ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากขึ้น ระบบการจัดการต่าง ๆ ภายในองค์กรก็ได้รับการพัฒนาให้มีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น หนึ่งในนั้นคือ “ระบบลางานออนไลน์” ที่ถูกออกแบบมา เพื่อทดแทนการลาแบบเอกสาร โดยช่วยให้พนักงานสามารถยื่นขอลา ตรวจสอบสถานะ และดูวันลาคงเหลือได้ภายในไม่กี่คลิก
ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาคุณมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบดังกล่าว สามารถช่วยให้ทั้งพนักงานและฝ่าย HR จัดการลดได้ง่ายขึ้นอย่างไรบ้าง ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย
จุดเด่นของ ระบบลางานออนไลน์ มีฟังก์ชันอะไรบ้าง ที่น่าสนใจ
หลายองค์กรยังใช้วิธีการลางานแบบเอกสารกระดาษ ซึ่งต้องกรอกฟอร์ม ส่งต่อเอกสาร และรอการอนุมัติจาก HR ทำให้เกิดงานซ้ำซ้อน และเสียเวลา โดยการเข้ามาของระบบลางานออนไลน์ หรือ Time Attendance โปรแกรมลงเวลาทำงาน จึงเข้ามาช่วยให้กระบวนการทั้งหมดสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำมากขึ้น โดยสามารถแบ่งฟังก์ชันหลักออกเป็น สองส่วนหลัก คือ สำหรับพนักงาน และสำหรับ HR / หัวหน้างาน
สำหรับพนักงาน
- ยื่นขอลางานได้ทุกรูปแบบ
ระบบการลางานออนไลน์รองรับการลาทุกประเภท เช่น ลาพักร้อน ลาป่วย ลาคลอด ลาบวช หรือลากิจ โดยพนักงานสามารถระบุวันลา วันเริ่มต้น วันสิ้นสุด หรือแม้แต่การลาครึ่งวันได้อย่างสะดวก ทำให้ไม่ต้องเดินเอกสาร หรือรอการกรอกแบบฟอร์มด้วยตนเอง รวมถึงการแนบเอกสารประกอบการลา เช่น ใบรับรองแพทย์ เพื่อให้ HR ตรวจสอบได้สะดวก
- ตรวจเช็กวันลาคงเหลือ
พนักงานสามารถตรวจสอบยอดวันลาคงเหลือได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องสอบถาม HR ทำให้ลดความสับสนในสิทธิ์การลา และป้องกันการลาที่เกินสิทธิ นอกจากนี้ ระบบยังแสดงสรุปวันลาที่ใช้ไป และวันลาที่เหลืออย่างชัดเจน
- รองรับการใช้งานทุกระบบ
ระบบการลางานออนไลน์สามารถใช้งานได้บนสมาร์ตโฟน ทั้งระบบ iOS และ Android หรือคอมพิวเตอร์ จึงสะดวกต่อการเข้าถึง ไม่ว่าจะอยู่ที่สำนักงาน บ้าน หรือพื้นที่อื่นที่มีอินเทอร์เน็ต
- ใช้งานได้ทุกที่ และทันที
พนักงานสามารถยื่นคำขอลาได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องเดินเอกสาร หรือรอ HR ทำให้ประหยัดเวลา และเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการลางาน
- การแจ้งเตือนเมื่อการขออนุมัติ หรือปฏิเสธ
หลังจากยื่นคำร้อง ระบบจะแจ้งเตือนทันทีเมื่อ HR หรือหัวหน้าตรวจสอบและอนุมัติหรือปฏิเสธคำร้อง ผ่านโทรศัพท์ หรืออีเมล นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถยกเลิกวันลาได้ด้วยตนเอง ผ่านระบบโดยตรง โดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่
สำหรับ HR และหัวหน้า
- อนุมัติการลาได้แบบ Real-Time
เมื่อพนักงานยื่นคำขอ ระบบจะแจ้งเตือน HR และหัวหน้างานทันทีโดยตรงแบบ Real-Time ทำให้สามารถตรวจสอบ และอนุมัติการลาออนไลน์ได้รวดเร็ว
- ตรวจสิทธิ์การลาก่อนอนุมัติ
ในบางครั้ง หากพนักงานตำแหน่งเดียวกัน ลาทับซ้อนกันเยอะ อาจทำให้งานไม่สามารถเดินได้ หากใช้ระบบแบบเอกสาร ส่งผลให้ข้อมูลในส่วนนี้พลาดไป แต่เมื่อมีระบบเข้ามาทดแทน สามารถลดความผิดพลาดได้
- เช็กรายละเอียดจำนวนวันลาของพนักงานได้
HR และหัวหน้าสามารถดูข้อมูลสรุปวันลาของพนักงานทั้งหมด เช่น วันลาที่ใช้ไป วันลาที่เหลือ และประเภทการลา ทำให้สามารถวางแผนการจัดกำลังคนได้อย่างเหมาะสม
