ในหลายองค์กร การจัดการโอทียังเต็มไปด้วยขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ทั้งการกรอกเอกสาร การส่งไฟล์ Excel และการรออนุมัติจากหลายฝ่าย ส่งผลให้เกิดความยุ่งยากหลายอย่างขึ้น ดังนั้นจึงถึงเวลา แล้วที่องค์กรควรมีแบบฟอร์ม และตารางโอที ที่จะช่วยให้การทำงานของ HR (Human Resource) ง่ายขึ้น
ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาคุณไปส่องปัญหาที่หลายบริษัทมักเผชิญในการจัดการโอที พร้อมทำความรู้จักกับ Cloud-TA ระบบจัดการเวลา และ OT แบบครบวงจร ที่จะเปลี่ยนการบริหารจัดการโอทีของคุณให้ทั้งง่าย โปร่งใส และแม่นยำยิ่งกว่าเดิม ถ้าพร้อมแล้ว ไปเริ่มกันเลย !
ส่อง ! ปัญหาที่หลายบริษัทเจอในการจัดการโอที
ก่อนไปแนะนำระบบจัดการเวลา และโอทีแบบครบวงจร เราลองมาดูกันว่า ปัญหาคลาสสิกของการจัดการโอทีในองค์กรทั่วไป มีอะไรบ้าง
- การกรอกโอทีด้วยเอกสาร หรือ Excel ที่ยุ่งยาก
ในปัจจุบัน หลายบริษัทยังคงใช้วิธีแบบดั้งเดิมในการจัดการโอที เช่น การกรอกใบคำขอด้วยมือ หรือบันทึกข้อมูลลงในไฟล์ Excel ก่อนส่งต่อให้หัวหน้างาน และฝ่ายบุคคล (Human Resource) ตรวจสอบ ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้ นอกจากจะใช้เวลานานแล้ว ยังเสี่ยงต่อการเกิดความผิดพลาด จากการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน หรือการใช้ไฟล์เวอร์ชันเก่า ที่ทำให้ข้อมูลไม่ตรงกันอีกด้วย
- ข้อมูลไม่ตรงกัน ระหว่างฝ่ายบุคคลกับหัวหน้างาน
โดยเมื่อข้อมูลโอทีของพนักงาน ถูกกรอกในหลายรูปแบบ หลายช่องทาง ความไม่ตรงกันของชั่วโมงทำงาน หรืออัตราค่าล่วงเวลา ก็มักเกิดขึ้นบ่อย ๆ ส่งผลให้ HR ต้องใช้เวลาตรวจสอบ และแก้ไขเอกสารมากกว่าที่ควร
- การอนุมัติโอทีล่าช้า ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน
เมื่อการอนุมัติยังต้องรอเอกสารจากหลายฝ่าย กระบวนการทั้งหมด ก็จะช้าลงโดยอัตโนมัติ และท้ายที่สุดฝ่าย HR ก็อาจคำนวณเงินเดือนได้ไม่ทันรอบจ่าย ซึ่งกระทบโดยตรง ต่อความเชื่อมั่นของพนักงานในองค์กร
ทั้งนี้ หากคุณอยากช่วยให้ฝ่าย Human Resource และหัวหน้างานสามารถตรวจสอบ อนุมัติ และสรุปโอทีได้แบบครบในที่เดียว ลองใช้งาน Cloud-TA แล้วคุณจะได้สัมผัสถึงประสบการณ์การจัดการโอทีแบบอัตโนมัติ ที่ทั้งรวดเร็ว โปร่งใส และแม่นยำ !
รู้จัก Cloud-TA ระบบจัดการเวลา และโอทีแบบครบแบบวงจร
เมื่อเข้าใจ และเห็นถึงปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการคือทางออกที่ดีที่สุด และ Cloud-TA ก็เป็นระบบบริหารจัดการเวลา และโอที ที่ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้นโดยเฉพาะ
Cloud-TA คืออะไร และมีจุดเด่นในการจัดการโอทีอย่างไร
Cloud-TA คือ ระบบจัดการเวลา และโอทีแบบออนไลน์ ที่ช่วยให้ทั้งพนักงาน หัวหน้างาน และฝ่ายบุคคลสามารถบันทึก ตรวจสอบ และอนุมัติชั่วโมงโอทีได้ภายในระบบเดียว รวมถึงบันทึกเวลาเข้า-ออก ขาด ลา มาสายของพนักงานทุกคน ในทุกลักษณะของการทำงาน ทำให้เหมาะกับทุกองค์กรที่ต้องการลดงานเอกสาร และเพิ่มความแม่นยำในการจัดการเวลา โดยจุดเด่นหลักของ Cloud-TA ในการจัดการโอที มีดังนี้
- แบบฟอร์มใช้งานง่าย สามารถอนุมัติได้ทุกที่
Cloud-TA มาพร้อมแบบฟอร์มขอทำโอทีออนไลน์ ที่ออกแบบให้ใช้งานง่าย และเป็นมิตรกับผู้ใช้ พนักงานสามารถกรอกคำขอทำโอที ผ่านคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ตโฟนได้ในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องใช้เอกสาร หรือแนบไฟล์เพิ่มเติม
ในขณะเดียวกันหัวหน้างาน ก็สามารถอนุมัติคำขอได้ทันทีผ่านระบบ ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศ หรือนอกสถานที่ ทำให้ขั้นตอนการอนุมัติรวดเร็วขึ้น ลดการรอคิว และเพิ่มความคล่องตัว ให้กับการบริหารทีมงาน
- เห็นภาพรวม และตรวจสอบได้ทันที
