การยื่นประกันสังคม ถือเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญที่ผู้ประกอบการ และฝ่ายทรัพยากรบุคคล ต้องดำเนินการอย่างถูกต้อง หากดำเนินการล่าช้า หรือเกิดข้อผิดพลาด อาจก่อให้เกิดค่าปรับตามมาได้ ทำให้การ ยื่นประกันสังคมออนไลน์ เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก และประหยัดเวลาในการเดินทางไปยังสำนักงานประกันสังคม
ดังนั้น ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาไปดูขั้นตอนการยื่นประกันสังคม ผ่านช่องทางออนไลน์ พร้อมเอกสารที่ต้องเตรียม และข้อควรรู้ที่ HR และเจ้าของธุรกิจไม่ควรมองข้าม เพื่อให้การบริหารงานบุคคลเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น
ไขคำตอบ! ทำไมนายจ้าง ต้องยื่นประกันสังคมออนไลน์
ประกันสังคม หรือกองทุนประกันสังคม คือ การจ่ายเงินสมทบ เพื่อเป็นหลักประกันในการได้รับเงินชดเชย หรือเงินทดแทนรายได้ในอนาคต หากเกิดกรณีเจ็บป่วย ทุพพลภาพ คลอดบุตร เงินสงเคราะห์ ว่างงาน หรือชราภาพ ซึ่งในปัจจุบัน นายจ้างสามารถยื่นประกันสังคม ผ่านช่องทางออนไลน์ แทนการไปติดต่อ ที่สำนักงานประกันสังคมโดยตรง
หากไม่ดำเนินการขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน อาจมีโทษทั้งจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533
นอกจากนี้ ในกรณีที่นำส่งเงินสมทบไม่ครบ จะต้องชำระเพิ่มในอัตรา 2% ต่อเดือนของยอดเงินสมทบที่ขาดชำระ ซึ่งเงื่อนไขที่องค์กร และ HR ต้องดำเนินการยื่นประกันสังคมให้ลูกจ้าง มีดังนี้
- นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง และขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน ภายใน 30 วัน นับจากวันที่เริ่มจ้างงาน
- เมื่อมีพนักงานใหม่ ต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างภายใน 30 วัน นับจากวันที่เริ่มงาน
- เมื่อลูกจ้างลาออก ต้องแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน พร้อมกับระบุสาเหตุให้ชัดเจน โดยจะต้องดำเนินการภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ขั้นตอน การยื่นประกันสังคมออนไลน์ ที่นายจ้างต้องรู้
สำหรับนายจ้างที่ต้องการขึ้นทะเบียนลูกจ้าง แจ้งข้อมูลผู้ประกันตน หรือส่งเงินสมทบผ่านระบบออนไลน์ การเตรียมข้อมูลให้ครบถ้วน และดำเนินการตามขั้นตอนที่ถูกต้อง ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม และควรศึกษาให้ละเอียดอยู่เสมอ
ดังนั้น ก่อนยื่นประกันสังคมออนไลน์ ลองมาดูขั้นตอนการดำเนินการที่นายจ้างควรรู้ เพื่อให้จัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างถูกต้อง และเป็นไปตามข้อกำหนดของสำนักงานประกันสังคม โดยขั้นตอนการยื่นประกันสังคม ผ่านระบบออนไลน์ มีดังนี้
ขั้นตอนขึ้นทะเบียนนายจ้าง
- เข้าเว็บไซต์ประกันสังคม และเลือกเมนู “บริการอิเล็กทรอนิกส์ (e-Service)”
- เลือก “สมัครใช้งาน/ขึ้นทะเบียนนายจ้าง” (แบบ สปส.1-01)
- กรอกข้อมูลนิติบุคคล เช่น เลขทะเบียนบริษัท ชื่อสถานประกอบการ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ
- กำหนดชื่อผู้ใช้งาน (Username) และรหัสผ่าน (Password) สำหรับเข้าใช้งานระบบ
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกไปที่ปุ่มยืนยันการสมัคร
- ระบบจะให้ยืนยันตัวตน และรอการอนุมัติจากสำนักงานประกันสังคม
- เมื่ออนุมัติแล้ว สามารถเข้าสู่ระบบ เพื่อใช้งาน และจัดการข้อมูลลูกจ้างได้ทันที
