แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน ไม่ได้มีบทบาทเพียงแค่เป็นหลักฐานการจ่ายเงินจากบริษัทให้กับพนักงานเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปใช้ประกอบการทำธุรกรรมทางการเงิน เช่น การสมัครสินเชื่อ การทำประกัน หรือการยื่นเอกสารทางราชการได้อีกด้วย
ดังนั้น เพื่อเป็นแนวทางให้ฝ่าย HR และเจ้าของกิจการสามารถจัดทำเอกสารได้อย่างถูกต้อง ในบทความนี้ Cloud-TA ขอแชร์ตัวอย่าง แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ ทั้งธุรกิจ SME และองค์กรขนาดใหญ่ เพื่อช่วยให้การบริหารเงินเดือนเป็นระบบ และลดความผิดพลาดในการทำงาน หากพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย
แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน คืออะไร ?
แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน คือ เอกสารสำคัญที่ใช้ในการบริหารจัดการเงินเดือนของพนักงานภายในองค์กร โดยภายในสลิปจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับรายได้ และรายการหักต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น เงินเดือนพื้นฐาน เงินหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ค่าล่วงเวลา โบนัส เงินสมทบประกันสังคม เงินหักขาดงาน หรือค่าตอบแทนพิเศษอื่น ๆ
สลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือน แตกต่างกันอย่างไร
แม้ทั้งสองคำ จะมีความใกล้เคียงกัน แต่ทั้งสองคำมีความหมายแตกต่างกันอย่างชัดเจน โดยข้อแตกต่างสำคัญระหว่างสลิปเงินเดือน และหนังสือรับรองเงินเดือน คือ
- เอกสารรับรองเงินเดือน: ใช้เป็นเอกสารรับรองจากบริษัท เพื่อใช้ยืนยันสถานะการทำงาน และรายได้ต่อหน่วยงานภายนอก ซึ่งออกตามคำร้องขอพนักงาน และมีการเซ็นรับรอง
- สลิปเงินเดือน: ใช้เป็นหลักฐานทางการเงินที่ละเอียด เพื่อแสดงรายได้สุทธิของพนักงาน โดยทางบริษัทจะออกแบบฟอร์มให้ทุกเดือน
แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน มีกี่ประเภท แบบไหนดีกว่ากัน ?
สลิปเงินเดือน สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ ซึ่งแต่ละรูปแบบมีลักษณะการใช้งาน ข้อดี และความเหมาะสมที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กร รูปแบบการทำงาน และความพร้อมด้านระบบของแต่ละบริษัท โดยรายละเอียดของสลิปเงินเดือนแต่ละประเภท มีดังนี้
1. สลิปกระดาษ หรือคาร์บอน
สลิปเงินเดือนแบบกระดาษ หรือที่หลายคนคุ้นเคยในชื่อ “สลิปคาร์บอน” เป็นรูปแบบดั้งเดิมที่ใช้งานกันมาอย่างยาวนาน ลักษณะของเอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาเป็นแผ่น มีการปิดผนึกซอง เพื่อความเป็นส่วนตัว และมักมีลายน้ำ หรือรูปแบบเฉพาะของบริษัท เพื่อป้องกันการปลอมแปลง
ทั้งนี้ ข้อดีของสลิปประเภทนี้ คือ พนักงานสามารถถือเอกสารตัวจริงไว้เป็นหลักฐานได้ทันที ไม่ต้องพึ่งพาอุปกรณ์ หรือระบบออนไลน์ เหมาะกับองค์กรที่ยังไม่พร้อมใช้ระบบดิจิทัล หรือพนักงานส่วนใหญ่ไม่สะดวกใช้งานเทคโนโลยี อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัด คือ มีต้นทุนด้านการพิมพ์ การจัดเก็บ และใช้เวลาในการแจกจ่าย รวมถึงเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสาร
2. สลิปออนไลน์
สลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ คือ สลิปเงินเดือนในรูปแบบดิจิทัลที่จัดเก็บอยู่ในระบบ หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ พนักงานสามารถเข้าดู ดาวน์โหลด หรือพิมพ์สลิปเงินเดือนได้ด้วยตนเอง ผ่านคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ตโฟน
โดยข้อดีของสลิปออนไลน์ คือ ช่วยลดต้นทุนด้านกระดาษ ประหยัดเวลาในการจัดทำ และแจกจ่าย เพิ่มความสะดวกให้ทั้งฝ่าย HR และพนักงาน อีกทั้งยังสามารถจัดเก็บข้อมูลย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ ทำให้มีความปลอดภัย และค้นหาข้อมูลได้ง่าย จึงเหมาะกับธุรกิจยุคใหม่ องค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ หรือบริษัทที่ต้องการยกระดับการทำงานให้ทันสมัย
