เมื่อองค์กรขนาดใหญ่ ต้องบริหารพนักงานจำนวนมาก ตั้งแต่หลักร้อย ไปจนถึงหลักพันชีวิต ทำให้การจัดการเงินเดือนด้วยระบบ Manual ไม่เพียงแต่จะใช้เวลานาน แต่ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อพนักงาน และภาพลักษณ์ขององค์กรโดยตรงด้วยเหตุนี้ การใช้ โปรแกรม Payroll หรือโปรแกรมการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติ เข้ามาช่วยลดปัญหาการคำนวณเงินเดือนผิดพลาด หรือการตกหล่นของข้อมูลต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี
แต่หากยังไม่แน่ใจว่า ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบ Payroll แทนการคำนวณเงินเดือนผ่านกระดาษ หรือโปรแกรม Excel ดีไหม ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาทุกคนมาดูกันว่า ทำไมองค์กรใหญ่ถึงควรเลือกใช้โปรแกรม Payroll แทนระบบ Manual อีกทั้งโปรแกรมนี้ช่วยให้องค์กรเติบโตขึ้นอย่างก้าวกระโดด และลดการทำงานซับซ้อนของ HR ได้จริงหรือไม่ หากพร้อมแล้วเราไปดูกันได้เลย
แชร์ ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน HR ต้องทำอะไรบ้าง
การทำ Payroll คือ ขั้นตอนการทำเงินเดือนให้กับพนักงาน โดยฝ่าย Human Resource และฝ่ายบัญชี จะทำหน้าที่คำนวณรายได้ และรายหักของพนักงานแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็น ฐานเงินเดือน ค่าโอที ค่าคอมมิชชัน รายการหักจากการทำภาษี และประกันสังคม เป็นต้น
เมื่อคำนวณเงินเดือนเรียบร้อยแล้ว HR จะจัดทำสลิปเงินเดือน เพื่ออธิบายรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน และทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานในที่สุด โดยขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนที่ฝ่าย HR และฝ่ายบัญชีต้องร่วมกันจัดทำ มีดังนี้
รวบรวมข้อมูลในการทำงานของพนักงาน
ขั้นตอนแรก HR จะทำการรวบรวมข้อมูลของพนักงานทุกคนให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ฐานเงินเดือนปกติที่ได้รับ การทำโอทีในแต่ละเดือน การขาดงาน การเข้างานสาย เวลาในการเข้า-ออกงาน รวมถึงสวัสดิการต่าง ๆ ที่พนักงานแต่ละคนได้รับ เช่น ค่าน้ำมัน ค่าโทรศัพท์ และค่าเดินทาง เพื่อใช้เป็นหลักฐาน และคำนวณรายได้ตามเงินที่จ่ายจริง
คำนวณเงินเดือน
เมื่อรวบรวมเอกสารทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายบัญชีจะนำข้อมูลที่ได้ ไปคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ด้วยการนำรายได้ทั้งหมด ลบด้วยรายหักต่าง ๆ ที่ระบุเอาไว้ ก็จะออกมาเป็นตัวเลขสุทธิ สำหรับการจ่ายเงินเดือนในแต่ละเดือนให้กับพนักงาน
อย่างไรก็ตาม เมื่อคำนวณเงินเดือนเสร็จเรียบร้อยแล้ว HR และฝ่ายบัญชีจะต้องทำการตรวจสอบข้อมูลให้ละเอียด เพื่อยืนยันความถูกต้อง ให้กับพนักงานในองค์กร ทั้งยังช่วยลดการเกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่อาจนำมาสู่ปัญหาได้ในภายหลัง
ทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน
หลังจากที่คำนวณเงินเดือน และตรวจสอบความเรียบร้อยจนครบถ้วนแล้ว ก็จะเป็นขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ตามวัน และเวลาที่กำหนด ผ่านการโอนเข้าบัญชีพนักงานโดยตรง หรือจ่ายเป็นเงินสด ในกรณีที่พนักงานไม่สะดวกทำธุรกรรมผ่านบัญชี
รายงานภาษี และยื่นภาษี
การทำ Payroll ไม่ได้สิ้นสุดแค่การจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานทุกคน แต่ HR จะต้องทำรายงานภาษีประจำเดือน เพื่อยื่นส่งให้กับกรมสรรพากรภายใน 7 วันของเดือนต่อไป (สำหรับการยื่นแบบกระดาษ) นับจากสิ้นเดือนที่มีการจ่าย หรือ 15 วันสำหรับการยื่นแบบออนไลน์
