Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร รู้ไว้ก่อน HR เข้าใจผิด

นอกจากการบริหารองค์กรให้มี Workflow ที่ดี และสวัสดิการครอบคลุมการทำงาน ของพนักงานในแต่ละด้านแล้ว บริษัทที่ดีควรมีระบบหลังบ้าน ที่เป็นระเบียบ และรัดกุมยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในส่วนของการจ่ายค่าแรงพนักงานให้ถูกต้อง และตรงต่อเวลาในทุกเดือน เพื่อให้พนักงานได้รับค่าตอบแทนอย่างครบถ้วน และเอื้อต่อการทำเอกสารของ HR ในแต่ละเดือน

อย่างไรก็ตาม สำหรับ HR มือใหม่อาจยังไม่เข้าใจว่า Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาทุกคนมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับ ความต่างของ Salary และ Payroll เพื่อให้การทำระบบเงินเดือนมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และลดความเสี่ยงที่ความลับในบริษัท จะถูกรั่วไหล หากพร้อมแล้ว เราไปดูกันได้เลย

เจาะลึก Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร เรื่องสำคัญที่ HR ต้องรู้

ในทุก ๆ เดือน HR หรือ Human Resource ต้องทำการคำนวณเงินเดือน ภาษีประกันสังคม รายรับรายจ่ายต่าง ๆ รวมไปถึงคำนวณชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เพื่อทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งในกรณีที่องค์กรมีพนักงานหลายคน รายรับรายจ่ายย่อมไม่เท่ากัน ส่งผลให้เกิดความสับสนได้ง่าย ดังนั้น สำหรับใครที่ยังสับสนว่า Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร Cloud-TA ได้รวบรวมคำตอบมาไว้ให้แล้ว ดังนี้

• Salary

Salary คือ เงินเดือน หรืออัตราค่าแรงในการทำงาน ซึ่งพนักงาน จะมีการตกลงกับนายจ้าง และ HR (Human Resource) เกี่ยวกับอัตราเงินเดือนที่จะได้รับอย่างละเอียด ตั้งแต่ในวันที่เซนต์สัญญาเข้าทำงาน หรือในช่วงสัมภาษณ์งาน โดย Salary จะเป็นค่าจ้างที่จ่ายเป็นเงินสด หรือการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร ให้กับพนักงานภายในองค์กร

• Payroll

Payroll คือ ระบบบัญชีเงินเดือน ที่รวมกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ตั้งแต่ข้อมูลเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รายรับรายจ่ายต่าง ๆ และโบนัสประจำปี เป็นต้น ซึ่งการจ่ายเงินของ Payroll มักเป็นการนำจ่ายโดยการใช้บริการจากทางธนาคาร ในการนำจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานแบบอัตโนมัติ

นอกจากนี้ Payroll ยังช่วยอำนวยความสะดวก ในการเก็บข้อมูลทั้งหมดให้อยู่ในที่เดียว โดยสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลัง และปรับรูปแบบการสั่งจ่าย ให้เป็นแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือแบบรายเดือนได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจแต่ละรูปแบบ

6 องค์ประกอบสำคัญของระบบ Payroll ที่ทุกองค์กรต้องมี

หลังจากที่ได้ทำความเข้าใจกันไปแล้วว่า Salary กับ Payroll ต่างกันอย่างไร คราวนี้ลองมาดูกันว่า องค์ประกอบสำคัญของ Payroll มีอะไรบ้าง เพื่อให้แผนก HR (Human Resource) ได้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบ Payroll ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น จะมีอะไรบ้าง เราไปดูกัน

1. ฐานเงินเดือน

ฐานเงินเดือน (Base Salary) เป็นส่วนหลักของรายได้ของพนักงานแต่ละคน ซึ่งพนักงานในองค์กร จะมีฐานเงินเดือนแตกต่างกันออกไปตามตำแหน่ง ประสบการณ์ และอัตราเงินเดือนในตลาดแรงงาน โดย HR จะมีข้อมูลเกี่ยวกับฐานเงินเดือน ของพนักงานแต่ละคนอยู่แล้ว

