องค์กรจะประสบความสำเร็จหรือไม่นั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเงินทุน และความสามารถของพนักงานอย่างเดียว แต่ โครงสร้างองค์กร ก็มีผลด้วย เพราะจะเป็นส่วนที่ช่วยให้พนักงานทุกคน ตั้งแต่พนักงานทั่วไป ไปจนถึงผู้ที่มีตำแหน่งระดับสูง และผู้บริหารเข้าใจว่า หน้าที่ของแต่ละฝ่ายคืออะไร หากมีปัญหาต้องติดต่อใครบ้าง รวมถึงวางแผนในอนาคตว่า องค์กรจะขยับขยายได้มากน้อยแค่ไหน
สำหรับใครที่ยังสงสัยว่า ทำไมทุกบริษัทต้องมีการวางโครงสร้างขององค์กร และต้องอัปเดตเป็นประจำทุกปี ในบทความนี้ Cloud-TA จะพาทุกคนมาทำความเข้าใจกันว่า โครงสร้างองค์กร คืออะไร ทำไม HR และพนักงานต้องรู้ จะมีอะไรที่น่าสนใจบ้าง เราไปดูกันได้เลย
สาระน่ารู้ ! โครงสร้างองค์กร คืออะไร? มีทั้งหมดกี่แบบ
โครงสร้างองค์กร (Organizational Structure) คือ แผนผังที่นำเสนอตำแหน่งหน้าที่ต่าง ๆ ภายในองค์กร ตั้งแต่พนักงานทั่วไป จนถึงระดับผู้บริหาร และบอกจำนวนพนักงานได้อย่างครบถ้วน ทั้งยังเป็นการบอกลำดับขั้นในการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้การทำงานร่วมกันในองค์กร ดำเนินไปอย่างราบรื่น และบรรลุเป้าหมายของงานที่วางไว้ได้เร็วขึ้น ซึ่งโครงสร้างภายในองค์กร มีทั้งหมด 7 แบบ ดังนี้
1. โครงสร้างแบบลำดับขั้น
โครงสร้างแบบลำดับขั้น (Hierarchical Structure) เป็นโครงสร้างที่เข้าใจง่าย และเห็นภาพได้ชัดเจนมากที่สุด โดยไล่จากตำแหน่งจากบนลงล่างมาเรื่อย ๆ ตั้งแต่ CEO ไปจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ โดยข้อดีของโครงสร้างแบบลำดับนั้น คือ การชี้ให้เห็นว่าใครทำหน้าที่อะไรบ้าง หากต้องการเลื่อนขั้น จะต้องมีทักษะ และความสามารถอะไร
2. โครงสร้างตามหน้าที่
โครงสร้างตามหน้าที่ (Functional Structure) คือ โครงสร้างที่แบ่งตามลำดับขั้น จากใหญ่ลงมาเล็ก โดยจะมีการกำหนดหน้าที่อย่างชัดเจน เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) และฝ่ายบัญชี เป็นต้น เพื่อให้พนักงานแต่ละคน เข้าใจบทบาทหน้าที่ของตัวเองอย่างลึกซึ้ง เหมาะกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อย หรือเป็นองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (Specialization)
3. โครงสร้างแนวนอน หรือแบนราบ
โครงสร้างแนวนอน หรือแบนราบ (Horizontal or Flat Structure) เป็น โครงสร้างองค์กร ที่มีลำดับขั้นน้อย ทุกคนในองค์กรมีบทบาทที่ชัดเจน และสามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยตรง ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และเกิดไอเดียใหม่ ๆ อยู่เสมอ เหมาะกับองค์กร Startup ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการทำงานสูง และพนักงานไม่มาก
4. โครงสร้างตามหน่วยงานย่อย
โครงสร้างตามหน่วยงานย่อย (Divisional Structure) จะเป็นการจัดโครงสร้างตามโปรเจกต์ โดยแต่ละทีมจะมีหัวหน้า และพนักงานย่อยลงมา ทำให้แต่ละทีมมีอิสระในการคิด และสร้างสรรค์ผลงานต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เหมาะกับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีบริษัทลูก (Holding Company) หรือมีโปรเจกต์ทับซ้อนกันหลายงาน
