Key Takeaways
- KPI (Key Performance Indicator) คือ เครื่องมือชี้วัดผลงาน ที่ช่วยบอกเราว่างานของบุคคล ทีม หรือทั้งองค์กรกำลังเดินหน้าไปตามเป้าหมาย ที่ตั้งไว้จริงไหม
- โดยทั่วไป ประเภทของ KPI แบ่งเป็น 2 แบบ ได้แก่ แบบเชิงปริมาณ ที่วัดได้เป็นตัวเลขชัด ๆ และแบบเชิงคุณภาพ ที่ประเมินจากความรู้สึก ประสบการณ์ หรือความคิดเห็น
- การตั้ง KPI ให้ใช้งานได้ผลจริง ควรกำหนดให้เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ มีความเป็นไปได้ สอดคล้องกับสถานการณ์ และมีกรอบเวลาชัดเจน
ก่อนจะลงลึกว่า KPI คือ อะไร? ลองนึกภาพเวลาทำงานแล้วไม่รู้เลยว่าตัวเองทำงานได้ดีแค่ไหน หรือองค์กรกำลังเดินไปถูกทางหรือไม่ ซึ่งปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วยระบบวัดผลที่ชัดเจน อย่าง KPI เครื่องมือสำคัญในการบริหารงานยุคใหม่
ในบทความนี้ Cloud-TA จึงอยากพาคุณไปเจาะลึกว่า KPI คือ อะไร ทำหน้าที่อย่างไร และช่วยให้องค์กรประเมินผลงานได้แม่นยำขึ้นแค่ไหน เตรียมเปิดมุมมองใหม่ให้การวัดผลไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก แต่กลายเป็นเครื่องมือที่พาองค์กรเดินหน้าอย่างมีทิศทาง
KPI คือ อะไร ? ทำไมทุกองค์กรถึงต้องใช้ให้เป็น
KPI คือ ตัวชี้วัดที่ใช้ประเมินผลงาน ว่างานของบุคคล ทีม หรือทั้งองค์กรได้บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้หรือไม่ โดยผลลัพธ์จะออกมาในรูปของตัวเลข หรือค่าที่วัดได้ชัดเจน จึงช่วยให้ทั้ง HR (Human Resource), พนักงาน และองค์กรเห็นภาพความก้าวหน้าอย่างเป็นระบบ พร้อมทั้งใช้ข้อมูลเหล่านี้ เป็นตัวช่วยในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้นต่อไป
ทั้งนี้ KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วนสำคัญ ได้แก่
- Key: ปัจจัยหลัก หรือเป้าหมายสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จ
- Performance: ประสิทธิภาพ หรือความสามารถในการทำงาน
- Indicator: ตัวชี้วัด หรือเกณฑ์ที่ใช้ประเมินระดับความสำเร็จ
KPI สำคัญต่อ HR และองค์กรอย่างไร ?
ตัวชี้วัด KPI มีความสำคัญต่อทั้งฝ่าย Human Resource และองค์กร เนื่องจาก
- ช่วยกำหนดความคาดหวังของทีมให้ชัดเจน
- วัดผลงานพนักงานอย่างเป็นธรรม
- สามารถใช้เป็นข้อมูลในการประเมิน ปรับปรุงงาน รวมถึงวางแผนพัฒนาทักษะบุคลากรได้ในอนาคต
- ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมประสิทธิภาพองค์กร และสามารถตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลได้แม่นยำขึ้น
เจาะลึก 2 ประเภทของ KPI ที่นิยมใช้วัดความสำเร็จของพนักงาน
ประเภทของ KPI ที่ใช้กันในธุรกิจ โดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มหลัก ได้แก่
1. KPI แบบเชิงปริมาณ (วัดผลทางตรง)
เป็นตัวชี้วัดที่อ้างอิงจากข้อมูลเชิงตัวเลข ที่ตรวจสอบได้ทันที ไม่ต้องตีความ เช่น ยอดขาย จำนวนลูกค้า จำนวนชิ้นงาน น้ำหนัก หรือปริมาณต่าง ๆ ซึ่งจัดอยู่ในกลุ่มมาตรวัดแบบอัตราส่วน (Ratio Scale) ทำให้สามารถเปรียบเทียบผลลัพธ์ได้อย่างแม่นยำ และเป็นรูปธรรม
2. KPI แบบเชิงคุณภาพ (วัดผลทางอ้อม)
เป็นตัวชี้วัดที่เกิดจากข้อมูล ที่ไม่ได้อยู่ในรูปของตัวเลขโดยตรง แต่ต้องอาศัยการประเมินเชิงความรู้สึก ความคิดเห็น หรือทัศนคติ เช่น ความพึงพอใจ บุคลิกภาพ ความคิดเห็น หรือประสบการณ์การใช้งาน ที่จัดอยู่ในกลุ่มมาตรวัดอันตรภาค (Interval Scale) ซึ่งต้องอาศัยการตีความ และมุมมองของผู้ประเมินเป็นส่วนสำคัญ
ทั้งนี้ สำหรับองค์กรไหนที่กำลังมองหาระบบจัดการงาน HR ที่ช่วยลดงานเอกสาร ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มความโปร่งใสในการบริหารบุคลากร Cloud-TA คือโซลูชันที่ตอบโจทย์ที่สุดตอนนี้ !