ด้วย Dashboard แบบเรียลไทม์ หัวหน้างานสามารถดูข้อมูลโอทีของทั้งแผนกได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น จำนวนชั่วโมงที่อนุมัติแล้ว รายชื่อพนักงานที่ทำโอที หรือสถานะคำขอที่ยังรอดำเนินการ ระบบ Cloud-TA จะช่วยให้ฝ่าย HR และผู้บริหารวิเคราะห์แนวโน้มการทำโอทีได้ง่ายขึ้น และสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้ ในการวางแผนการทำงาน หรือจัดตารางพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เชื่อมต่อระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
หนึ่งในจุดแข็งสำคัญของ Cloud-TA คือ การเชื่อมต่อข้อมูลโอที เข้ากับระบบ Payroll ได้แบบอัตโนมัติ เมื่อคำขอทำโอทีได้รับการอนุมัติแล้ว ข้อมูลจะถูกบันทึก และคำนวณเข้าสู่ระบบเงินเดือนทันที ช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ และประหยัดเวลาในการสรุปยอดโอทีปลายเดือน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ต้องการความแม่นยำ และความรวดเร็วในการปิดบัญชีเงินเดือน
- รองรับการเข้าถึงข้อมูลผ่าน Cloud ทุกอุปกรณ์
Cloud-TA ออกแบบบนระบบ Cloud ที่ปลอดภัย และมีเสถียรภาพสูง รองรับการเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศ ทำงานจากบ้าน หรืออยู่ต่างสาขา ทั้งฝ่าย HR และหัวหน้างานก็สามารถเข้าดูข้อมูล ตรวจสอบสถานะ และอนุมัติคำขอได้ตลอดเวลา ช่วยให้กระบวนการทำงานต่อเนื่อง แม้อยู่คนละสถานที่
- หน้าจอการขอโอทีใช้งานง่ายและยืดหยุ่น
ระบบออกแบบให้ใช้งานได้สะดวก สามารถเปิด-ปิดช่องระบุโครงการ ได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กร อีกทั้งยังรองรับทั้งการขอโอทีก่อนเริ่มงาน หรือหลังทำงานเสร็จ พร้อมแสดงจำนวนชั่วโมงโอทีที่เหลือในแต่ละสัปดาห์ และเดือนได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ ยังมีช่องสำหรับระบุรายละเอียดงานเพิ่มเติม เพื่อให้หัวหน้างานตรวจสอบ และอนุมัติได้ง่ายขึ้น
- สร้างรายงานสรุป แบบฟอร์ม ตารางโอที แบบละเอียดได้ทันที
ผู้บริหารสามารถดูภาพรวมการทำโอที ของทุกแผนกในรูปแบบสรุปที่เข้าใจง่าย อีกทั้งยังรองรับการส่งออกข้อมูลทั้ง PDF และ Excel โดยจะแบ่งเป็น “รายงานการทำงานล่วงเวลา” และ “รายงานการทำงานล่วงเวลาแบบ Summary”
ยกตัวอย่าง แบบฟอร์ม ตารางโอที จากโปรแกรม Cloud-TA
เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เรามีตัวอย่าง แบบฟอร์ม ตารางโอที ที่จะช่วยให้ทั้งพนักงาน และหัวหน้างานจัดการข้อมูลการทำงานล่วงเวลาได้สะดวกขึ้นมา ดังนี้
- แบบฟอร์มโอที
- ตารางโอที (PDF)
เป็นอย่างไรกันบ้างกับบทความ “จัดการโอทีง่ายขึ้นด้วย แบบฟอร์ม ตารางโอที ใน Cloud-TA” หวังว่าข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้คุณจะเห็นภาพชัดเจนขึ้น และมองว่าระบบการจัดการเวลาที่ดี สามารถทำให้การบริหารโอทีเป็นเรื่องง่าย ไม่ยุ่งยาก และลดภาระงานเอกสารได้
สุดท้ายนี้ Cloud-TA เป็นมากกว่าแค่ระบบบันทึกเวลา เพราะถูกออกแบบมาให้ตอบโจทย์การทำงานของทั้ง ฝ่าย Human Resource และหัวหน้างาน ได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การลงเวลา การขอลา การคำนวณโอที ไปจนถึงการเชื่อมต่อข้อมูลเข้าระบบ Payroll แบบอัตโนมัติ ทุกขั้นตอนถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน เพื่อให้ข้อมูลแม่นยำ โปร่งใส และพร้อมใช้งานได้แบบเรียลไทม์
นอกจากนี้ Cloud-TA ยังมีฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้บริหาร สามารถวิเคราะห์แนวโน้มการทำงาน และการทำโอทีของพนักงานได้ทันทีผ่าน Dashboard ที่เข้าใจง่าย ช่วยให้การวางแผนทรัพยากรบุคคล เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และลดต้นทุนการจัดการในระยะยาว หากคุณอยากเปลี่ยนวิธีจัดการโอทีให้ง่ายขึ้น ด้วย Cloud-TA สามารถติดต่อหาเราได้ทันทีที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