5. โครงสร้างแบบเมทริกซ์
โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure) จะมีลักษณะเหมือนตาราง โดยผสมระหว่างโครงสร้างตามสายงาน และโครงสร้างตามหน่วยงานย่อย ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้กันภายในองค์กร และช่วยให้ฝั่ง HR สามารถคัดเลือกบุคคลที่มีความสามารถได้ตามต้องการ เหมาะกับองค์กรที่มีการทำงานซับซ้อน เช่น องค์กรด้านเทคโนโลยี หรือองค์กรด้านวิศวกรรม
6. โครงสร้างแบบทีมงาน
โครงสร้างแบบทีมงาน (Team-based Structure) คือ โครงสร้างที่มีตำแหน่ง CEO อยู่ด้านบนสุด จากนั้นจะแตกย่อยออกเป็นทีม A B และ C ไปเรื่อย ๆ โดยภายในทีมนั้น ไม่ได้มีการกำหนดว่าใครเป็นหัวหน้า และใครเป็นลูกน้อง ทุกคนมีสถานะเท่ากัน ส่งผลให้ทุกคนสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และข้อมูลกันได้ทันที ตอบโจทย์องค์กรสมัยใหม่ ที่ต้องการไอเดียใหม่ ๆ มาพัฒนา และต่อยอดอยู่เสมอ
7. โครงสร้างแบบเครือข่าย
โครงสร้างแบบเครือข่าย (Network Structure) เป็นโครงสร้างที่สำนักงานใหญ่เป็นศูนย์กลาง ก่อนจะกระจายไปที่องค์กรย่อยอีกมากมาย โดยที่องค์กรย่อย สามารถดำเนินการได้ด้วยตัวเอง เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการความยืดหยุ่นในการทำงาน และพร้อมรองรับการขยับขยายธุรกิจอย่างรวดเร็ว
HR ต้องรู้ ! ทำไมทุกองค์กร ถึงต้องกำหนดโครงสร้างให้ชัดเจน
การที่องค์กรมีแผนผังโครงสร้างอย่างชัดเจน ล้วนมีส่วนช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้เร็ว และแม่นยำขึ้น ทั้งยังเป็นการชี้ให้เห็นว่าภายในองค์กร มีการเติบโตได้มากน้อยขนาดไหน แต่หากยังเห็นภาพไม่ชัด Cloud-TA ได้รวบรวมความสำคัญของการมีโครงสร้างขององค์กรที่ชัดเจน มาไว้ให้ HR มือใหม่ ได้ทำความเข้าใจกันแล้ว ดังนี้
กำหนดหน้าที่บุคลากรให้ชัดเจน
การที่องค์กร มีการกำหนดแผนผังโครงสร้างที่ชัดเจน จะช่วยให้พนักงานแต่ละคน รู้ว่าหน้าที่ของตัวเองคืออะไร และต้องทำอะไรบ้าง ทั้งยังช่วยให้ HR สามารถกำหนด Job Description ของแต่ละตำแหน่งได้อย่างชัดเจน เพื่อพัฒนาองค์กรให้ดียิ่งขึ้น และเปิดรับพนักงานใหม่ ๆ ที่มีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่งเข้ามาร่วมงาน
เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร
เมื่อพนักงานรู้หน้าที่ของตัวเอง และทีมที่ต้องทำงานร่วมกัน การสื่อสารภายในองค์กรก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะทุกคนมีความเข้าใจ ว่าการทำงานในแต่ละวัน ต้องติดต่อสื่อสารกับใครบ้าง ทำให้การส่งข้อมูลต่าง ๆ ราบรื่นยิ่งขึ้น
ลดการทำงานซ้ำซ้อน
แผนผังบริษัทที่มีความชัดเจน ช่วยแบ่งพนักงานตามความเชี่ยวชาญ และทักษะของแต่ละคน ทำให้ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ที่อาจขัดขวางประสิทธิภาพในการทำงาน อีกทั้งหากเกิดปัญหา หรือมีเหตุที่ต้องขอความช่วยเหลือ ก็สามารถติดต่อได้โดยตรงในทันที
มองเห็นเส้นทางการเติบโตในสายงาน