วิธีกำหนด KPI เพื่อประเมินผลการทำงานของพนักงาน
การกำหนด KPI ให้มีประสิทธิภาพ ควรเริ่มจากเป้าหมายระดับองค์กร แล้วไล่ลงมาสู่ระดับแผนกและรายบุคคล โดยตัวชี้วัดต้องชัดเจน วัดผลได้จริง สอดคล้องกับบทบาทของพนักงาน และมีกรอบเวลาแน่นอน ช่วยให้การประเมินผลเป็นธรรม โปร่งใส และสะท้อนผลงานจริงได้มากที่สุด
ในการประเมินผลพนักงานทีม Human Resource หรือองค์กรไม่ควรดูเพียงตัวเลขผลงาน แต่ควรใช้หลายมิติประกอบกัน ดังนี้
- ความสำเร็จตามเป้าหมายงาน ทั้งเชิงปริมาณ และเชิงคุณภาพ
- พฤติกรรมตาม Job Description
- ประสิทธิภาพ และวินัยในการทำงาน
- ความพึงพอใจในงานของพนักงานเอง
- การทำงานเป็นทีม
- มุมมองจากเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้า
- ความคุ้มค่าในการใช้งบประมาณ
- การขาด-ลา-มาสาย
- ความคิดสร้างสรรค์ในงาน
- ความพึงพอใจของลูกค้าในตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง
และเมื่อประเมินจากหลายองค์ประกอบร่วมกัน Human Resource และหัวหน้างาน ก็จะเห็นภาพผลงานพนักงานได้ใกล้เคียงความเป็นจริงมากขึ้น ช่วยให้การพัฒนา ปรับปรุง และให้รางวัลเป็นไปอย่างยุติธรรม และแม่นยำ
ทริคการนำ SMART Objective มาใช้ในการกำหนด KPI
นอกจากนี้ การตั้ง KPI ให้แม่น และใช้งานได้จริง ต้องมีหลักคิดรองรับ เพื่อให้เป้าหมายชัดเจน วัดผลได้ และสื่อสารกับพนักงานได้อย่างเข้าใจตรงกัน โดยหลักการที่นิยมใช้กันทั่วโลก คือ SMART Objective
- S = Specific (เฉพาะเจาะจง): ระบุให้ชัดว่าต้องการวัดเรื่องอะไร
- M = Measurable (วัดผลได้): ต้องมีตัวเลข หรือหลักฐานชัดเจน
- A = Achievable (ทำได้จริง): เป็นเป้าหมายที่ท้าทาย แต่ไม่เกินขีดความสามารถของพนักงาน
- R = Relevant (สอดคล้องกับบทบาท): KPI ต้องสัมพันธ์กับหน้าที่
- T = Time-bound (มีกรอบเวลา): กำหนดชัดว่า เมื่อไหร่ต้องทำให้สำเร็จ
ตัวอย่างการตั้ง KPI วัดการทำงานของพนักงานแผนกต่าง ๆ
เพื่อให้องค์กร และฝ่าย Human Resource เห็นภาพมากขึ้น ต่อไปนี้คือตัวอย่างการตั้ง KPI เพื่อวัดการทำงานของพนักงานแผนกต่าง ๆ ตั้งแต่ฝ่ายขาย ไปจนถึงฝ่ายไอที ดังนี้
ฝ่ายขาย (Sales)
กำหนดจากจำนวน Leads, อัตราการปิดการขาย และจำนวนดีลสำเร็จ เช่น ปิดดีลลูกค้ากลุ่ม Enterprise อย่างน้อย 5 รายต่อไตรมาส
แผนกการเงิน (Finance)
วัดการใช้งบประมาณ ความถูกต้อง และรอบการจ่ายเงิน เช่น ควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ภายใน 95% ของงบโครงการ
การตลาด (Marketing)
เน้นตัวชี้วัดด้าน Lead, Traffic และพฤติกรรมผู้ใช้งาน เช่น เพิ่มเวลาเฉลี่ยในการเข้าชมเว็บไซต์จาก 1:30 นาที เป็น 3 นาที
ฝ่ายบุคคล (HR)
วัดอัตราการลาออก การสรรหา และต้นทุนพัฒนาพนักงาน เช่น ลดเวลาเฉลี่ยในการหาพนักงานใหม่จาก 3 เดือน เหลือ 1 เดือน
ฝ่ายไอที (IT)
ประเมินจากความเร็วในการดำเนินโปรเจกต์ ลด Bug และการแก้ปัญหาต่าง ๆ เช่น ติดตั้ง และส่งมอบระบบใหม่ภายใน 30 วันหลังอนุมัติ
เป็นอย่างไรกันบ้างกับบทความ “เครื่องมือวัดผล และประเมินการทำงานของพนักงาน” หากคุณอยากยกระดับระบบงาน Human Resource ให้แม่นยำ โปร่งใส และลดงานที่ยุ่งเหยิงยิบย่อยได้มากขึ้น ให้ Cloud-TA ช่วยคุณ !
เพราะ Cloud-TA คือ ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time & Attendance System) และจัดการข้อมูลบุคลากรบนระบบคลาวด์ (Cloud) ที่ทันสมัย ให้ทุกองค์กรทำงานคล่องตัวขึ้น เห็นภาพผลการทำงานแบบเรียลไทม์ และกำหนด KPI–SMART ได้ง่ายกว่าเดิม หากสนใจติดต่อ หรือสอบถามเพิ่มเติม ได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