รายงาน และยื่นจ่ายเงินสมทบประกันสังคม
ขั้นตอนสุดท้ายในการทำ Payroll ในแต่ละเดือน คือ การทำรายงาน และยื่นจ่ายเงินสมทบประกันสังคม ให้กับพนักงานทุกคนภายใน 15 วันของเดือนต่อไป เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ขั้นพื้นฐาน ที่พนักงานจะได้รับตามเงื่อนไขของประกันสังคม
เจาะลึก ข้อเสียของการคำนวณเงินเดือน ด้วยระบบ Manual
หลังจากที่ทำความเข้าใจ ขั้นตอนการทำ Payroll กันไปแล้ว จะเห็นได้ว่า หากองค์กรทำการคำนวณเงินเดือนผ่านกระดาษ หรือใช้โปรแกรม Excel อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย โดยเฉพาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก และมีสวัสดิการให้กับแต่ละแผนกที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งข้อเสียของการคำนวณเงินเดือน ผ่านระบบ Manual มีดังนี้
คำนวณยอดเงินผิดพลาด
การคำนวณเงินเดือนในกระดาษ มีความเสี่ยงต่อการคำนวณเงินได้ผิดพลาด ทั้งจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ จากกระดาษลงบน Excel หรือระบบบัญชีขององค์กร ไปจนถึงการกรอกตัวเลขผิดตั้งแต่ต้น ทำให้ฝ่ายบัญชีรวมตัวเลขผิดโดยไม่รู้ตัว ส่งผลให้ต้องแก้ไขเงินเดือนย้อนหลัง ซึ่งอาจใช้เวลานาน จนพนักงานได้รับเงินเดือนช้า
ข้อมูลสำคัญตกหล่น
อีกหนึ่งปัญหาของการคำนวณเงินเดือนบนระบบ Manual ที่เห็นได้ชัด คือ ข้อมูลสำคัญของพนักงานตกหล่น เพราะองค์กรใหญ่มีพนักงานหลายฝ่าย และแต่ละฝ่ายได้รับสวัสดิการไม่เท่ากัน เช่น ฝ่ายเซลล์ จะได้รับค่าโทรศัพท์ และค่าเดินทางเพิ่มเติม ในขณะที่ฝ่ายการตลาด อาจได้รับเพียงแค่ค่าเดินทางเท่านั้น
ดังนั้น การจัดเก็บเอกสารสำคัญในรูปแบบกระดาษ และคำนวณเงินเดือนด้วยระบบ Manual ทำให้เกิดการตกหล่นได้ง่าย ส่งผลให้เสี่ยงต่อการที่ HR ลืมโอนเงินให้กับพนักงานโดยไม่รู้ตัว
เสี่ยงต่อการเข้าใจผิดกับพนักงาน
ความคลาดเคลื่อนของข้อมูล และการจ่ายเงินเดือนล่าช้า ทำให้พนักงานเกิดความไม่พอใจ และมองว่าบริษัทไม่มีความเป็นมืออาชีพ ในการจัดการมากพอ อาจนำไปสู่ข้อโต้แย้งเรื่องเงินเดือน ระหว่างพนักงาน และฝ่ายบัญชี รวมถึงการบริหารค่าตอบแทนขององค์กร หรือในกรณีร้ายแรง อาจถูกพนักงานรวมตัวกันฟ้องร้องได้
ทั้งนี้ หากองค์กรไหนของคุณต้องการโปรแกรม Payroll เข้ามาจัดการเรื่องการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ และสร้างสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานในแต่ละเดือน เพื่อลดขั้นตอนเอกสารโดยเฉพาะ ขอแนะนำ Cloud-TA เพราะระบบของเราเอื้อให้ HR (Human Resource) และฝ่ายบัญชี ดำเนินการเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงานได้ง่ายขึ้น
5 เหตุผลที่บริษัทขนาดใหญ่ ควรใช้โปรแกรม Payroll ของ Cloud-TA
การที่บริษัทมีขนาดใหญ่ และมีการขยับขยายองค์กรในทุกไตรมาส ฝ่าย Human Resource และฝ่ายบัญชี ต้องเผชิญกับความท้าทายด้านการทำ Payroll มากกว่าองค์กรขนาดเล็ก เนื่องจาก ต้องอาศัยความถูกต้อง ความแม่นยำ และถูกต้องตามกฎหมายแรงงานอย่างเคร่งครัด
ดังนั้น การใช้โปรแกรม Payroll ของ Cloud-TA ที่มีการคำนวณเงินเดือน และหักเงินต่าง ๆ อัตโนมัติ เช่น ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด.1) รวมไปถึงการสร้างสลิปเงินเดือน ให้กับพนักงานแต่ละคน และการสร้างไฟล์ข้อมูล สำหรับการโอนเงินเข้าบัญชีพนักงาน ส่งให้กับธนาคาร จะเข้ามารองรับการเติบโตขององค์กรได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็น