- ส่งออกข้อมูลเป็นสรุปรายงาน
ระบบการลางานออนไลน์สามารถ สรุปและส่งออกข้อมูลเป็นรายงาน เช่น รายงานวันลาของพนักงาน รายงานสรุปเดือน หรือรายงานประจำปี ทำให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบ และสะดวกต่อการวิเคราะห์สถิติการลาของพนักงาน ได้ทั้งไฟล์ Excel PDF หรือ TXT
ทั้งหมดนี้ สามารถจัดการได้ เพียงคลิกเดียว ผ่าน Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาการทำงาน และลางานออนไลน์ที่ครบวงจร ระบบถูกออกแบบมาให้ตอบโจทย์ทั้งความสะดวกสบายของพนักงาน และความแม่นยำสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล พร้อมฟังก์ชันที่ใช้งานง่าย ครอบคลุมการยื่นคำขออนุมัติวันลา ตรวจสอบสิทธิ์วันลาคงเหลือ และส่งออกรายงานต่าง ๆ
วิธีเลือก ระบบลางาน ให้เหมาะกับองค์กร
เมื่อได้ทำความเข้าใจถึงจุดเด่นของเครื่องมือ Time Attendance ระบบลางานออนไลน์กันไปแล้ว ขั้นตอนต่อมา คือ การเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับลักษณะการทำงานขององค์กร และพนักงานยุคใหม่ ซึ่งสามารถพิจารณาได้จากปัจจัยสำคัญดังต่อไปนี้
- รองรับการใช้งานบนมือถือ
ระบบลางานออนไลน์ที่ดีควรรองรับการใช้งาน ผ่านสมาร์ตโฟนทุกระบบ ทั้ง iOS และ Android เพื่อให้พนักงานสามารถยื่นขอลา ตรวจสอบสิทธิ์ และติดตามสถานะได้ทุกที่ทุกเวลา ควรเป็นแอปพลิเคชันที่ผ่านการพัฒนาอย่างสมบูรณ์ ไม่ใช่ไฟล์ APK ที่อาจมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
- UI เข้าใจง่าย ไม่ว่าเจนไหน
การออกแบบหน้าจอ (UI) ต้องเรียบง่าย และเข้าใจได้ทันที แม้พนักงานที่ไม่ถนัดเทคโนโลยีก็สามารถใช้งานได้อย่างไม่ยุ่งยาก เหมาะสำหรับทุกเจเนอเรชันในองค์กร อีกทั้งควรรองรับหลายภาษา หรือสามารถปรับแต่งตามนโยบายของบริษัท เพื่อให้ทุกคนเข้าถึง และใช้งานได้สะดวก
- มีระบบรายงานครบถ้วน
ระบบควรมี Dashboard สำหรับสรุปข้อมูลที่สำคัญ เช่น จำนวนวันลาของพนักงานแต่ละคน ประเภทการลา รวมถึงสถิติการลารายเดือน หรือรายปี เพื่อให้ฝ่ายบุคคล สามารถดึงรายงานออกมาเป็นไฟล์ได้ง่าย ทั้งยังช่วยให้การวางแผนกำลังคน และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ มีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น
- ปลอดภัยต่อโลกไซเบอร์
ความปลอดภัยของข้อมูล ถือเป็นสิ่งสำคัญ ระบบควรมีมาตรการป้องกันที่เข้มงวด เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) และการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อป้องกันการรั่วไหล หรือการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง ช่วยให้ทั้งพนักงาน และองค์กรมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย
สำหรับผู้ประกอบการ หรือเจ้าของธุรกิจที่กำลังมองหาระบบ Time Attendance ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาทำงาน และระบบลางานออนไลน์ผ่านคลาวด์ ที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบ Microsoft Azure มั่นใจได้ในความปลอดภัย อีกทั้งยังออกแบบให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานไทย
เพื่อให้การจัดการวันลาเป็นไปอย่างถูกต้อง ช่วยลดขั้นตอนงานเอกสาร ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพ ในการบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างแท้จริง หากสนใจ สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
