เมื่อองค์กรยังไม่มีฝ่าย HR งานบริหารบุคลากรในออฟฟิศอย่าง การเช็กเวลาเข้า-ออกงาน ตรวจสอบวันลา ไปจนถึงการรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน อาจกลายเป็นหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจ หรือหัวหน้าทีมโดยตรง ทำให้การใช้ แอปลงเวลาเข้างาน เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมบริหารจัดการเวลาทำงานได้สะดวกขึ้น
แต่สำหรับองค์กรที่ไม่มี HR โดยเฉพาะ และสงสัยว่าควรเลือกใช้แอปรูปแบบไหนดี ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาทุกคนมาหาคำตอบกันว่า แอปลงเวลาเข้า-ออกงานแบบไหนบ้าง เข้ากับรูปแบบองค์กรที่ยังไม่มีฝ่าย HR โดยเฉพาะ เพื่อให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ เป็นเรื่องง่าย และลด Human Error ได้จริง
แนะนำ 3 รูปแบบแอปลงเวลาเข้างาน ตอบโจทย์องค์กรที่ไม่มี HR
ในช่วงแรกเริ่มของการตั้งองค์กร หลายบริษัทจะยังไม่มีฝ่าย HR โดยเฉพาะ ดังนั้น การเลือกแอปลงเวลาเข้างาน ที่ตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย เหมาะกับรูปแบบของบริษัท จะช่วยลดขั้นตอนในการตรวจสอบเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน
โดยปัจจุบันระบบลงเวลางาน สามารถยืนยันการเข้างานผ่านเทคโนโลยีได้หลายรูปแบบ ซึ่งแต่ละแบบเหมาะกับลักษณะองค์กรที่แตกต่างกัน ดังนี้
● สัญญาณ Wi-Fi
แอปพลิเคชันลงเวลาเข้า-ออกงาน ผ่านการจับสัญญาณ Wi-Fi เหมาะกับองค์กรที่พนักงานเข้าออฟฟิศทุกวัน โดยระบบสามารถกำหนดเครือข่าย Wi-Fi ของบริษัท สำหรับใช้เป็นเงื่อนไขในการลงเวลา
เมื่อพนักงานเข้ามาในออฟฟิศ ก็สามารถเช็กอินเข้างานในแอปพลิเคชันได้ทันที ช่วยให้องค์กรกำหนดขอบเขตการลงเวลาได้ชัดเจน ทั้งยังเช็กได้ว่าพนักงาน อยู่ภายในสถานที่ทำงานหรือไม่
● สัญญาณ GPS
สำหรับองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น เช่น Work From Home, Work From Anywhere และ Hybrid Working การลงเวลาผ่าน GPS จะช่วยให้พนักงานสามารถเช็กอินผ่านสมาร์ตโฟน จากพื้นที่ที่ได้รับอนุญาต ไม่ว่าจะเป็น ที่อยู่อาศัยของพนักงาน บริษัท และพื้นที่ที่พนักงานต้องไปเป็นประจำ
โดยองค์กรสามารถกำหนดตำแหน่ง หรือขอบเขตสำหรับการลงเวลาได้ ทำให้หัวหน้าทีมตรวจสอบข้อมูลการลงเวลาของพนักงานได้ง่ายขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องเช็กข้อมูลผ่าน Excel หรือตารางเวลาในกระดาษอีกต่อไป
● Beacon
Beacon เป็นอุปกรณ์ที่ส่งสัญญาณ Bluetooth ไปยังสมาร์ตโฟนที่อยู่ในระยะ โดยตัวเครื่องจะส่งสัญญาณออกไปได้ไกลประมาณ 10-70 เมตร เหมาะกับองค์กรที่ต้องการควบคุมพื้นที่ลงเวลาให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น โดยไม่ต้องพึ่งพาตำแหน่ง GPS เพียงอย่างเดียว ทั้งยังช่วยให้การรวบรวมข้อมูลเวลาทำงานของพนักงานเป็นระบบ แม้ไม่มีฝ่าย HR ประจำองค์กร
ทั้งนี้ สำหรับองค์กรที่อยากเปลี่ยนการเช็กเวลาทำงาน จากการลงชื่อ มาใชแอปพลิเคชัน ขอแนะนำ Cloud-TA แอปพลิเคชันที่ช่วยบันทึกเวลางาน ยื่นลางาน และยื่นขอ OT รวมถึงจัดเก็บเอกสารสำคัญของพนักงาน ผ่านโทรศัพท์มือถือ และเว็บไซต์
4 ฟังก์ชันการทำงานในแอปลงเวลางาน ที่ช่วยให้งานฝ่ายบุคคลง่ายขึ้น
แอปพลิเคชันลงเวลาเข้างาน (Time Attendance) ไม่ได้มีไว้เช็กอินเท่านั้น เพราะภายในแอปพลิเคชันได้รวบรวมฟังก์ชันด้านการบริหารพนักงานไว้ในระบบเดียว ทำให้การบริหารงานบุคคลสะดวก และง่ายยิ่งขึ้น ซึ่งฟังก์ชันที่น่าสนใจ มีดังนี้
1. ระบบจัดเก็บข้อมูลพนักงาน
การจัดเก็บข้อมูลพนักงานไว้ในระบบเดียว ช่วยให้องค์กรตรวจสอบข้อมูลพนักงานได้สะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลส่วนบุคคล ตำแหน่งงาน แผนก ตารางการทำงาน และประวัติการเข้า-ออกงาน