2. ค่าล่วงเวลา

ค่าล่วงเวลา (OT หรือ Overtime Pay) คือ ค่าตอบแทนสำหรับพนักงานที่ทำงานเกินเวลาปกติ ซึ่งอัตราค่าล่วงเวลา อาจแตกต่างกันไปตามช่วงเวลาทำงาน เช่น หากทำงานนอกเวลาปกติ จะได้รับค่าล่วงเวลา 1.5 เท่าของค่าจ้างรายชั่วโมง ขณะที่การทำงานนอกเวลา ในวันหยุดประจำสัปดาห์ จะได้รับค่าตอบแทน 2 เท่า หรือมากกว่าตามที่กฎหมายกำหนด

3. ค่าคอมมิชชัน

สำหรับค่าคอมมิชชัน (Commission) เป็นค่าตอบแทนที่พนักงานจะได้รับเพิ่มเติมจากฐานเงินเดือน ในกรณีที่ทำยอดขายได้ หรือทำงานได้ตามเป้าหมาย เพื่อกระตุ้นให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น ซึ่ง HR จะออกแบบโครงสร้างค่าคอมมิชชันให้ชัดเจน และมีเกณฑ์การคำนวณที่โปร่งใส

4. โบนัส

โบนัส (Bonus) คือ ค่าตอบแทนเพิ่มเติมที่บริษัทมอบให้พนักงาน เพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงาน และตอบแทนการทำงานหนักในแต่ละไตรมาส โดยโบนัสมีหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น โบนัสประจำปี โบนัสตามผลประกอบการของบริษัท และโบนัสตามผลงานส่วนบุคคล เป็นต้น ทั้งนี้ หากบริษัทไม่จ่ายเงินโบนัสไม่พนักงาน ถือว่าไม่ผิดกฎหมายแรงงาน เว้นแต่มีการแจ้งพนักงานไว้ตั้งแต่แรก 

5. ค่าตอบแทนพิเศษอื่น ๆ

ค่าตอบแทนพิเศษอื่น ๆ (Allowances & Benefits) เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าโทรศัพท์ หรือค่าตำแหน่ง เป็นต้น เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระค่าใช้จ่ายของพนักงาน ซึ่งค่าตอบแทนในส่วนนี้ มักเป็นสวัสดิการที่องค์กรต่าง ๆ เพิ่มให้กับพนักงาน และมีความสอดคล้องกับ Job Description ของแต่ละสายงาน

6. การหักเงินที่จำเป็น

โดยปกติแล้ว พนักงานส่วนใหญ่จะไม่ได้รับเงินเต็มจำนวน ตามฐานเงินเดือนที่ตกลงกับ HR ไว้ แต่จะต้องถูกหักค่าใช้จ่ายที่จำเป็น เช่น เงินประกันสังคมที่ต้องจ่ายในอัตรา 5% ของเงินเดือน (สูงสุดไม่เกิน 750 บาท) และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ สำหรับการออมระยะยาว เป็นต้น

ดังนั้น เมื่อเห็นแล้วว่าการทำเงินเดือนในแต่ละเดือน เต็มไปด้วยรายละเอียดจุกจิกมากมาย สำหรับองค์กรที่อยากได้ตัวช่วยให้ HR (Human Resource) จัดการปัญหาต่าง ๆ ได้ลงตัว ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบ Payroll ที่ออกแบบมาเพื่อองค์กรยุคใหม่ โดยสามารถใช้งานควบคู่กับเครื่องสแกนนิ้วเข้างาน หรือระบบลงเวลาออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลา

ชวนรู้ ! ขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือน ต้องทำอะไรบ้าง

นอกจากองค์ประกอบสำคัญในการทำ Payroll ให้กับพนักงาน ที่คนทำงานแผนก HR ต้องรู้แล้ว ก็ยังมีส่วนสำคัญที่ทุกคนควรศึกษา นั่นก็คือขั้นตอนการทำ Payroll อย่างละเอียด เพื่อสร้างระบบที่สามารถทำงานได้อย่างลื่นไหล และแม่นยำ จะมีอะไรบ้าง เราไปดูกัน

• รวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงาน

สิ่งแรกที่ HR ควรทำเป็นอันดับแรก คือ การรวบรวมข้อมูลการทำงานของพนักงานอย่างละเอียด เช่น การลงเวลาเข้า-ออกงาน รวมถึงจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลา (OT) เพื่อเช็กสถานะการขาด ลา และมาสายของพนักงานแต่ละคน ทั้งยังช่วยให้การคำนวณเงินเดือน ดำเนินไปอย่างถูกต้อง และแม่นยำยิ่งขึ้น

• รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่าย

เมื่อตรวจสอบข้อมูลการทำงาน ของพนักงานแต่ละคนเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ควรทำเป็นลำดับต่อมา คือ การรวบรวมเอกสารรายรับ และรายจ่ายของพนักงาน ตั้งแต่ฐานเงินเดือน และสวัสดิการที่พนักงานได้รับ ไปจนถึงรายจ่ายที่จำเป็นต้องหัก เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการผิดพลาด ในการทำ Payroll ในแต่ละเดือน

• คำนวณเงินเดือนของพนักงาน

การคำนวณเงินเดือนของพนักงาน ถือเป็นขั้นตอนในการทำ Payroll ที่สำคัญที่สุด และจะผิดพลาดไม่ได้เป็นอันขาด โดยวิธีการคำนวณเงินเดือน ควรเริ่มจากนำฐานเงินเดือน เงินโอที และสวัสดิการที่ได้รับ มาคำนวณให้เรียบร้อย จากนั้นทำการหักประกันสังคม และภาษีตามที่กฎหมายกำหนด ก็จะได้ยอดเงินเดือนสุทธิ ที่บริษัทต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

• ตรวจสอบความถูกต้องให้เรียบร้อย

เมื่อคำนวณเงินเดือนของพนักงานได้แล้ว อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลให้ละเอียด เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลผิดพลาด หรือมียอดเงินที่ขาด หรือเกิน เนื่องจาก หากเกิดความผิดพลาดขึ้น อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย และพนักงานบางส่วนต้องเสียผลประโยชน์

• จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน

หลังจากที่ทำ Payroll เสร็จทุกขั้นตอนแล้ว ขั้นตอนต่อมา คือ การจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งแต่ละบริษัทต่างก็มีการจ่ายเงินเดือน ให้กับพนักงานที่ต่างกันออกไป ตั้งแต่การจ่ายเงินสดให้กับพนักงาน หรือการโอนเงินเข้าบัญชี รวมถึงการใช้โปรแกรมเงินเดือน Payroll เพื่อจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานโดยอัตโนมัติ และตรงต่อเวลา

• ทำรายงานภาษี

สิ่งสำคัญที่ควรทำ เมื่อจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานเรียบร้อยแล้ว คือ การจัดทำรายงานภาษีประจำเดือน หรือภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) โดยปกติแล้วจะทำการยื่นภาษีภายใน 7 วันของเดือนถัดไป นับตั้งแต่สิ้นเดือนที่จ่ายเงินเดือน แต่ในกรณีที่ยื่นภาษีแบบออนไลน์ จะมีการขยายระยะเวลาเป็น 15 วัน

• ทำรายงานประกันสังคม

นอกเหนือจากการทำรายงานภาษีแล้ว HR จะต้องทำรายงานประกันสังคม และยื่นประกันสังคมภายใน 15 วันของเดือนถัดไป เพื่อแจ้งการเปลี่ยนแปลงของลูกจ้าง เข้าสู่ระบบประกันสังคม ในกรณีที่มีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในองค์กร และนำส่งเงินสมทบที่หักจากเงินเดือนของลูกจ้าง ทั้งยังเป็นหลักประกันว่า ลูกจ้างจะได้รับสิทธิประโยชน์อยู่เสมอ

ทั้งหมดนี้ก็คือ ความแตกต่างระหว่าง Salary และ Payroll รวมถึงขั้นตอนการทำ Payroll ในแต่ละเดือนอย่างละเอียด หวังว่าบทความนี้ จะตอบคำถามได้ว่า Salary และ Payroll ต่างกันอย่างไร ทั้งยังช่วยให้ Human Resource หน้าใหม่เข้าใจเกี่ยวกับระบบเงินเดือน ที่เหมาะสมกับองค์กรมากยิ่งขึ้น

สำหรับใครที่กำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่สามารถจัดการข้อมูลทุกอย่างได้อย่างแม่นยำ เพื่อให้ฝ่าย HR ประหยัดเวลาในการทำงานเอกสาร และเพิ่มความง่ายในการคำนวณเงินเดือนมากขึ้น ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบคำนวณเงินเดือน และจัดการพนักงาน ที่สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนนิ้วเข้างาน หรือการลงเวลาผ่านออนไลน์ ได้ตลอด 24 ชั่วโมง หากสนใจ สามารถติดต่อได้ที่

Website: https://cloud-ta.com/

Email: cloud-ta@innova.co.th

Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)

Line: @Cloud-TA