หลายองค์กรเริ่มนำ โปรแกรม HRM (Human Resource Management) หรือระบบบริหารทรัพยากรบุคคล มาใช้เพื่อช่วยจัดการงานด้านพนักงานให้สะดวกและเป็นระบบมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน, ระบบ Payroll เงินเดือน, ระบบเช็กเวลาเข้า-ออกงาน, ระบบลางาน รวมถึงการสรุปรายงานต่าง ๆ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการทำงานเอกสาร
อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ประกอบการ หรือองค์กรที่กำลังเริ่มต้นใช้งาน หลายคนอาจสงสัยว่า หากอยากเริ่มใช้โปรแกรม HRM ต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่ ? เพราะแต่ละระบบมีราคา และรูปแบบการให้บริการแตกต่างกันออกไป ในบทความนี้ Cloud-TA ขอพาช่วยประเมินงบประมาณเบื้องต้นก่อนตัดสินใจเลือกใช้งานจริง
ส่องงบประมาณเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม HRM อยู่ที่เท่าไหร่ ?
โปรแกรม HRM จาก Cloud-TA เป็นเครื่องมือจัดการฝ่ายบุคคลระบบคลาวด์ โดยสามารถเริ่มต้นใช้งานในราคาเพียง 900 บาท/เดือน สำหรับพนักงาน 10 คน ซึ่งค่าใช้จ่าย อาจมีการปรับเปลี่ยนตามจำนวนพนักงานเท่านั้น แต่ฟังก์ชันต่าง ๆ ก็ยังคงได้รับไม่ต่างกัน
อ่านเพิ่มเติม: ค่าบริการแพ็กเกจโปรแกรมจาก Cloud-TA
ซื้อโปรแกรม HRM จ่ายรายเดือนกับรายปี แบบไหนดีกว่ากัน ?
โปรแกรม HRM ส่วนใหญ่มักให้บริการในรูปแบบ Subscription หรือการเช่าใช้งานรายเดือนและรายปี เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามงบประมาณ และลักษณะการใช้งานของธุรกิจ ซึ่งทั้ง 2 รูปแบบต่างก็มีข้อดีที่แตกต่างกัน โดยสามารถเปรียบเทียบได้ ดังนี้
รายเดือน
การใช้งาน HRM แบบรายเดือน เหมาะสำหรับบริษัทที่ต้องการทดลองใช้งานระบบก่อนตัดสินใจระยะยาว หรือยังไม่มั่นใจว่าระบบนั้นตอบโจทย์องค์กรได้มากน้อยแค่ไหน โดยเฉพาะธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น และบริษัทขนาดเล็ก
ข้อดีของการจ่ายแบบรายเดือน
- ลดภาระค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ในช่วงเริ่มต้น
- มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแพ็กเกจเพิ่ม หรือลดจำนวนผู้ใช้งานได้ตามความเหมาะสม
รายปี
สำหรับการเช่าใช้งานแบบรายปี จะเหมาะกับองค์กรที่มีแผนใช้งานระบบ HRM ในระยะยาว และต้องการควบคุมต้นทุน ด้านซอฟต์แวร์ให้คุ้มค่ามากที่สุด แม้ว่าการชำระเงินรายปีจะต้องจ่ายเป็นก้อนใหญ่กว่ารายเดือน แต่โดยส่วนใหญ่ผู้ให้บริการมักมีส่วนลดพิเศษ ทำให้ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อเดือนถูกลงในระยะยาว
ข้อดีของการจ่ายแบบรายปี
- ได้รับค่าบริการถูกลงในระยะยาว
- ลดความเสี่ยงเรื่องการปรับขึ้นราคาค่าบริการระหว่างปี และทำให้องค์กรสามารถวางแผนงบประมาณได้ชัดเจน
- ลดขั้นตอนการต่ออายุบ่อยครั้ง ทำให้การบริหารจัดการด้านเอกสารและการชำระเงินสะดวก
หากเจ้าของธุรกิจ หรือผู้ประกอบการกำลังมองหาโปรแกรม HRM ที่รองรับทั้งการเช่าใช้งานรายเดือนและรายปี ขอแนะนำ Cloud-TA ด้วยฟังก์ชันครบครัน และครอบคลุมงาน HR ทั้งระบบลงเวลา การลางาน และระบบ Payroll รองรับการใช้งานได้กับทุกขนาดธุรกิจ ตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่
เช็กลิสต์วิธีเลือกโปรแกรม HRM ให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ
ระบบ HRM มีตัวเลือกให้ใช้งานหลากหลาย ทั้งในด้านราคา ฟังก์ชัน และรูปแบบการให้บริการ ทำให้หลายองค์กรต้องใช้เวลาในการพิจารณา เพื่อเลือกเครื่องมือที่ตอบโจทย์การทำงานได้มากที่สุด ก่อนตัดสินใจเลือกใช้งาน ควรลองสำรวจความต้องการขององค์กรผ่านเช็กลิสต์ ดังนี้
จำนวนพนักงานในบริษัท
สิ่งแรกที่ควรพิจารณา คือจำนวนพนักงาน และลักษณะขององค์กร เพราะแต่ละระบบ HRM จะรองรับจำนวนผู้ใช้งานแตกต่างกัน หากเลือกแพ็กเกจที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้เกิดข้อจำกัดในการใช้งานภายหลัง เช่น หากมีแผนขยายทีม เพิ่มสาขา หรือรับพนักงานเพิ่ม ระบบที่เลือกก็ควรสามารถรองรับการขยายตัวได้ยืดหยุ่น โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่ในภายหลัง