ทำให้เจ้าของธุรกิจ หรือหัวหน้างานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย โดยไม่ต้องกระจายข้อมูลไว้ในเอกสาร หรือไฟล์หลายชุด ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ที่มีนโยบาย Paperless และต้องการให้ Workflow ในการทำงานไหลลื่นยิ่งขึ้น
2. การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
แอปลงเวลาส่วนใหญ่ เชื่อมโยงข้อมูลการทำงานเข้ากับระบบ Payroll ทำให้สามารถนำข้อมูลสำคัญอย่างเวลาเข้างาน วันลา ชั่วโมงทำงาน รวมไปถึงการ OT ไปใช้ประกอบการคำนวณเงินเดือนได้อย่างเป็นระบบ ช่วยลดขั้นตอนการรวบรวม และกรอกข้อมูลซ้ำด้วยตัวเอง รวมถึงลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล
3. ระบบลางาน และยื่นขอ OT
อีกหนึ่งข้อดีของการใช้แอปลงเวลางาน ก็คือพนักงานสามารถยื่นคำขอลางาน หรือขอทำ OT ผ่านแอปได้โดยตรง โดยระบบจะส่งข้อมูลให้หัวหน้างานอนุมัติทันที ช่วยลดการใช้เอกสาร และการส่งคำขอผ่านหลายช่องทาง
นอกจากนี้ พนักงาน และหัวหน้างานสามารถดูสถานะการลางาน และเช็กวันลาคงเหลือได้ง่ายขึ้น ทำให้องค์กรจัดการข้อมูลการลา และ OT ของพนักงานได้ง่ายยิ่งกว่าเดิม
4. การตรวจสอบข้อมูลได้แบบเรียลไทม์
อีกหนึ่งฟังก์ชันที่ช่วยเพิ่มความสะดวก ในการบริหารองค์กร คือ การแสดงข้อมูลการลงเวลาแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหาร และหัวหน้างานสามารถตรวจสอบข้อมูลการเข้า-ออกงานของพนักงานได้ โดยไม่ต้องรอรวบรวมข้อมูล
ตอบโจทย์องค์กรที่มีการทำงานรูปแบบ Hybrid Working และบริษัทที่พนักงานต้องทำงานนอกสถานที่บ่อย ๆ ฟังก์ชันนี้จะช่วยให้ติดตามข้อมูลการทำงานจากแต่ละพื้นที่ได้สะดวก และนำข้อมูลไปต่าง ๆ จัดการต่อได้รวดเร็วขึ้น
Cloud-TA แอปพลิเคชันลงเวลางาน สำหรับองค์กรสมัยใหม่
สำหรับองค์กรไหนที่กำลังมองหาระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ที่เต็มไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย และใช้งานได้ Cloud-TA แอปพลิเคชันที่ออกแบบมาให้รองรับทุกการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น พนักงานที่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ หรือพนักงานที่ต้องออกไปทำงานนอกสถานที่บ่อย ๆ
ซึ่ง Cloud-TA ถูกออกแบบให้เหมาะกับธุรกิจในทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็น
- องค์กรขนาดกลาง-ใหญ่: ที่ต้องการระบบที่มีความปลอดภัยสูง และมีฟังก์ชันการใช้งานหลากหลาย เพื่อรองรับพนักงานจำนวนมาก
- ธุรกิจ Startup: เป็นองค์กรที่ต้องการความ Flexible โดยระบบสามารถปรับ-แก้ได้ตามการเติบโตของธุรกิจ
- บริษัทที่มีนโยบาย Work from home: ระบบ GPS และการลงเวลาผ่านมือถือ ช่วยให้ตรวจสอบเวลาเข้างานของพนักงานได้แบบเรียลไทม์
- หน่วยงานราชการ และสถานศึกษา: ที่ต้องการระบบบันทึกเวลาทำงานที่โปร่งใส และตรวจสอบได้
สรุป แอปพลิเคชันลงเวลาเข้างาน ตอบโจทย์องค์กรที่ไม่มี HR หรือไม่
แม้องค์กรจะยังไม่มีฝ่าย HR โดยเฉพาะ แต่การจัดการเวลาเข้างาน วันลา OT และข้อมูลพนักงานก็สามารถทำให้เป็นระบบได้ ด้วยการเลือกแอปลงเวลาเข้างาน ที่เหมาะกับลักษณะการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น การลงเวลาผ่าน Wi-Fi สำหรับพนักงานประจำออฟฟิศ ระบบ GPS สำหรับทีมที่ทำงานแบบ Hybrid หรือ Work From Anywhere รวมถึง Beacon สำหรับองค์กรที่ต้องการกำหนดจุดลงเวลาให้ชัดเจน
สำหรับองค์กรที่ต้องการลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual ขอแนะนำ Cloud-TA แอปพลิเคชันที่ช่วยรวบรวมการบันทึกเวลาทำงาน การลา การขอ OT และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานไว้ในระบบเดียว ทำให้เจ้าของธุรกิจและหัวหน้างาน สามารถตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น พร้อมรองรับการทำงานที่หลากหลาย หากสนใจสามารถติดต่อได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
