ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีถูกพัฒนาตลอดเวลา การนำ HR Software มาใช้งานในองค์กร ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ภาพลักษณ์ขององค์กรมีความทันสมัย ทั้งยังช่วยให้การจัดการเรื่องบุคลากรเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นอีกด้วย แต่การเลือกระบบให้เหมาะสมกับองค์กร นับได้ว่าเป็นเรื่องท้าทายที่ HR และทีมบริหารต้องทำการบ้าน เพราะหากเลือกระบบที่ไม่เหมาะสม และไม่ตอบโจทย์วัฒนธรรมองค์กรมากพอ ก็อาจเสียค่าใช้จ่ายโดยใช่เหตุ
แต่ปัญหาที่ยุ่งยากเหล่านี้จะจบไป เพราะในบทความนี้ Cloud-TA จะมาแนะนำวิธีเลือก HR Software ให้เข้ากับองค์กรทุกรูปแบบ เพื่อให้แต่ละองค์กร ได้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงลดการทำงานผ่านกระดาษ และอัปเกรดภาพลักษณ์ของบริษัทให้ทันสมัยยิ่งขึ้น หากพร้อมแล้ว เราไปดูกันได้เลย
ทำไมองค์กรยุคใหม่หันมาใช้ซอฟต์แวร์แทนการทำงานผ่านกระดาษ
การทำงานในด้านทรัพยากรบุคคล เต็มไปด้วยงานเอกสารมากมาย และเกี่ยวข้องกับการบริหารคนในองค์กรโดยตรง ทำให้ในบางครั้ง การทำงานผ่านกระดาษอย่างเดียว อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ตามมา ไม่ว่าจะเป็น เอกสารสูญหาย การลักลอบลงเวลาแทนกันของพนักงาน และการคำนวณเงินเดือนผิดพลาด ไปจนถึงการประเมิน Performance งานที่ไม่เป็นธรรม
ด้วยเหตุผลต่าง ๆ เหล่านี้ ทำให้ระบบ Human Resource Software เข้ามาช่วยลดภาระงานเอกสาร ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารพนักงานได้อย่างตรงจุด ทั้งยังช่วยให้การดำเนินการต่าง ๆ ในองค์กร สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว และไม่ต้องคอยถือเอกสารไปมาอีกต่อไป ซึ่งระบบซอฟต์แวร์ของ HR ก็มีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท ดังนี้
- Cloud-based Software: เป็นระบบซอฟต์แวร์บริหารทรัพยากรบุคคล ที่ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต (Cloud Computing) แทนการติดตั้งโปรแกรมบนเซิร์ฟเวอร์ หรือคอมพิวเตอร์ภายในบริษัท โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บบน Cloud ทำให้ผู้ใช้งานเข้าถึงระบบได้ทุกที่ เพียงแค่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต
- On-premise Software: คือ ระบบซอฟต์แวร์บริหารงานที่ติดตั้ง และใช้งานภายในองค์กร บนเซิร์ฟเวอร์ที่องค์กรเป็นเจ้าของ และดูแลเองทั้งหมด ทำให้ HR และทีมบริหารสามารถควบคุมข้อมูลได้เต็มที่ ตอบโจทย์องค์กรที่เข้มงวด ในการควบคุมข้อมูลภายในบริษัท
- Hybrid Software: เป็นการรวบรวมระบบของ Cloud และ On-premise เข้าด้วยกัน เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร และต้องการความสะดวกของ Cloud ทำให้ระบบใช้งานได้ง่าย และใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา
แนะนำฟีเจอร์สำคัญใน HR Software ที่ทุกองค์กรไม่ควรพลาด
ก่อนที่จะไปเลือกโปรแกรมบริหารงานทรัพยากรบุคคล ลองมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ฟีเจอร์สำคัญอะไรบ้างที่ระบบ Human Resource ที่ดีควรมี เพื่อความคุ้มค่า และสอดคล้องกับการใช้งานในองค์กรอย่างรอบด้าน โดยฟังก์ชันสำคัญที่ควรมีของโปรแกรม HR มีดังนี้
ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน (HRIS) ถือเป็นหัวใจสำคัญของระบบ HR เลยก็ว่าได้ เพราะเป็นส่วนที่รวบรวมข้อมูลส่วนตัวของพนักงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ-นามสกุล ประวัติการศึกษา ข้อมูลติดต่อ ตำแหน่งงาน เงินเดือน โอที และสวัสดิการต่าง ๆ ที่ได้รับ ซึ่งหากระบบ HR ที่เลือกมาใช้งาน มีการจัดการข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบ ก็จะช่วยให้ HR เข้าถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละคนได้อย่างรวดเร็ว
ระบบเงินเดือน และสวัสดิการ
ระบบเงินเดือน และสวัสดิการ เป็นหนึ่งในฟังก์ชันสำคัญที่ขาดไปไม่ได้ เพราะระบบนี้จะจัดการคำนวณเงินเดือน โบนัส ค่าล่วงเวลา การหักภาษี และสวัสดิการต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ทำให้ HR จัดการเอกสารเกี่ยวกับการเงินได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งพนักงานก็สามารถเข้าถึงข้อมูลทางการเงินของตัวเองได้ง่ายยิ่งขึ้น
ระบบการลา และการจัดการเวลาทำงาน
อีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญของระบบ Human Resource ได้แก่ ระบบการลา และการจัดการเวลาทำงาน เช่น การลางานในรูปแบบต่าง ๆ การขอทำงานล่วงเวลา และการคำนวณวันลาของพนักงานแต่ละคน
