูแลระบบภายในองค์กรเอง แม้จะสามารถตรวจสอบ Log การเข้าถึงย้อนหลังได้ |
| การสำรองและกู้คืนข้อมูล | มีการสำรองข้อมูล (Backup) แบบอัตโนมัติอย่างสม่ำเสมอ พร้อมระบบกู้คืนข้อมูลที่รวดเร็ว ลดความเสี่ยงข้อมูลสูญหาย | องค์กรต้องวางแผนและดูแลระบบสำรองข้อมูล หากขาดการวางระบบที่ดี อาจเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูลเมื่อเกิดเหตุขัดข้อง |
| การอัปเดตระบบ | ผู้ให้บริการ Cloud ดูแลอัปเดตระบบและแพตช์ความปลอดภัยให้อัตโนมัติอยู่เสมอ ไม่ต้องดำเนินการเอง | ฝ่าย IT ขององค์กรต้องดูแลอัปเดตระบบ และแพตช์ความปลอดภัยด้วยตนเอง หากละเลยอาจเสี่ยงต่อช่องโหว่ที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข |
| การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง | กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละคนได้ละเอียด พร้อมระบบยืนยันตัวตนหลายชั้น จากผู้ให้บริการ | ต้องพึ่งพาระบบ และนโยบายที่องค์กรกำหนดเอง หากไม่มีการวางมาตรการควบคุมสิทธิ์ที่รัดกุม อาจเสี่ยงต่อการเข้าถึงข้อมูลเกินความจำเป็น |
| ค่าใช้จ่ายด้านความปลอดภัย | รวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ไม่ต้องลงทุนเพิ่มเติม สำหรับระบบรักษาความปลอดภัยเฉพาะ | ต้องลงทุนเพิ่มเติมด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และบุคลากรด้านความปลอดภัยไซเบอร์ด้วยตนเอง ซึ่งมีต้นทุนที่สูงกว่าในระยะยาว |
สรุปโปรแกรมเงินเดือนบน Cloud ตัวช่วยบริหาร HR ยุคใหม่ ปลอดภัยและครบวงจร
โดยสรุป จะเห็นได้ว่าการเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม Payroll แทนระบบ Manual บนระบบ Cloud มีข้อได้เปรียบมากกว่าระบบ On-Premise แบบดั้งเดิมในหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็น เรื่องความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล การลดความเสี่ยงจากบุคคลภายใน หรือการอัปเดตระบบใหม่อยู่เสมอ
หากองค์กรกำลังพิจารณาปรับเปลี่ยนระบบโปรแกรมเงินเดือน ควรให้ความสำคัญกับ Cloud Payroll เป็นอันดับต้น ๆ เพื่อให้การทำงานสะดวกสบายควบคู่ไปกับความคุ้มค่าและปลอดภัยสูงสุด
สุดท้ายนี้ องค์กรของคุณพร้อมยกระดับการบริหารเงินเดือนให้ทันสมัยแล้วหรือยัง? Cloud-TA เครื่องมือบริหารจัดการ HR บนระบบคลาวด์ของ Microsoft Azure มาตรฐานระดับโลก มีฟีเจอร์คำนวณภาษี ประกันสังคม และจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน พร้อมเชื่อมต่อกับระบบลางานและบันทึกเวลาทำงาน ครอบคลุมทุกงาน HR ไว้ในระบบเดียว สนใจใช้บริการสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