งบประมาณขององค์กร
ค่าใช้จ่ายของโปรแกรม HRM มักขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้งาน และฟังก์ชันที่เลือกใช้ การกำหนดงบประมาณตั้งแต่ต้น จะช่วยให้องค์กรเลือกแพ็กเกจที่เหมาะสมได้ง่ายขึ้น แนะนำให้ลองเปรียบเทียบผู้ให้บริการประมาณ 2-3 เจ้า ทั้งในเรื่องราคา ฟังก์ชัน และเงื่อนไขการใช้งาน เพื่อให้เห็นภาพรวมด้านความคุ้มค่า และเลือกบริการที่ตอบโจทย์ธุรกิจมากที่สุด
ฟังก์ชันการใช้งาน
ต่อมาให้มาสังเกตฟังก์ชันการใช้งานของระบบ HRM ว่าครอบคลุมความต้องการขององค์กรหรือไม่ เช่น ระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน, ระบบ Payroll, การลางาน, การคำนวณ OT หรือระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
เนื่องจากบางองค์กรอาจต้องการใช้งานเพียงบางฟังก์ชันเท่านั้น หากเลือกแพ็กเกจที่มีฟีเจอร์เกินความจำเป็น ก็อาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่คุ้มค่า ดังนั้นควรเลือกใช้งานเฉพาะฟังก์ชันที่จำเป็นต่อการทำงานจริง
การบริการหลังการขาย
สุดท้ายควรตรวจสอบบริการหลังการขาย ว่าผู้ให้บริการมีทีมซัปพอร์ตคอยให้คำแนะนำหรือไม่ และมีระยะเวลาการให้บริการอย่างไร เพื่อให้เข้าช่วยเหลือ และแก้ไขปัญหาทันที เมื่อเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการใช้งาน ทำให้การเลือกเครื่องมือ HRM ควรพิจารณาบริการหลังการขายควบคู่กันไปด้วย
Q&A คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรม HRM
โปรแกรม HR มีฟังก์ชันอะไรบ้าง ?
มีฟังก์ชันหลัก เช่น การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน, การคำนวณเงินเดือน, การจัดการวันลา และการลงบันทึกเข้า-ออกงาน เป็นต้น
เครื่องมือ HRM มีค่าใช้จ่ายอย่างไร?
มีทั้งแบบรายเดือนและรายปี ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและฟีเจอร์ที่เลือกใช้ โดยแบบรายปีมักคุ้มค่ากว่าสำหรับองค์กรที่ใช้ต่อเนื่อง
การใช้งานแอปฯ HRM ช่วยลดต้นทุนหรือไม่ ?
การใช้งานแอปพลิเคชัน สามารถช่วยลดต้นทุนระยะยาว เพราะลดงานเอกสาร ความผิดพลาดในการคำนวณ และใช้ทรัพยากรบุคคลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
โดยสรุป หากองค์กรต้องการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม HRM ปัจจุบันสามารถเริ่มต้นได้ด้วยงบประมาณเพียงหลักร้อยบาทต่อเดือนเท่านั้น ซึ่งถือเป็นต้นทุนที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับธุรกิจทุกขนาด
อย่างไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายจะขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน ฟังก์ชันการใช้งานที่ต้องการ รวมถึงรูปแบบแพ็กเกจที่เลือกใช้ หากองค์กรมีพนักงานเพิ่มขึ้น หรือเลือกใช้งานฟีเจอร์เพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายก็อาจปรับเพิ่มตามความเหมาะสมของระบบ และการใช้งานภายในองค์กร
โปรแกรม HRM ตัวช่วยจัดการทรัพยากรบุคคล ในธุรกิจยุคใหม่
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีอัปเกรดระบบ HRM เพื่อลดปัญหางาน ฝ่ายบุคคลแบบเดิม ๆ ที่ทั้งซับซ้อน และใช้เวลาจัดการนาน ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time & Attendance System) แบบออนไลน์ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลพนักงานได้ง่ายขึ้น
อีกทั้งยังช่วยลดปัญหาที่หลายองค์กรกังวล เช่น คอมพิวเตอร์เสีย ข้อมูลสูญหาย หรือไฟล์เอกสารถูกลบโดยไม่ตั้งใจ เพราะข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้บนระบบคลาวด์ อย่าง Microsoft Azure ที่มีมาตรฐานด้านความปลอดภัย และเสถียรภาพระดับสากล
สำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นใช้งาน Cloud-TA สามารถเริ่มต้นได้ในราคาเพียง 900 บาทต่อเดือน สำหรับพนักงาน 10 คน หากสนใจสามารถติดต่อเพื่อรับคำปรึกษา พร้อมสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพ็กเกจ และการใช้งานได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
