การลงเวลาทำงานได้เปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย เทคโนโลยีได้พัฒนา เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ให้มีความสามารถมากขึ้น ทั้งช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูล และลดความเสี่ยงจากการทุจริต เช่น การให้เพื่อนช่วยสแกนแทน ทำให้ไม่สามารถระบุได้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้บันทึกเวลา
ดังนั้น เพื่อเป็นแนวทางให้แต่ละองค์กรเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสม ในบทความนี้ Cloud-TA ขอแชร์วิธีเลือกเครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออกแบบเข้าใจง่าย พร้อมจุดสำคัญที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจเลือกซื้อ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกัน
ส่องประเภท ระบบของ เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก มีอะไรบ้าง?
ก่อนเริ่มเลือกเครื่องบันทึกเวลา ควรทำความเข้าใจรูปแบบการทำงานของแต่ละประเภทให้ชัดเจน เนื่องจาก เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ในปัจจุบัน มีให้เลือกหลายรูปแบบ ทั้งเครื่องสแกนนิ้วเข้างาน สแกนใบหน้า อ่านบัตร หรือระบบ Cloud ซึ่งแต่ละแบบมีจุดเด่น และข้อจำกัดต่างกัน ดังนี้
ระบบสแกนลายนิ้วมือ
เริ่มกันที่ เครื่องสแกนนิ้ว (Fingerprint Scanner) ซึ่งเป็นระบบยอดนิยมที่หลายองค์กรคุ้นเคย เพราะสามารถยืนยันตัวตนได้แบบเฉพาะบุคคลจากลายนิ้วมือของแต่ละคน ลดโอกาสในการสแกนแทนกัน อีกทั้งยังใช้งบประมาณไม่สูง ติดตั้งง่าย ใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์เสริมมากมาย
อย่างไรก็ตาม ระบบนี้มีข้อจำกัด หากพนักงานมีปัญหาที่นิ้ว เช่น ผิวแห้ง นิ้วลอก เหงื่อออก หรือมีแผล ทำให้การสแกนอาจไม่ติดบ้างเป็นบางครั้ง
ระบบสแกน และจดจำใบหน้า
ต่อมาเป็น เครื่องสแกนใบหน้า (Face Recognition) ระบบนี้ทำงานคล้ายกับเครื่องสแกนนิ้ว แต่เปลี่ยนเป็นการจดจำใบหน้าแทน จุดเด่นคือให้ความสะดวก รวดเร็ว และตอบโจทย์เรื่องความปลอดภัยด้านสุขอนามัย เพราะไม่ต้องสัมผัสอุปกรณ์ เหมาะกับการใช้งานในยุคใหม่ ที่เน้นลดการสัมผัสร่วมกัน แต่ก็อาจต้องใช้งบประมาณสูงกว่าเครื่องสแกนลายนิ้วมือ
ระบบอ่านบัตร
สำหรับเครื่องบันทึกเวลาเข้าและออก ระบบอ่านบัตร (Card Reader) เป็นการบันทึกเวลาเข้าออกผ่านการแตะบัตร หรือเสียบบัตรลงเครื่อง ซึ่งนิยมใช้ในองค์กรที่มีบัตรประจำตัวพนักงานอยู่แล้ว โดยหลัก ๆ มีให้เลือก 2 แบบ คือ Proximity Card และ Mifare Card ระบบนี้ใช้งานง่าย รวดเร็ว แต่ก็มีข้อจำกัด หากบัตรชำรุด สูญหาย หรือเสื่อมสภาพ ก็จะไม่สามารถลงเวลาได้ และอาจมีปัญหาลงเวลาแทนกันได้
ระบบแอปพลิเคชัน และ Cloud
สุดท้าย คือระบบบันทึกเวลาผ่านแอปพลิเคชันเชื่อมต่อกับ Cloud โดยใช้โทรศัพท์มือถือที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หรือใช้งานผ่านเว็บไซต์ ระบบนี้มีความโดดเด่นตรงที่พนักงานสามารถลงเวลาได้ทุกที่ เหมาะกับรูปแบบการทำงานสมัยใหม่ที่เป็น Hybrid ทั้งในออฟฟิศ นอกสถานที่ หรือแบบ Work From Home อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ต้องคำนึงคือการใช้งานจำเป็นต้องมีสมาร์ตโฟน และอาจมีความเสี่ยงจากปัญหาระบบ Cloud ล่มในบางช่วงเวลา
สำหรับองค์กรใดที่กำลังมองหาเครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออก แบบครบวงจร ขอแนะนำ Cloud-TA ที่มีระบบให้เลือกครอบคลุมทุกความต้องการ ทั้งเครื่องสแกนลายนิ้วมือ เครื่องสแกนใบหน้า เครื่องสแกนบัตรพนักงาน และระบบบันทึกเวลาผ่าน Cloud ใช้งานง่ายผ่านแอปพลิเคชัน
ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ตโฟน (Android, iPad, iPhone) โดยไม่ต้องติดตั้งเครื่องแม่ข่าย หรือซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ช่วยเพิ่มความสะดวกให้ทั้ง HR และพนักงาน พร้อมรองรับการใช้งานในทุกสถานการณ์ขององค์กรยุคใหม่
