ใกล้เข้าสู่ช่วงเวลายื่นภาษีประจำปี เอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ประกอบการยื่น อย่าง “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” มักถูกเข้าใจผิดว่าเมื่อยื่นภาษีเสร็จเรียบร้อยแล้ว สามารถทิ้งเอกสารได้ทันที แต่ในความเป็นจริงแล้ว เอกสารในกลุ่มบัญชี และภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ต่ออีกระยะหนึ่ง
ในบทความนี้ Cloud-TA ชวนมาทำความเข้าใจว่าเอกสารสำหรับยื่นภาษี ควรเก็บรักษาไว้นานเท่าไหร่ พร้อมข้อควรรู้ที่จะช่วยให้การจัดเก็บเอกสารภาษีเป็นเรื่องง่าย และไม่มีปัญหาตามมาภายหลัง
ทบทวน หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) คืออะไร ?
หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย คือ เอกสารสำคัญใช้เป็นหลักฐานว่า ผู้จ่ายเงินได้หักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งสรรพากรแล้ว โดยเอกสารนี้จะออกให้แก่ผู้รับเงิน เช่น พนักงาน ลูกจ้าง หรือฟรีแลนซ์ เพื่อใช้ประกอบการยื่นภาษีประจำปี
ตอบคำถาม หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรเก็บไว้นานเท่าไร ?
ระยะเวลาที่แนะนำโดยทั่วไป คือ จัดเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันที่ดำเนินการตามขั้นตอนการยื่นภาษีออนไลน์ ตามอายุความที่กรมสรรพากรมีอำนาจเรียกตรวจสอบย้อนหลังได้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้อง หากถูกเรียกตรวจเอกสารในภายหลัง
ใบ 50 ทวิ ออกเมื่อไหร่? พร้อมเช็กจุดสำคัญในเอกสาร
การรู้ว่าใบ 50 ทวิ ออกเมื่อไหร่ จะช่วยให้ผู้มีเงินได้สามารถวางแผนเตรียมเอกสาร สำหรับยื่นภาษีได้ทันตามกำหนดเวลา แต่เมื่อได้รับเอกสารแล้ว ไม่ควรตรวจสอบเพียงแค่วันที่ได้รับเท่านั้น เพราะข้อมูลภายในใบ 50 ทวิ ยังถือเป็นส่วนสำคัญที่ใช้ในการคำนวณ และยื่นภาษีอีกด้วย
- ต้องได้รับเมื่อไหร่
สำหรับกำหนดเวลาที่จะได้รับใบ 50 ทวิ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กรณีหลัก ตามลักษณะของผู้มีเงินได้ ดังนี้
- พนักงานประจำ: ตามประเภทเงินได้ 40 (1) และ 40 (2) นายจ้างมีหน้าที่ต้องออกใบ 50 ทวิ ให้กับพนักงานภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป เพื่อให้พนักงานมีเวลาเพียงพอ ในการนำไปใช้ยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี ถ้าหากพนักงานลาออกจากงานระหว่างปี นายจ้างจะต้องออกใบ 50 ทวิ ให้ภายใน 1 เดือน นับจากวันที่พนักงานออกจากงาน
- ฟรีแลนซ์: ประเภทเงินได้ 40 (3)-40 (8) สำหรับฟรีแลนซ์ หรือผู้ที่รับงานแบบอิสระ ผู้ว่าจ้างมีหน้าที่ต้องออกใบ 50 ทวิ ให้ทันทีในทุกครั้งที่มีการจ่ายเงิน และมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายเกิดขึ้น หรือเป็นไปตามรอบการจ่ายเงินที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกันไว้
- จุดสำคัญในเอกสารที่ควรเช็ก
เมื่อได้รับใบ 50 ทวิ ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสารทุกครั้ง เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตอนยื่นภาษี โดยมีจุดสำคัญที่ควรเช็ก ดังนี้
- ชื่อ-นามสกุล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของทั้งผู้มีเงินได้ และผู้จ่ายเงิน ต้องสะกดถูกต้องตรงกับบัตรประชาชน หรือทะเบียนนิติบุคคล ไม่มีตัวอักษรหรือตัวเลขผิดพลาด
- ที่อยู่ของผู้จ่ายเงินและผู้มีเงินได้ ต้องระบุครบถ้วน และถูกต้องตามที่จดทะเบียนไว้
- ประเภทเงินได้พึงประเมิน ต้องตรงกับลักษณะงานที่ทำจริง เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง หรือค่าบริการ เพื่อให้การคำนวณภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง
- จำนวนเงินได้และจำนวนภาษีที่หักไว้ ต้องตรงกับยอดที่ได้รับจริงในแต่ละงวดหรือแต่ละปี ควรนำมาเทียบกับสลิปเงินเดือนหรือหลักฐานการรับเงินอีกครั้งเพื่อความแน่ใจ
- วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงิน ต้องตรงกับรอบระยะเวลาบัญชีหรือปีภาษีที่ต้องการยื่น เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการนำไปใช้คำนวณภาษี
สำหรับองค์กรที่ไม่อยากปวดหัวไล่เช็ก Excel ทีละแถวของพนักงานหลักสิบหรือหลักร้อยคน จะดีกว่าไหมถ้าเปลี่ยนความยุ่งยากให้เหลือเพียงไม่กี่คลิกกับ Cloud-TA โปรแกรมบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ และคำนวณเงินเดือนครบวงจร จัดการเอกสารสำคัญได้ในที่เดียว
ทั้งสลิปเงินเดือน ไฟล์นำส่งธนาคาร ประกันสังคม และหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย ลดงานซ้ำซ้อน และความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ
ใบ 50 ทวิ หาย ต้องทำอย่างไร? รวมวิธีขอเอกสารใหม่
หากเกิดเหตุไม่คาดฝันจนทำให้ใบ 50 ทวิ สูญหาย หรือเกิดความชำรุดเสียหาย จนไม่สามารถใช้งานได้ ไม่ต้องรีบตกใจไป เพราะเอกสารฉบับนี้สามารถขอออกใหม่ได้สะดวก โดยมีขั้นตอนดังนี้
- ขอออกใหม่จากนายจ้างหรือผู้ว่าจ้าง: สามารถติดต่อขอเอกสารฉบับใหม่ได้โดยตรง กับนายจ้างหรือบริษัทต้นทางที่เป็นผู้ออกให้ในครั้งแรก เนื่องจาก บริษัทมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาข้อมูลการหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้เป็นหลักฐาน จึงสามารถออกใบแทนให้ได้
- กรณีบริษัทปิดกิจการ: สามารถติดต่อกรมสรรพากรได้โดยตรง เพื่อขอตรวจสอบ และขอคัดสำเนาข้อมูลการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่เคยมีการนำส่งไว้ในระบบของกรมสรรพากร โดยเตรียมเอกสารประจำตัว เช่น บัตรประชาชน พร้อมแจ้งรายละเอียดปีภาษี
ไขข้อสงสัย เมื่อใบ 50 ทวิครบอายุการเก็บแล้ว ทำลายอย่างไรให้ถูกต้อง
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล เมื่อครบกำหนดระยะเวลาจัดเก็บตามกฎหมายแล้ว สามารถทำลายเอกสารได้ แต่ต้องทำลายอย่างถูกวิธี เพื่อไม่ให้หลงเหลือข้อมูลที่สามารถอ่านได้ เพราะอาจเสี่ยงต่อการถูกสวมรอย หรือข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล โดยการทำลายที่ถูกต้อง มีดังนี้
- ทำลายด้วยเครื่องย่อยเอกสาร: เนื่องจาก ใบ 50 ทวิ มีข้อมูลส่วนบุคคลที่สำคัญ เช่น เลขประจำตัวประชาชนและรายได้ ควรทำลายด้วยวิธีการใช้เครื่องย่อยเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลไม่สามารถอ่าน หรือนำกลับมาใช้ได้อีก
- กรณีเป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์: ควรลบให้หมดจากทุกอุปกรณ์จัดเก็บ หากใบ 50 ทวิ อยู่ในรูปแบบไฟล์ ควรลบไฟล์ออกจากทุกอุปกรณ์ที่จัดเก็บ ทั้งคอมพิวเตอร์ ระบบคลาวด์ หรืออีเมล พร้อมล้างไฟล์ออกจากถังขยะ
สรุปการเก็บใบ 50 ทวิ ให้ครบรอบปี อุ่นใจได้ทุกช่วงยื่นภาษี
โดยสรุปแล้ว การจัดเก็บเอกสารยื่นภาษีอย่าง หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรจัดเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปี ไม่ควรทิ้งทันทีหลังจากสิ้นสุดรอบปีภาษีนั้น ๆ เพราะหากมีกรณีที่ต้องถูกตรวจสอบย้อนหลัง ไม่ว่าจะเป็น การยื่นเอกสารผิด หรือการจ่ายภาษีไม่ครบถ้วน เอกสารฉบับนี้ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการชี้แจงกับกรมสรรพากรได้
สำหรับบริษัทที่ต้องการจัดการเอกสารบัญชี และภาษีให้เป็นเรื่องง่าย เพียงเปลี่ยนมาใช้ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาทำงานและคำนวณเงินเดือนออนไลน์ ช่วยลดภาระการเก็บเอกสารกระดาษ พร้อมเรียกดู และดาวน์โหลดเอกสารย้อนหลังได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาตามแฟ้มอีกต่อไป
ด้วยระบบจัดเก็บบน Cloud ที่สะดวกและปลอดภัยสูง จัดการทุกธุรกรรมเงินเดือน และภาษีได้ในโปรแกรมเดียว สนใจติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
