Key Takeaway
- ใบรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่รับรองว่าเราเป็นพนักงานในองค์กรไหน ตำแหน่งอะไร มีอายุงานเท่าไหร่ และเงินเดือนเท่าไร
- มักใช้ในกรณียื่นขอสินเชื่อ เอกสารประกอบการเช่าบ้าน ยื่นขอวีซ่าต่างประเทศ หรือสมัครงานใหม่ เป็นต้น
- โดยทั่วไป ใบรับรองเงินเดือนจะออกโดยฝ่าย Human Resource (HR) หรือหน่วยงานที่มีอำนาจในบริษัทเท่านั้น
- พนักงานรายวัน สามารถขอใบรับรองเงินเดือนได้เหมือนกับพนักงานประจำ แต่ควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นพนักงานรายวัน
เวลาพนักงานต้องใช้ หนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อยื่นกู้ธนาคาร ขอสินเชื่อ หรือใช้ประกอบเอกสารสำคัญต่าง ๆ ฝ่าย Human Resource (HR) ก็มักเป็นด่านแรกที่พนักงานจะติดต่อเสมอ ดังนั้น การจัดทำเอกสารให้ถูกต้อง รวดเร็ว และตรงตามวัตถุประสงค์จึงเป็นสิ่งที่ HR ต้องรู้ และเตรียมพร้อมอยู่เสมอ
ในบทความนี้ Cloud-TA จึงอยากพาคุณไปทำความเข้าใจขั้นตอน และสิ่งที่ควรรู้ เกี่ยวกับการออกใบรับรองเงินเดือน แบบมืออาชีพ ที่ HR ห้ามพลาด เพื่อให้การออกเอกสารนี้เป็นเรื่องง่าย ถ้าพร้อมแล้ว เราไปดูกัน !
หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร ?
ใบรับรองเงินเดือน (Certificate of Employment) คือ เอกสารที่รับรองว่า เราเป็นพนักงานในองค์กรไหน มีอายุงานเท่าไหร่ รายได้เป็นอย่างไร โดยจะระบุข้อมูล เช่น ชื่อ – นามสกุล ตำแหน่งงาน วันที่เริ่มงาน รายได้ประจำ และข้อความรับรองว่าเป็นพนักงานของบริษัทจริง ซึ่งเอกสารนี้มักจะออกให้โดยฝ่าย Human Resource ตามคำร้องขอของพนักงาน
หนังสือรับรองเงินเดือน ใช้ทำอะไรบ้าง ?
โดยทั่วไปแล้ว ใบรับรองเงินเดือนมักนำไปใช้ในหลายกรณี ดังต่อไปนี้
- ยื่นขอสินเชื่อ หรือบัตรเครดิตกับธนาคาร
- ใช้เป็นเอกสารประกอบการเช่าบ้าน หรือคอนโด
- ยื่นขอวีซ่าต่างประเทศ
- สมัครงานใหม่ (โดยเฉพาะงานราชการ หรือรัฐวิสาหกิจ ที่ต้องยื่นเอกสารรับรองรายได้)
- ใช้เป็นหลักฐานแสดงรายได้ ในกรณีที่หน่วยงานราชการร้องขอ
ใบรับรองเงินเดือน สามารถขอได้จากที่ไหน ?
โดยปกติแล้ว พนักงานสามารถขอเอกสารได้ที่ฝ่าย HR ของบริษัท โดยควรแจ้งล่วงหน้า ก่อนใช้งานจริงอย่างน้อย 3 – 5 วันทำการ เพื่อให้ HR มีเวลาในการจัดเตรียมข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง และลงลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจ
อย่างไรก็ตาม รูปแบบของใบรับรองเงินเดือน อาจแตกต่างกันไปตามนโยบายของแต่ละบริษัท แต่หัวใจสำคัญ คือ ต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน และสามารถนำไปใช้งานได้จริง ตามวัตถุประสงค์ของผู้ขอ
ทั้งนี้ หากต้องการเช็กสลิปเงินเดือน เพื่อยื่นทำธุรกรรมควบคู่กับใบรับรองเงินเดือน ก็สามารถตรวจเช็กผ่านแอปพลิเคชันได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การใช้โปรแกรม Cloud HRM อย่าง Cloud-TA ที่จะช่วยเปลี่ยนการจัดการงานบุคคลขององค์กรให้ง่ายขึ้น
Cloud-TA คือ ระบบบริหารจัดการงานบุคคล ที่จะช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้พนักงานไม่ต้องคอยไปตรวจสอบกับ HR หรือฝ่ายบัญชี ให้เสียเวลาอีกต่อไป
ส่อง 4 ขั้นตอนการขอ หนังสือรับรองเงินเดือน ที่ HR ควรรู้
แม้ใบรับรองเงินเดือน จะเป็นเอกสารทั่วไป แต่หากมีการจัดการอย่างเป็นระบบ ก็จะช่วยให้ฝ่าย Human Resource ทำงานได้รวดเร็ว และแม่นยำขึ้น โดยขั้นตอนที่ควรรู้ มีดังนี้
- รับคำร้องขอจากพนักงาน
อันดับแรก พนักงานจะส่งคำร้องขอมาให้ฝ่าย HR ผ่านช่องทาง เช่น อีเมล แบบฟอร์มกระดาษ หรือระบบ HRM โดยทางบริษัทควรมีแบบฟอร์มมาตรฐาน เพื่อความชัดเจนในการประมวลผล
- ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน และวัตถุประสงค์การใช้งาน
HR จะตรวจสอบตำแหน่ง อายุงาน และเงินเดือนปัจจุบัน รวมถึงตรวจสอบการขอลาออก หรือสถานะอื่น ๆ (หากมี) จากนั้นพอตรวจสอบข้อมูลเสร็จ HR จะสอบถาม หรือยืนยันวัตถุประสงค์การใช้งาน เช่น ใช้สำหรับกู้บ้าน ขอวีซ่า หรือสมัครเรียน เพื่อออกหนังสือที่มีข้อมูลสอดคล้องกับวัตถุประสงค์
- กำหนดวันที่ออกเอกสาร และผู้ลงนาม
การขอเอกสาร ควรมีการวางแผนล่วงหน้า โดยเฉพาะช่วงที่ HR งานเยอะ อีกทั้งผู้มีอำนาจลงนาม ก็ควรระบุชัดเจนในระบบว่าเป็นใคร
- ตรวจสอบก่อนส่งมอบ
สิ่งสุดท้ายที่ต้องทำ คือ การเช็กความถูกต้องของข้อมูล เช่น คำนำหน้า หรือชื่อ – นามสกุล เป็นต้น
เจาะลึก ข้อมูลสำคัญที่ควรมีใน ใบรับรองเงินเดือน
เพื่อให้ใบรับรอง สามารถใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์อย่างครบถ้วน ในเอกสารควรมีข้อมูลหลัก ๆ ดังนี้
- ชื่อ – นามสกุลพนักงาน
- ตำแหน่งปัจจุบัน
- วันที่เริ่มงาน
- รายได้ หรือเงินเดือน (ระบุเป็นรายเดือน หรือรายปี)
- วัตถุประสงค์ในการขอหนังสือ
- ชื่อบริษัท ที่อยู่ และเบอร์โทรติดต่อ
- ลายเซ็นผู้มีอำนาจ และตราประทับ (ถ้ามี)
- วันที่ออกหนังสือ
“สลิปเงินเดือน” กับ “หนังสือรับรองเงิน” เดือนต่างกันอย่างไร ?
หลายคนอาจยังเข้าใจผิดว่า สลิปเงินเดือน (Pay slip) กับใบรับรองเงินเดือน คืออย่างเดียวกัน แต่ความจริงแล้วทั้งสองเอกสารนี้ มีความแตกต่างกัน
เนื่องจาก สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่นายจ้างจะออกให้พนักงาน ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินเดือน เพื่อแสดงรายละเอียดรายรับ และรายจ่ายของพนักงานในแต่ละรอบเงินเดือน เช่น
- เงินเดือนพื้นฐาน
- ค่าล่วงเวลา
- โบนัส หรือสวัสดิการ
- ภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย
- เงินสมทบประกันสังคม
ส่วนใบรองเงินเดือน เป็นเอกสารทางราชการ ที่จะได้รับเมื่อลูกจ้างร้องขอ เพื่อยืนยันรายได้ ตำแหน่ง และสถานภาพการทำงานของพนักงาน ในกรณีที่ใช้ประกอบการขอสินเชื่อ ขอวีซ่า หรือสมัครเรียนต่อ เป็นต้น
สรุปความแตกต่าง
- สลิปเงินเดือน: แสดงรายรับ – รายจ่ายแบบละเอียดในแต่ละเดือน
- ใบอรับรองเงินเดือน: ใช้ยืนยันสถานะการทำงาน และรายได้แบบทางการ โดยจะออกเฉพาะเมื่อยื่นเรื่องร้องขอเอกสาร
พนักงานรายวัน สามารถออก ใบรับรองเงินเดือน ได้ไหม ?
พนักงานรายวัน สามารถขอใบรับรองเงินเดือนได้ เหมือนกับพนักงานประจำ แต่ในหนังสือรับรองควรระบุชัดเจน ว่าเป็นพนักงานรายวัน เพื่อความถูกต้องของข้อมูล
ตอบคำถาม ! ออก ใบรับรองเงินเดือน เองได้ไหม ?
คำตอบคือ ไม่สามารถออกเองได้ โดยทั่วไปแล้ว ใบรับรองเงินเดือนจะต้องออกโดยฝ่าย Human Resource หรือหน่วยงานที่มีอำนาจในบริษัทเท่านั้น เช่น แผนกบัญชี หรือเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากบริษัทอย่างเป็นทางการ เพราะเอกสารรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารราชการ หรือเป็นเอกสารที่ใช้ประกอบธุรกรรมสำคัญ
อีกทั้งเอกสารยังต้องมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจ และตราประทับบริษัท หากออกเอกสารเอง ก็จะไม่มีน้ำหนักทางกฎหมาย และสถาบันการเงินจะไม่รับรองความถูกต้องให้
สุดท้ายนี้ หากองค์กรของคุณยังใช้วิธีการแบบ Manual ในการจัดการเอกสาร ลองเปลี่ยนมาใช้ระบบ HRM อย่าง Cloud-TA ที่ช่วยให้ HR ออกเอกสารได้ง่าย รวดเร็ว และสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น หากสนใจทดลองใช้งาน หรือสอบถามเพิ่มเติม ติดต่อหาเราได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