แชร์แนวทางเลือก เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ให้เหมาะสมกับองค์กร
การเลือก เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ไม่ว่าจะเป็น เครื่องสแกนนิ้วเข้างาน สแกนใบหน้า สแกนบัตรพนักงาน หรือรูปแบบแอปพลิเคชัน จำเป็นต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับลักษณะขององค์กร เพราะองค์กรแต่ละที่มีรูปแบบการทำงาน และสภาพแวดล้อมในองค์กรแตกต่างกัน
การเลือกเครื่องบันทึกเวลา จึงต้องตอบโจทย์การใช้งานของพนักงานจริง เพื่อให้ใช้งานได้สะดวก คล่องตัว และลดปัญหาข้อมูลผิดพลาด โดยสามารถพิจารณา ดังนี้
ความสะดวกในการใช้งาน
ขั้นตอนแรก ควรพิจารณาว่าอุปกรณ์แบบใด เหมาะกับลักษณะงานของพนักงานมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่น โรงงานที่พนักงานต้องใส่ถุงมือ มือเปื้อน หรือต้องสัมผัสสารเคมีอยู่เสมอ การใช้เครื่องสแกนนิ้วอาจไม่เหมาะสม เพราะอาจสแกนไม่ติด หรือเกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง
การเลือกใช้ระบบสแกนใบหน้า (Face Recognition) จะตอบโจทย์ได้ดีกว่า เพราะใช้งานง่าย ไม่ต้องสัมผัสอุปกรณ์ และยังช่วยเพิ่มความสะอาดปลอดภัยของพื้นที่ทำงาน
จำนวนพนักงาน
ขนาดองค์กร มีผลต่อจำนวนข้อมูลที่เครื่องต้องรองรับ องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายร้อยคน ต้องเลือกเครื่องที่สามารถเก็บข้อมูลพนักงานได้เพียงพอ และประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว หากเลือกเครื่องที่รองรับข้อมูลน้อยเกินไป อาจทำให้ระบบทำงานช้า ค้าง หรือไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้ครบถ้วน ดังนั้น อย่าลืมตรวจสอบความจุสูงสุดของฐานข้อมูลในเครื่องก่อนตัดสินใจซื้อ
ฟีเจอร์พิเศษ เช่น ระบบควบคุมประตู
สำหรับโรงงาน หรือพื้นที่ที่ต้องการความปลอดภัยสูง เครื่องบันทึกเวลาเข้าและออกยุคใหม่ สามารถเชื่อมต่อกับระบบควบคุมการเปิด-ปิดประตูได้ ทำให้ระบบไม่ได้ทำหน้าที่แค่บันทึกเวลาทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยควบคุมการเข้าถึงพื้นที่สำคัญขององค์กร เช่น คลังสินค้า ห้องควบคุม หรือออฟฟิศทั่วไป ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับสถานที่ทำงานได้ดี
ทนทานสภาพแวดล้อม
ด้วยความที่อุปกรณ์เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ การเลือกเครื่องที่ทนทานต่อสภาพอากาศจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะองค์กรที่ติดตั้งเครื่องไว้กลางแจ้ง หรือพื้นที่ที่เสี่ยงต่อความชื้น ควรเลือกอุปกรณ์ที่มีมาตรฐานกันน้ำกันฝุ่น เช่น IP65 เพื่อป้องกันความเสียหายจากสภาพอากาศ และเพิ่มระยะเวลาการใช้งานของเครื่องให้ยาวนานขึ้น
บริการหลังการขาย
เครื่องบันทึกเวลา เป็นอุปกรณ์ที่ต้องใช้งานทุกวัน หากระบบขัดข้องแม้เพียงเล็กน้อย ก็อาจส่งผลต่อการทำงานของ HR และการคำนวณเงินเดือนได้ทันที
ดังนั้น บริการหลังการขายจึงมีความสำคัญมาก ทั้งการตั้งค่าระบบ การติดตั้ง การให้คำปรึกษา การอัปเดตซอฟต์แวร์ และการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว ทำให้การเลือกผู้ให้บริการ ที่มีทีมซัปพอร์ตพร้อมดูแลอย่างสม่ำเสมอ เป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามในการเลือกเครื่องลงเวลาทำงาน
มองหา เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก เลือกได้ที่ Cloud-TA
สุดท้ายนี้ หากคุณกำลังมองหา เครื่องบันทึกเวลาเข้าออก ไม่ว่าจะเป็น เครื่องสแกนนิ้วเข้างาน เครื่องสแกนใบหน้า เครื่องสแกนบัตร หรือแม้แต่แอปพลิเคชันที่ใช้งานผ่านสมาร์ตโฟน Cloud-TA มีให้เลือกครบในที่เดียว พร้อมเป็นผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจระบบบันทึกเวลาทำงานขององค์กรทุกขนาด ช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างเป็นระบบ หากสนใจ สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอคำแนะนำจากทีมงาน Cloud-TA ได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