ขั้นตอนการยื่นประกันสังคม
- เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม
- เลือกเมนู “สถานประกอบการ” และกด “ส่งข้อมูลเงินสมทบ”
- Login เข้าระบบ e-Service และกรอกข้อมูลเดือน ปี และอัตราเงินสมทบ
- เลือก “ชำระเงินผ่าน e-Payment” จากนั้นเลือกธนาคาร หรือหน่วยบริการที่ต้องการ
- ระบบจะส่งแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบ (สปส.1-10 ส่วนที่ 1 และ 2) ไปทางอีเมล เพื่อยืนยันรายการ
- ดำเนินการชำระเงิน ผ่านระบบของธนาคาร หรือหน่วยบริการที่เลือก
- เมื่อชำระเงินเรียบร้อย สามารถดาวน์โหลด หรือพิมพ์ใบเสร็จ ผ่านระบบ e-Receipt ได้
- หากต้องการพิมพ์ใบเสร็จ ให้ Login เข้าสู่ระบบ เลือก “ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์” จากนั้นคลิกเมนู “ข้อมูลใบเสร็จรับเงิน” ไปที่ “กองทุนประกันสังคม” เพื่อค้นหารายการที่ต้องการ และกด “พิมพ์” หรือ “ดาวน์โหลด” ได้ทันที
ขั้นตอนแจ้งพนักงานเข้าใหม่
- เข้าสู่ระบบ และเลือกเมนู “ทะเบียนผู้ประกันตน” จากนั้นเลือกไปที่เมนู “พนักงานเข้าใหม่”
- กรอกข้อมูลพนักงานใหม่ให้ครบถ้วน โดยระบุเลขบัตรประชาชน และเลือกสถานพยาบาลให้เรียบร้อย ทั้งนี้ หากพนักงานเคยมีข้อมูลในระบบแล้ว สามารถใช้ข้อมูลเดิมได้
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และกดยืนยันบันทึก
อย่างไรก็ตาม หลังขึ้นทะเบียนเรียบร้อย นำส่งข้อมูลเงินสมทบในแต่ละเดือน ตามขั้นตอนผ่านระบบ e-Service เพื่อป้องกันไม่ให้เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือถูกฟ้องร้องตามกฎหมาย
ทั้งนี้ สำหรับองค์กรที่ต้องการระบบ HRM มาเพิ่มความสะดวกในการเช็กอินเข้า-ออกงาน และจัดสรรเอกสารต่าง ๆ ให้ปลอดภัย ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลางาน ควบคู่กับระบบคำนวณเงินเดือนครบจบในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ลดความยุ่งยาก ในการยื่นคำร้องต่าง ๆ และเอื้อให้ HR ทำงานได้เป็นระบบมากขึ้น
5 ข้อดีที่ HR เลือกยื่นประกันสังคม ผ่านช่องทางออนไลน์
ในปัจจุบัน หลายองค์กรเริ่มปรับเปลี่ยนการทำงานด้านเอกสาร เข้าสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน และลดการใช้กระดาษ ซึ่งการยื่นประกันสังคม ผ่านระบบออนไลน์ ก็เป็นอีกหนึ่งช่องทางที่ช่วยให้ฝ่าย HR และนายจ้าง สามารถบริหารจัดการข้อมูลพนักงานได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยมีข้อดีที่น่าสนใจ ดังนี้
ประหยัดเวลาในการเดินทาง
หนึ่งในข้อดีที่เห็นได้ชัดที่สุด คือ การไม่ต้องเดินทาง ไปยังสำนักงานประกันสังคมด้วยตนเอง ทำให้นายจ้าง และ HR สามารถดำเนินการแจ้งข้อมูลพนักงาน หรือนำส่งเงินสมทบได้ทุกที่ ทุกเวลา
ลดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูล
การยื่นประกันสังคม ผ่านระบบออนไลน์ ช่วยให้การกรอกข้อมูลพนักงานเป็นไปอย่างมีระบบมากขึ้น ทั้งยังสามารถตรวจสอบรายละเอียด ก่อนยืนยันรายการได้ ทำให้ลดความเสี่ยง จากการกรอกข้อมูลผิดพลาด เอกสารตกหล่น หรือการส่งข้อมูลไม่ครบถ้วน ซึ่งอาจส่งผลต่อสิทธิประโยชน์ของผู้ประกันตนในอนาคต
สะดวกต่อการส่งเงินสมทบ และติดตามสถานะ
นอกเหนือจากความสะดวกสบายในการเดินทางแล้ว อีกหนึ่งข้อดีที่เห็นได้ชัด คือ การติดตามข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ทำให้หมดความกังวลเรื่องการส่งเอกสารล่าช้า หรือพลาดกำหนดเวลานำส่งเงินสมทบ ในแต่ละเดือน
