ในยุคที่เทคโนโลยี เข้ามามีบทบาทในการทำงาน และออฟฟิศส่วนใหญ่ เริ่มมีนโยบายลดการใช้กระดาษ (Paperless) ทำให้ ระบบการลาออนไลน์ เป็นเครื่องมือสำคัญ ที่ช่วยให้ทั้งพนักงาน แผนก HR และองค์กรสามารถลางาน รวมถึงจัดการกับเอกสารสำคัญต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งยังลดการใช้กระดาษ โดยไม่จำเป็นอีกด้วย
ในบทความนี้ Cloud-TA จะมาแนะนำจุดเด่นของโปรแกรมการลางานออนไลน์ (Time Attendance) ตัวช่วยการบริหารจัดการ การลางานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และลดขั้นตอนการทำงานของ HR ในแต่ละวัน รวมถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของ Work Flow ในองค์กรยิ่งขึ้น หากพร้อมแล้ว เราไปดูกัน
4 จุดเด่นของการใช้ ระบบการลาออนไลน์ ระบบใหม่ที่เหมาะกับทุกองค์กร
ระบบการลาออนไลน์ เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ กับการลาของพนักงานทั้งองค์กร โดยจะมีฟังก์ชันให้พนักงาน สามารถยื่นคำขอลางานในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ลากิจ ลาป่วย ลาคลอด และลาอุปสมบท รวมถึงติดตามสถานะการลา และตรวจสอบจำนวนวันลาที่เหลือได้ในทันที
อีกทั้งยังในส่วนของหัวหน้างาน หรือแผนก HR ก็สามารถอนุมัติคำร้องต่าง ๆ ได้ผ่านแอปพลิเคชัน ทำให้กระบวนการลาภายในองค์กรง่าย รวดเร็ว และประหยัดเวลา มากกว่าการเขียนคำร้องใส่กระดาษ แล้วให้หัวหน้างาน และ HR คอยเซ็นอนุมัติ โดยข้อดีของระบบลางาน มีดังต่อไปนี้
- ลดขั้นตอนการทำงาน
ข้อดีอันดับแรกของโปรแกรมลางานออนไลน์ ที่องค์กรส่วนใหญ่ให้ความสนใจ คือ ลดการทำงานด้วยเอกสารกระดาษ และขั้นตอนการอนุมัติที่ซับซ้อน เพียงแค่พนักงานยื่นคำร้องผ่านแอปพลิเคชัน ระบบก็จะส่งคำร้องไปที่หัวหน้างาน และ HR ตามลำดับ ทำให้พนักงานไม่ต้องคอยกรอกรายละเอียด และถือกระดาษไปให้หัวหน้างาน และ HR เซ็นให้เสียเวลา
- เพิ่มความรวดเร็ว และแม่นยำ
เมื่อพนักงานสามารถยื่นคำร้องลางาน ได้ทุกที่ทุกเวลา ทางแผนก HR ก็สามารถตรวจสอบ และดำเนินการได้ทันทีเช่นกัน หลังจากที่หัวหน้างานอนุมัติการลา ของพนักงานแต่ละคนเรียบร้อยแล้ว
นอกจากนี้ การมีระบบลางานออนไลน์ ช่วยลดการทำงานผิดพลาด ที่เกิดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ ทั้งยังเป็นการลดโอกาส ที่เอกสารจะสูญหายได้อีกด้วย เพราะข้อมูลสำคัญทุกอย่างอยู่ในระบบหมดแล้ว
- จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ระบบลางานออนไลน์ส่วนใหญ่ ไม่ได้มีแค่ฟังก์ชันการลางานเท่านั้น แต่ยังมีการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน และคอยแนบเอกสารสำคัญ อย่าง Pay Slip ให้กับพนักงานในแต่ละเดือนอีกด้วย ทำให้ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการลา และข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในฐานข้อมูลกลาง ส่งผลให้ง่ายต่อการตรวจสอบ และวิเคราะห์สถิติต่าง ๆ ในองค์กร
- ทำสถิติได้อย่างครอบคลุม
เนื่องจาก ระบบลางานออนไลน์ สามารถบันทึกข้อมูลการลางาน และคำร้องต่าง ๆ ทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลกลาง ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ และวิเคราะห์สถิติต่าง ๆ ภายในองค์กร ทั้งสถิติการลางาน รวมถึงการเข้า – ออกของพนักงาน
- ลดการสร้างขยะ
ในยุค Paperless ที่มีการลดการใช้กระดาษมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ องค์กรส่วนใหญ่ จึงเริ่มลดการพรินต์กระดาษ และใช้ระบบการลางานแบบออนไลน์มากขึ้น ทำให้ลดการพิมพ์ การจัดเก็บ และการส่งเอกสารในรูปแบบกระดาษ ส่งผลให้ปริมาณขยะในองค์กร ลดลงตามไปด้วย
เมื่อเห็นข้อดีของระบบการลางาน ในรูปแบบออนไลน์แล้ว คงจะเห็นได้ว่าระบบ Manual อาจทำให้ HR เสียเวลาในการทำงาน และเพิ่มการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น ทั้งยังเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด จากการเขียนเอกสารด้วยมืออีกด้วย
ดังนั้น หากองค์กรทั้งขนาดใหญ่ และขนาดเล็กกำลังมองหาระบบ Time Attendance แบบออนไลน์มาใช้งาน Cloud-TA เป็นโปรแกรมการลาออนไลน์ ที่ช่วยให้การบันทึกเวลา การอนุมัติลางาน คำนวณโอที และดูสลิปรายเดือนได้ง่าย และแม่นยำยิ่งขึ้น