ลดความเสี่ยงในการทำงานผิดพลาด
เมื่อบริษัทมีจำนวนพนักงานมาก ตั้งแต่หลักร้อย ไปจนถึงหลักพัน อาจเกิดความผิดพลาดในการคำนวณ และการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานได้ง่าย ทั้งยังส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ขององค์กรได้ง่าย แต่การใช้ระบบ Payroll ของ Cloud-TA ได้เข้ามาช่วยให้การคำนวณ และจ่ายเงินเดือนมีมาตรฐานยิ่งขึ้น ทั้งยังลดโอกาสในการคำนวณผิดพลาด และข้อมูลตกหล่นได้เป็นอย่างดี
รองรับการเติบโตขององค์กรอย่างต่อเนื่อง
เพราะองค์กรใหญ่ มักจะมีการเปิดรับพนักงานใหม่ ๆ เข้ามาทำงานในแต่ละไตรมาส เพื่อรองรับการเติบโตของตลาดในแต่ละอุตสาหกรรม ซึ่งระบบ Payroll ของ Cloud-TA พร้อมรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น และเอื้อต่อการจ่ายเงินของพนักงานแต่ละแผนก ที่ได้รับเงินเดือนเพิ่มเติมจากสวัสดิการต่าง ๆ โดยที่องค์กรไม่ต้องลงทุนซื้อระบบใหม่ หรือนั่งคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนให้เสียเวลา
ลดการใช้ค่าใช้จ่ายแฝงในองค์กร
การคำนวณเงินเดือนที่ผิดพลาด อาจนำมาสู่การเสียค่าใช้จ่ายแฝงมากมาย ไม่ว่าจะเป็น ค่าแก้ไขงาน ค่าปรับจากความผิดพลาด หรือค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากรเพิ่มเติม เพื่อมานั่งคำนวณเงินในระบบ Manual แต่การใช้ระบบ Payroll ในการคำนวณเงินเดือน และสร้างสลิปให้กับพนักงาน จะช่วยให้องค์กรไม่ต้องเสียต้นทุนด้าน Payroll เพิ่มขึ้น ทั้งยังวางแผนงบประมาณได้อย่างแม่นยำมากกว่าเดิม
บริษัทดำเนินการอย่างถูกกฎหมาย
ในแต่ละปี จะมีการเปลี่ยนแปลงกฎหมายแรงงาน และภาษีต่าง ๆ ทำให้ผู้ให้บริการระบบ Payroll จะคอยอัปเดตกฎระเบียบใหม่ ๆ และปรับกระบวนการคำนวณเงินเดือน ให้สอดคล้องกับกฎหมาย ส่งผลให้องค์กร ไม่ต้องคอยรับความเสี่ยงในการยื่นข้อมูลผิดพลาด และมีภาพลักษณ์ในเชิงบวกอยู่เสมอ
ยกตัวอย่างเช่น ระบบ Payroll ของ Cloud-TA ที่มีการรวบรวมข้อมูลค่าลดหย่อนต่าง ๆ ของพนักงานแต่ละคนอย่างชัดเจน เพื่อมาคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย ตามระเบียบของกรมสรรพากร ซึ่งเป็นสิ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงทุกปี ทั้งในส่วนสถานะส่วนตัวของพนักงานเอง และระเบียบของกรมสรรพากร
ลดภาระงานเอกสารในองค์กร
HR กับงานเอกสารเป็นของคู่กัน ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน ไปจนถึงข้อมูลสำคัญ ที่เกี่ยวข้องกับการโอนจ่ายเงินเดือนในแต่ละเดือน ซึ่งระบบของ Cloud-TA ได้มีฟังก์ชันการสร้างไฟล์ข้อมูล สำหรับการโอนเงินเข้าบัญชีพนักงานส่งให้ธนาคาร ทำให้ HR ไม่ต้องเสียเวลารวบรวมเอกสารอีกต่อไป
ดังนั้น เมื่อ Human Resource ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ หรือแก้ไขข้อผิดพลาด จากการคำนวณเงินเดือนในระบบ Manual ภาระงานของ HR ก็จะอยู่ที่การวางแผนพัฒนาบุคลากร และวางแผนสวัสดิการองค์กรใหม่ ๆ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน โดยไม่ต้องเสียเวลาในการทำงานเอกสารอีกต่อไป
ดังนั้น สำหรับองค์กรที่อยากเปลี่ยนแปลงการจัดการเงินเดือน ให้มีความแม่นยำยิ่งขึ้น อย่าลืมนึกถึง Cloud-TA เพราะเราคือระบบ Payroll และ Time Attendance ที่ช่วยให้องค์กรจัดการเงินเดือนของพนักงานได้ง่าย ถูกต้อง และแม่นยำ โดยที่ฝ่าย HR และบัญชี ไม่ต้องเสียเวลาทำงานเอกสารอีกต่อไป หากสนใจสอบถามรายละเอียด หรือทดลองใช้งาน สามารถสอบติดต่อเราได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