ซึ่งการที่ระบบมีการอัปเดตวันลา และเวลาทำงานอย่างชัดเจน ช่วยให้ HR ลดความผิดพลาดในการคำนวณ และลดโอกาสที่พนักงานจะลักลอบลาเกินกำหนด ทั้งยังช่วยให้พนักงานได้วางแผนลางาน และยื่นคำร้องลางานได้สะดวกยิ่งขึ้น
ระบบการประเมินผลงาน
ระบบการประเมินผลงาน (Performance Management) ช่วยให้ HR หัวหน้างาน และผู้บริหารกำหนดเป้าหมาย และประเมินประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนได้ง่าย ทั้งยังช่วยให้การประเมินประจำปี หรือการประเมินในแต่ละไตรมาสได้มาตรฐาน และมีความโปร่งใสยิ่งขึ้น
ทั้งนี้ สำหรับผู้บริหาร หรือ HR ที่อยากยกระดับองค์กรให้ทันสมัย และเพิ่มความเชื่อถือให้กับองค์กร ลองใช้ Cloud-TA ระบบ Time Attendance ที่มีฟังก์ชันการใช้งาน ครอบคลุมทุกความต้องการขององค์กรสมัยใหม่ ช่วยให้องค์กรจัดการกับทรัพยากรบุคคลอย่างเป็นระบบ ทั้งยังช่วยลดภาระงานเอกสาร และตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
เทคนิคเลือกระบบ HR Software ให้เข้ากับองค์กรอย่างรอบด้าน
การเลือกโปรแกรม HR ให้เหมาะกับการทำงานขององค์กรนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย และเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วน เพราะหากเลือกผิด อาจทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย และเสียเวลาในการมองหาระบบใหม่ ที่สอดคล้องกับองค์กร Cloud-TA จึงได้รวบรวมวิธีการเลือกโปรแกรม HR ให้เหมาะกับการทำงานของแต่ละบริษัท มาไว้ให้แล้ว ดังนี้
ระบบใช้งานง่าย เข้าใจไม่ยาก
องค์กรส่วนใหญ่ล้วนมีพนักงานหลากหลายช่วงวัย และมีความเข้าใจเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่แตกต่างกัน ดังนั้น ระบบ HR Software ที่ดี ควรเป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย ไม่ซับซ้อน และมี UX/UI ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ เพื่อให้การใช้งานราบรื่น ลดเวลาในการเรียนรู้ระบบ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว
ความปลอดภัยแน่นหนา
นอกเหนือจากการใช้งานที่ง่ายแล้ว โปรแกรม HR ที่เลือกมาใช้งานในองค์กร ควรมีความปลอดภัยในระบบสูง รวมถึงมีการเข้ารหัสข้อมูล และมีการสำรองข้อมูลที่น่าเชื่อถือ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญของพนักงาน และองค์กรจะไม่สูญหาย หรือถูกคนนอกเข้าถึงได้ง่าย
ความสามารถในการขยายระบบ
ในกรณีที่บริษัทมีการขยับขยาย ทั้งรูปแบบการทำงาน และจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น ระบบ Human Resource Software ควรมีความยืดหยุ่น และสามารถปรับแต่ง ให้เข้ากับกระบวนการทำงานขององค์กร หากปรับแต่งไม่ได้ อาจมีแพ็กเกจให้เลือกหลากหลาย เพื่อรองรับการเติบโตของบริษัทในระยะยาว
รองรับการอัปเดตในระยะยาว
เพราะการเปลี่ยนระบบบ่อย ๆ เป็นเรื่องที่ยุ่งยาก และส่งผลให้การทำงานล่าช้า ดังนั้น ควรเลือกระบบที่มีทีมงานพร้อมช่วยเหลืออย่างชัดเจน และมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้คุณมั่นใจว่า จะสามารถใช้ฟีเจอร์ใหม่ ๆ ที่มีความทันสมัยอยู่เสมอ และรองรับกับเทคโนโลยีในอนาคต
ราคาคุ้มค่า
อีกหนึ่งสิ่งที่ผู้บริหาร และ HR ควรพิจารณาให้ถี่ถ้วน คือ เรื่องของราคา ควรกำหนดกรอบราคาให้ชัดเจน เพื่อดูว่าระบบไหนที่ตอบโจทย์การทำงานขององค์กร และมีความปลอดภัยที่แน่นหนา ในราคาที่เอื้อมถึง นอกจากนี้ ควรพิจารณาถึงความคุ้มค่าในระยะยาวร่วมด้วย
ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจ
ก่อนจะตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์ของบริษัทที่สนใจ อย่าอ่านข้อดีแค่ในโบรชัวร์อย่างเดียว แต่ควรสอบถามด้วยว่า ทางบริษัทมีบริการทดลองใช้ฟรีหรือไม่ ซึ่งในปัจจุบันบริษัทผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ มักจะมีโปรแกรมทดลองให้ใช้ฟรี ก่อนตัดสินใจซื้อ เพื่อให้ทีม HR ได้ทดสอบซอฟต์แวร์จริง ๆ และได้ลองปรึกษาก่อนว่า ซอฟต์แวร์นั้นตอบโจทย์การใช้งานภายในองค์กรหรือไม่
ทั้งนี้ อย่าลืมนึกถึง Cloud-TA ระบบ Time Attendance ที่จะช่วยจัดการบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน และจัดเก็บเอกสารสำคัญให้ปลอดภัย โดยเรามีบริการทดลองใช้งานฟรี 30 วัน เพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของเรา ตอบโจทย์การใช้งานของคุณหรือไม่ หากสนใจทดลองใช้งานฟรี หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