เมื่อเปรียบเทียบทั้งสองรูปแบบ จะเห็นว่าสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ ตอบโจทย์การทำงานในปัจจุบันมากกว่า ทั้งในด้านความสะดวก ความรวดเร็ว และการบริหารจัดการข้อมูล อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้สลิปเงินเดือนประเภทไหนก็ตาม ควรพิจารณาจากความเหมาะสมกับโครงสร้างองค์กร และความพร้อมของพนักงานเป็นหลัก เพื่อให้การใช้งานตอบโจทย์ทุกฝ่าย
สำหรับผู้ประกอบการ หรือเจ้าของบริษัทต้องการจัดการ Payroll แบบออนไลน์ ขอแนะนำ Cloud-TA เครื่องมือระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ ที่มาพร้อมระบบคำนวณเงินเดือน ซึ่งช่วยให้การออกเอกสารเงินเดือนให้แก่พนักงานเป็นเรื่องง่าย ทั้งไฟล์สลิปเงินเดือนบนแอปฯ ไฟล์เงินเดือนส่งธนาคาร ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หรือหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย
เช็กลิสต์ สลิปเงินเดือนต้องแสดงข้อมูลใดบ้าง? คู่มือสำหรับ HR
สำหรับ แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน แต่ละบริษัทหรือองค์กร อาจมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปข้อมูลที่แสดงจะเหมือนกัน โดยข้อมูลสำคัญที่ต้องแสดงอยู่บนสลิปเงินเดือน สามารถดูได้จากตัวอย่าง ดังนี้
- ชื่อเอกสารแสดงสลิปเงินเดือน
- รายละเอียดข้อมูลบริษัท
- ข้อมูลพนักงาน
- การแสดงข้อมูลรอบชำระ
- วันที่ทำการจ่ายเงินเดือน
- ข้อมูลแหล่งที่มาของรายได้
- ข้อมูลเงินหักค่าใช้จ่าย
- การสรุปรายได้สุทธิ
บทบาทของ แบบฟอร์มเงินเดือน ต่อ HR ทำไมถึงสำคัญกว่าที่คิด
สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่หลายคนมองว่าใช้เฉพาะสำหรับพนักงาน ในการยื่นทำธุรกรรมทางการเงิน หรือขอสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ เช่น สมัครบัตรเครดิต ยื่นขอสินเชื่อ หรือใช้เป็นเอกสารประกอบการยื่นภาษีเท่านั้น แต่ในมุมของ HR สลิปเงินเดือนกลับมีบทบาทสำคัญมากกว่านั้น โดยบทบาทสำคัญของสลิปเงินเดือนต่อ HR มีดังนี้
เพิ่มความโปร่งใส ยืนยันความถูกต้อง
สลิปเงินเดือน จะแสดงรายละเอียดรายได้ รายการหัก เช่น ภาษี ประกันสังคม เงินกองทุน หรือสวัสดิการอื่น ๆ อย่างชัดเจน ทำให้พนักงานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการจ่ายเงินเดือน ตามข้อตกลงได้ด้วยตนเอง ซึ่งช่วยลดข้อโต้แย้งหรือความเข้าใจผิด ระหว่างพนักงานกับองค์กร และช่วยให้ HR มีหลักฐานอ้างอิงที่ชัดเจน เมื่อเกิดข้อสงสัย
ช่วย HR จัดการข้อมูล
สลิปเงินเดือน เป็นฐานข้อมูลสำคัญที่ HR สามารถนำมาใช้วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร วางแผนงบประมาณในแต่ละเดือน หรือแต่ละปี รวมถึงตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง เพื่อประเมินแนวโน้มการเติบโตขององค์กร ข้อมูลเหล่านี้ยังช่วยในการวางกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคล เช่น การปรับโครงสร้างค่าจ้าง การเพิ่มสวัสดิการ หรือการวางแผนกำลังคนในอนาคต
สอดคล้องกับกฎหมายแรงงาน
การออกสลิปเงินเดือน ถือเป็นหน้าที่ตามกฎหมายที่นายจ้างต้องทำ เพื่อยืนยันการจ่ายค่าจ้าง อีกทั้งสามารถใช้เป็นหลักฐานได้ทันที ในกรณีที่มีการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ
เสริมความน่าเชื่อถือขององค์กร
การออกสลิปเงินเดือนที่ถูกต้องและเป็นมาตรฐาน สร้างความเชื่อมั่นให้พนักงาน และหน่วยงานภายนอก เช่น ธนาคาร หรือกรมสรรพากร สำหรับใช้เป็นหลักฐาน
สุดท้ายนี้ หากองค์กรต้องการลดภาระงานซ้ำซ้อน ด้านการจัดการเงินเดือน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับฝ่ายบุคคล ขอแนะนำ Cloud-TA ตัวช่วยในการจัดการ แบบฟอร์มสลิปเงินเดือน ในรูปแบบออนไลน์ ช่วยให้การบันทึก และจัดเก็บข้อมูลเป็นระบบมากยิ่งขึ้น โดยระบบสามารถคำนวณข้อมูลได้แม่นยำ ไม่ว่าจะเป็น รายได้ประจำ รายการหักประกันสังคม หรือภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้ผ่านแอปฯ
นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถเข้าดูสลิปเงินเดือนของตนเอง ได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ช่วยลดการสอบถามซ้ำ ๆ และลดภาระงานเอกสารของฝ่าย HR ทำให้ทั้งพนักงาน และองค์กรได้รับความสะดวกสบายมากขึ้น หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
