หลายครั้งที่หลายบริษัท ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการลงเวลาเข้า – ออกงานเท่าที่ควร จนทำให้เกิดผลกระทบต่อภาพรวมการบริหารงานโดยไม่รู้ตัว ทั้งในด้านประสิทธิภาพการทำงาน การจัดสรรทรัพยากรบุคคล รวมถึงปัญหาความโปร่งใสในการทำงานของพนักงาน
แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถหมดไปได้ หากองค์กรเลือกนำระบบ Time Attendance เข้ามาใช้งาน เพราะระบบนี้ช่วยบันทึกเวลาทำงานอย่างแม่นยำ และลดความผิดพลาดจากการจดบันทึกแบบเดิม
ดังนั้น เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นว่าทำไมธุรกิจยุคใหม่ ควรให้ความสำคัญกับระบบ Time Attendance ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาคุณไปเจาะลึกทุกประโยชน์ และเหตุผลสำคัญว่า ทำไมระบบนี้จึงเป็นเครื่องมือที่ทุกบริษัทควรมี ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย
6 เหตุผลสำหรับเจ้าของธุรกิจ ควรใช้ระบบ Time Attendance
การใช้ระบบ Time Attendance ไม่ได้เป็นเพียงแค่การบันทึกเวลาเข้า – ออกงานเท่านั้น แต่ถือเป็นการลงทุนด้านโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญต่อการบริหารองค์กรในระยะยาว แม้เจ้าของธุรกิจบางรายอาจมองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ในความเป็นจริง ปัญหาด้านการบันทึกเวลาเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาอื่น ๆ ตามมาอีกมากมาย ซึ่งเหตุผลต่อไปนี้ คือ สิ่งที่ทำให้หลายธุรกิจเลือกนำระบบเข้า-ออกงานแบบใหม่ มาใช้งาน
1. ลดความผิดพลาดและต้นทุน
การบันทึกเวลาแบบ Manual ทั้งจากพนักงานหรือฝ่ายบริษัท มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้สูง ไม่ว่าจะเป็น การลงเวลาผิด การคำนวณโอทีคลาดเคลื่อน หรือข้อมูลสูญหาย โดยระบบ Time Attendance ช่วยจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ และมีหลักฐานตรวจสอบย้อนหลังได้ชัดเจน ทั้งยังช่วยลดต้นทุนด้านแรงงานของฝ่าย HR ในงานคำนวณต่าง ๆ ทำให้ทีมสามารถโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
2. รองรับการทำงานยุคใหม่ที่ยืดหยุ่น
ระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานยุคใหม่ ไม่ว่าจะเป็น Hybrid Work หรือ Remote Work โดยพนักงานสามารถลงเวลาผ่านสมาร์ตโฟน พร้อมระบบ GPS และการถ่ายภาพยืนยันตัวตน รวมถึงรองรับการใช้งานร่วมกับเครื่องสแกนบัตร หรือสแกนอัตลักษณ์
ระบบเดียวสามารถจัดการได้ทั้งพนักงานออฟฟิศ โรงงาน และทีมภาคสนาม อีกทั้งหัวหน้างานยังสามารถอนุมัติการลา และโอทีได้จากทุกที่ โดยไม่ต้องพึ่งเอกสาร
3. เพิ่มความโปร่งใส
ข้อมูลการทำงาน สามารถตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์ ทั้งฝ่าย HR และพนักงานเข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกัน ช่วยลดข้อโต้แย้งระหว่างพนักงานกับองค์กร ทั้งยังช่วยสร้างความโปร่งใส ในการคำนวณเงินเดือน วันลา และโอที ทำให้พนักงานรู้สึกมั่นใจว่าข้อมูล เป็นไปตามความเป็นจริง
4. วางรากฐานการจัดการ HR อย่างเป็นระบบ
งานฝ่ายบุคคลมีหลายมิติที่ต้องดูแล ตั้งแต่เวลาเข้างาน การลา ไปจนถึงการประเมินผล ระบบ Time Attendance จึงเข้ามาช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็น และเป็นรากฐานสำคัญของการบริหาร HR หากมีการเปลี่ยนพนักงาน หรือขยายทีม ก็ไม่จำเป็นต้องเรียนรู้งานซับซ้อนใหม่ทั้งหมด เพียงใช้เครื่องมือเดียวที่รวมข้อมูลไว้ครบถ้วน
5. รองรับการขยายธุรกิจในอนาคต
เมื่อธุรกิจเติบโต จำนวนพนักงาน และความซับซ้อนในการบริหารก็เพิ่มขึ้น ดังนั้น การมีระบบบันทึกเวลาทำงาน ตั้งแต่ต้น จะช่วยให้การขยายสาขา เพิ่มทีม หรือปรับโครงสร้างองค์กร จัดการได้ง่าย และลดปัญหาซ้ำซ้อน ช่วยให้บริษัทพร้อมรองรับการเติบโตในระยะยาว
6. ช่วยตรวจสอบ Performance ของพนักงานได้ชัดเจน
ระบบ Time Attendance ยังเป็นเครื่องมือ ที่ช่วยให้บริษัทติดตามความรับผิดชอบ ความตรงต่อเวลา หรือพฤติกรรมการทำงานของพนักงานได้โปร่งใส โดยบางองค์กร อาจใช้เป็นหนึ่งในเกณฑ์ประเมินผลงาน หรือการคำนวณค่าตอบแทนได้ชัดเจนอีกด้วย
หากต้องการระบบบันทึกเวลาทำงาน เหมาะกับธุรกิจยุคใหม่ ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน ใช้งานง่าย รองรับการเชื่อมต่อได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น การใช้งานร่วมกับเครื่องอ่านบัตร หรือเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ผ่านระบบ LAN หรือ Wi-Fi ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความคล่องตัว และเชื่อถือได้ครบจบในระบบเดียว
วิธีเลือกระบบลงเวลาเข้างาน ต้องดูอะไรบ้าง?
สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้มีระบบจัดการเวลาเข้า – ออกงานที่เป็นมาตรฐาน ระบบ Time Attendance คือคำตอบที่ช่วยให้การบริหารงานบุคคลเป็นระเบียบ โปร่งใส และตรวจสอบได้ง่ายขึ้น โดยการเลือกใช้งานต้องพิจารณาองค์ประกอบ ดังนี้
รองรับการทำงานแบบ Hybrid
การทำงานแบบ Hybrid ได้รับความนิยมหลังช่วงโควิด ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้ามาออฟฟิศทุกวัน แต่สามารถทำงานจากที่บ้าน หรือสถานที่อื่นได้ การเลือกเครื่องมือที่รองรับการบันทึกเวลาแบบ Hybrid จึงมีบทบาทสำคัญในการบันทึกเวลาเข้า – ออกงานจากระยะไกล ช่วยให้บริษัทตรวจสอบความถูกต้องของการทำงานได้ แม้ไม่ได้พบพนักงานตัวจริงในออฟฟิศ
จัดเก็บข้อมูลไว้เป็นชุดเดียวกันในระบบกลาง
ข้อมูลการลงเวลาที่ถูกเก็บแยกในหลายส่วน ทำให้ค้นหายาก และเสี่ยงต่อความผิดพลาดของข้อมูลได้ ดังนั้น ควรเลือกระบบที่ช่วยรวมข้อมูลทั้งหมด ไว้ในระบบกลางเดียว ทำให้ตรวจสอบง่าย ไม่ปะปน และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด
การทำ Payroll
ข้อมูลเวลาเข้า – ออกงาน วันลางาน วันหยุด หรือโอที ล้วนส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน การมีฟังก์ชันนี้ จึงช่วยให้การเชื่อมข้อมูลไปยังระบบ Payroll แม่นยำ ลดความผิดพลาด และลดเวลาการทำงานของ HR เมื่อเทียบกับการคำนวณแบบดั้งเดิม ที่ต้องใช้แรงงานคนมากกว่า
รองรับเงื่อนไขการทำงานพิเศษ เช่น OT หรือการทำงานเป็นกะ
สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ที่มีการทำโอที หรือสลับกะทำงาน การมีระบบนี้ ช่วยให้การบันทึกเวลามีความชัดเจน โปร่งใส ตรวจสอบง่าย ทั้งสำหรับพนักงาน และฝ่ายบุคคล ทำให้การใช้สิทธิ์ต่าง ๆ ถูกต้องตามระเบียบขององค์กร
แสดงรายงานแบบเรียลไทม์ ดูง่าย เป็นระเบียบ
อีกหนึ่งปัจจัยในการเลือก ต้องเลือกระบบสามารถแสดงการดูรายงานเวลาทำงานได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะอยากตรวจสอบรายบุคคล ช่วงเวลา หรือวันที่ ระบบสามารถสรุปผลให้ดูได้อย่างเป็นระเบียบ ทำให้ฝ่ายบริหารนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ หรือวางแผนทรัพยากรบุคคลได้ทันที
สำหรับผู้ประกอบการ หรือเจ้าของธุรกิจ กำลังมองหาเครื่องมือ Time Attendance ช่วยจัดการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาทำงานแบบคลาวด์ ที่ช่วยให้การบริหารจัดการเวลางานเป็นเรื่องง่าย และเป็นระบบมากขึ้น
ทั้งยังสามารถจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างปลอดภัย ลดความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล โดยใช้งานได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องติดตั้งเครื่องแม่ข่าย Server ภายในองค์กร ช่วยประหยัดทั้งต้นทุน และเวลาในการดูแลระบบ สนใจสามารถติดต่อได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