อีกหนึ่งข้อดีของการมีแผนผังองค์กร คือ การมี Career Path ที่ชัดเจน ทำให้พนักงานในองค์กร มองเห็นว่าจะสามารถเติบโตในสายงานได้อย่างไร ส่งผลให้พนักงานแต่ละคน พยายามพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ เพื่อเติบโตในตำแหน่งที่ตัวเองต้องการ
สำหรับองค์กรที่ต้องการรื้อโครงสร้างใหม่ รวมถึงอยากพัฒนาระบบลงเวลาเข้า – ออกงาน ที่ช่วยให้การบริหารพนักงานเป็นเรื่องง่าย และจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ให้เป็นระบบ Cloud-TA ถือเป็นแอปพลิเคชัน ที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่อย่างมาก เพราะเรามีฟังก์ชันการใช้งานที่เข้าใจง่าย ทันสมัย และรองรับการทำงานที่หลากหลาย ตอบโจทย์องค์กรทุกรูปแบบ
การจัดโครงสร้างในองค์กร ต้องดูอะไรบ้าง ถึงจะประสบความสำเร็จ
หลังจากทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างในองค์กรกันไปแล้ว จะเห็นได้ว่า การจัดแผนผังองค์กรที่มีความชัดเจน ช่วยพัฒนาองค์กรได้อย่างไรบ้าง ทั้งนี้ แต่ละองค์กรควรเลือกใช้โครงสร้าง ให้เหมาะสมกับเป้าหมายของธุรกิจ รวมถึงพิจารณาองค์ประกอบต่าง ๆ ร่วมกันอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็น
เป้าหมาย และวิสัยทัศน์ขององค์กร
สิ่งแรกที่องค์กรควรทำ คือ การกำหนดวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และทิศทางในองค์กรให้ชัดเจน เพื่อกำหนดแผนผังโครงสร้างให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ ทั้งยังช่วยให้การสร้าง Career Path ง่ายขึ้นอีกด้วย
ลักษณะของธุรกิจ
ลักษณะของธุรกิจ เป็นปัจจัยที่มีผลต่อการออกแบบโครงสร้างอย่างมาก เพราะแต่ละธุรกิจมีเป้าหมายที่ซับซ้อน ทั้งยังมีขนาด และสภาพแวดล้อมภายในองค์กรที่แตกต่างกัน ดังนั้น ฝ่าย HR ที่มีความเชี่ยวชาญในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) โดยตรง และระดับผู้บริหารต้องกำหนดโครงสร้างให้เข้ากับกลยุทธ์ ขนาด และจำนวนพนักงาน เพื่อให้การทำงานบรรลุตามเป้าหมาย
ความหลากหลายของงานในองค์กร
เพราะแต่ละองค์กรมีเป้าหมาย และลักษณะงานแตกต่างกันออกไป ดังนั้น การกำหนด โครงสร้างองค์กร จะต้องรองรับกับความหลากหลายของงาน รวมถึงมีความยืดหยุ่น เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง และการเติบโตในอนาคต
ทั้งหมดนี้ก็คือ ความสำคัญของ โครงสร้างองค์กร ที่คนเป็น HRM หรือแม้แต่พนักงานในบริษัทควรรู้ โดยจะเห็นได้ว่าการออกแบบโครงสร้างให้มีคุณภาพ จะต้องอาศัยการวางแผนอย่างรอบคอบ และวิเคราะห์ว่าองค์กรของตัวเองเป็นแบบไหน เพื่อให้การทำงานในองค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น และพร้อมเติบโตในระยะยาว
สุดท้ายนี้ สำหรับองค์กรไหนที่กำลังมองหาระบบ Time Attendance ที่ใช้งานได้ง่าย และจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ขอแนะนำ Cloud-TA แอปพลิเคชันที่จะช่วยให้องค์กรของคุณ หมดปัญหาในการที่พนักงาน แอบมาปรับแต่งข้อมูลส่วนต่าง ๆ ทำให้การประเมินงาน และจัดวางโครงสร้างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น หากสนใจ สามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