ชวนรู้ ! คุณสมบัติของระบบการลาออนไลน์ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง
เชื่อว่า HR หลายคนคงทราบกันดีว่า การจัดการข้อมูลการลาของพนักงาน ถือเป็นหนึ่งในเรื่องน่าปวดหัวเลยก็ว่าได้ เพราะในองค์กรอาจมีการลาหลากหลายรูปแบบ และมีเงื่อนไขในการลาที่แตกต่างกัน ดังนั้น ระบบการลาออนไลน์ที่ดี จึงเป็นตัวช่วยในการแบ่งเบาภาระงาน และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรมากขึ้น โดยคุณสมบัติของระบบลางานออนไลน์ที่ดี มีดังต่อไปนี้
- ยื่นขอลางานได้สะดวก
พนักงานสามารถยื่นขอลางานด้วยตัวเองได้สะดวก โดยระบุวันที่ที่ต้องการลา หรือเลือกลาในรูปแบบครึ่งวัน พร้อมกับเลือกประเภทการลาได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ลาคลอด หรือการลาในรูปแบบอื่น ๆ ตามที่บริษัทกำหนด โดยที่พนักงาน ไม่จำเป็นต้องมาขอใบลากับทาง HR ให้เสียเวลา
- ตรวจสอบสิทธิการลาได้ง่าย
นอกจากการลางานได้ง่ายแล้ว พนักงานยังตรวจสอบสิทธิการลา คงเหลือของตนเองได้ เพื่อคำนวณว่าใช้สิทธิวันลาไปแล้วเท่าไหร่ และคงเหลือให้ใช้อีกกี่วัน ทำให้พนักงานสามารถวางแผนล่วงหน้าได้ ในกรณีที่ต้องการใช้วันลาที่ยังหลงเหลืออยู่ หรือต้องการทบไปใช้ในปีถัดไป
- อนุมัติการลา
หัวหน้างาน และแผนก HR สามารถอนุมัติ หรือปฏิเสธคำขอลางานจากพนักงานได้ในทันที ผ่านระบบการลาในรูปแบบออนไลน์ หรือบน Web Browser ทำให้ลดการตกหล่นของคำร้องการลา ทั้งยังลดขั้นตอนที่ซับซ้อน เช่น การกรอกใบลา การยื่นเอกสารให้หัวหน้างาน การยื่นเอกสารให้ HR และการเซ็นอนุมัติโดยผู้บริหาร
- จัดการข้อมูลส่วนตัวได้ง่าย
ระบบการลาออนไลน์ที่ดี พนักงานจะต้องเรียกดู และแก้ไขข้อมูลพื้นฐานของตัวเองได้ตลอดเวลา เช่น ข้อมูลส่วนตัว การว่าจ้าง ข้อมูลสุขภาพ และข้อมูลสมาชิกในครอบครัว เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ฝ่ายบุคคล ได้นำข้อมูลไปอัปเดตอยู่เสมอ เมื่อต้องการทำเอกสารสำคัญต่าง ๆ โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี
- อัปเดต Pay Slip ทุกเดือน
อีกหนึ่งคุณสมบัติของระบบ Time Attendance คือ ระบบจะมีการอัปเดตสลิปเงินเดือนทุกเดือน รวมถึงพนักงานสามารถตรวจสอบ และดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนได้ตลอดเวลา โดยจะมีการแสดงรายการรายรับ และรายการที่หัก ที่พนักงานต้องจ่ายในช่วงนั้น ๆ เช่น ภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และรายหักอื่น ๆ
- ความปลอดภัยของข้อมูล
ในปัจจุบันระบบการลาออนไลน์ส่วนใหญ่ มีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอย่างดี เนื่องจาก ภายในระบบจะมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างแน่นหนา ทำให้ข้อมูลสำคัญขององค์กร ไม่ถูกเผยแพร่ไปยังที่อื่น ๆ
ดังนั้น หากองค์กรไหนต้องการซื้อระบบ Time Attendance มาใช้ในองค์กร ควรสอบถามให้แน่ใจก่อนว่า ทางระบบมีมาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างไร และใช้ระบบอะไรบ้างในการจัดเก็บข้อมูล
- มีรายงานสรุปการทำงาน
นอกเหนือจากความปลอดภัยแล้ว ระบบการลาออนไลน์ที่ดี ต้องมีการแสดงรายละเอียด และสถานะการทำงานของพนักงาน ว่ามีการขาดงาน ลา และเข้างานสายบ่อยขนาดไหน เพื่อให้พนักงานได้ตรวจสอบสถิติของตัวเองได้ ทั้งยังช่วยให้แผนก HR ได้เห็นภาพรวมของเวลาเข้า – ออกงาน และสถิติการลาของพนักงานทั้งบริษัท
สุดท้ายนี้ หากองค์กรต้องการอัปเกรดระบบการลาออนไลน์ หรือต้องการเก็บสถิติการเข้า – ออกของพนักงานในแต่ละวัน เพื่อพัฒนาสวัสดิการ หรือปรับเปลี่ยนระบบภายในบริษัท พร้อมกับลดการใช้กระดาษภายในองค์กร ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบ Time Attendance ที่ช่วยควบคุมการเปิดประตูที่ทำงาน รวมถึงส่งคำร้องคำลา และเช็กสลิปเงินเดือน ผ่านระบบคลาวด์
โดยระบบของ Cloud-TA มีฟังก์ชันให้ใช้งานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น การยื่นคำร้องวันลา การส่งคำร้องทำงานนอกเวลา (OT) ข้อมูลสลิปเงินเดือน และการบันทึกข้อมูลพนักงานทั้งองค์กรไว้ในที่เดียว หากสนใจสามารถติดต่อ และสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