จัดเก็บเอกสารได้ในรูปแบบดิจิทัล
การดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ ช่วยลดปริมาณเอกสารกระดาษภายในองค์กร โดยข้อมูลการยื่นเรื่อง และเอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ค้นหา ตรวจสอบ และเรียกใช้งานย้อนหลังได้สะดวกมากขึ้น สอดคล้องกับการทำงานขององค์กรยุคใหม่ ที่เน้นลดการใช้กระดาษ (Paperless) และแจ้งข้อมูลต่าง ๆ ผ่านระบบ HRM
บริหารงาน HR ได้ง่ายขึ้น
เมื่อข้อมูลประกันสังคมของพนักงาน ถูกจัดการผ่านระบบออนไลน์ ฝ่าย HR สามารถติดตามสถานะผู้ประกันตน จัดการข้อมูลพนักงาน และดำเนินการด้านเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การบริหารงานบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ชวนรู้ ! หากนายจ้างไม่ยื่นประกันสังคม ผิดกฎหมายแรงงานไหม
อีกหนึ่งสิ่งที่ผู้ประกอบการสงสัย คือ หากไม่ยื่นประกันสังคมให้กับลูกจ้าง จะผิดกฎหมายแรงงานไหม ซึ่งหากไม่ขึ้นทะเบียน หรือนำส่งประกันสังคมตามที่กำหนด จะมีโทษตามกฎหมายทั้งจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ อีกทั้งหากส่งเงินสมทบล่าช้า ต้องชำระเงินเพิ่มในอัตรา 2% ต่อเดือนของยอดที่ค้างชำระ
ดังนั้น ควรยื่น และนำส่งเงินสมทบภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน เพื่อป้องกันไม่ให้เสียค่าปรับ พร้อมกับตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารให้เรียบร้อย และดำเนินการยื่น ก่อนกำหนดจริงประมาณ2-3 วัน เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดถูกต้อง และลดความเสี่ยงจากระบบ
Q&A คำถามที่ควรรู้เกี่ยวกับการยื่นประกันสังคมออนไลน์
HR สามารถยื่นประกันสังคมออนไลน์ได้ตลอด 24 ชั่วโมงหรือไม่?
โดยทั่วไป ระบบ e-Service ของสำนักงานประกันสังคม สามารถเข้าใช้งาน ผ่านช่องทางออนไลน์ได้ตลอดเวลา ทั้งนี้ ควรตรวจสอบประกาศจากสำนักงานประกันสังคม ในกรณีที่มีการปรับปรุงระบบ หรือปิดปรับปรุงชั่วคราว
หากส่งเงินสมทบประกันสังคมล่าช้า มีค่าปรับไหม?
มี โดยนายจ้างจะต้องชำระเงินเพิ่มในอัตรา 2% ต่อเดือนของยอดเงินสมทบที่ค้างชำระ นอกจากนี้ หากไม่ดำเนินการ ตามที่กฎหมายกำหนด อาจมีโทษปรับ หรือโทษทางกฎหมายเพิ่มเติมได้
หากพนักงานลาออก ต้องแจ้งประกันสังคมตอนไหน?
นายจ้างต้องแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนของลูกจ้าง ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป พร้อมระบุสาเหตุการสิ้นสุดการจ้างงาน เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลในระบบคลาดเคลื่อน
ก็จบกันไปแล้วกับ ขั้นตอนการยื่นประกันสังคมออนไลน์ สำหรับนายจ้าง ที่สามารถทำได้ภายใน 5 นาที ซึ่งการยื่นประกันสังคม ถือเป็นอีกหนึ่งหน้าที่สำคัญที่ผู้ประกอบการ และฝ่าย HR ไม่ควรมองข้าม เพื่อให้ลูกจ้างได้รับสิทธิประโยชน์ตามกฎหมายอย่างครบถ้วน
สำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ ในการบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM) Cloud-TA พร้อมเป็นตัวช่วยในการจัดการข้อมูลพนักงาน การบันทึกเวลาทำงาน การลางาน และระบบ Payroll ภายในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยลดความซับซ้อนของงานเอกสาร และสนับสนุนให้ฝ่าย HR สามารถทำงานได้สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หากสนใจ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
