การบันทึกเวลาเข้าและออกของพนักงาน เป็นข้อมูลสำคัญที่ทุกองค์กรต้องมี เพราะใช้สำหรับตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน การขาด ลา หรือมาสาย รวมถึงเป็นข้อมูลพื้นฐานในการคำนวณเงินเดือน และสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ของพนักงาน อย่างไรก็ตาม หากยังใช้วิธีลงเวลาแบบเดิม ๆ ผ่านกระดาษ หรือการกรอกข้อมูลด้วยมือ มักเกิดความผิดพลาด ง่ายต่อการตกหล่น และเพิ่มภาระงานให้ทีม HR โดยไม่จำเป็น
ดังนั้น ธุรกิจยุคใหม่จึงควรเลือกใช้ ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน ที่ช่วยทำงานแทนมนุษย์ได้อย่างแม่นยำ และเป็นระบบมากขึ้น เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ในบทความนี้ Cloud-TA ขอแชร์ข้อดีของระบบลงเวลาออนไลน์ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย
ประโยชน์ของการใช้ ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน ในองค์กร
ด้วยการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี Time Attendance หรือ ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน ทำให้หลายองค์กรที่ยังใช้การเซ็นชื่อ หรือตอกบัตร อาจยังไม่เห็นภาพถึงความสำคัญของระบบดิจิทัลรูปแบบใหม่นี้ โดยข้อดี และประโยชน์สำคัญที่ธุรกิจยุคใหม่ควรรู้ มีดังนี้
ทำงานที่ไหนก็ลงเวลาได้อย่างสะดวก
เมื่อรูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป หลายองค์กรเริ่มเปิดรับ Work From Home หรือการทำงานรูปแบบยืดหยุ่น ทำให้การตรวจสอบเวลาการทำงานยากขึ้น ระบบลงเวลาแบบออนไลน์ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ เพราะสามารถบันทึกพิกัด (GPS) และเวลาทำงานแบบอัตโนมัติ ทำให้พนักงานสามารถลงเวลาเข้า-ออกได้จากทุกที่ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ที่ออฟฟิศ
เพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลการบันทึกเวลา
ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บในระบบออนไลน์ จึงยากต่อการแก้ไข หรือปลอมแปลง ทำให้เกิดความโปร่งใส ต่อทั้งองค์กรและพนักงาน อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบประวัติการเข้า-ออกงานได้ด้วยตนเอง ลดข้อสงสัย หรือปัญหาความคลาดเคลื่อน ที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกแบบเอกสาร
ลดความยุ่งยากในการจัดการตารางงาน
องค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก หรือมีการแบ่งกะการทำงาน มักพบปัญหาความสับสนเรื่องเวลาทำงาน การคิด OT หรือการสลับกะ ระบบลงเวลาออนไลน์ช่วยให้ HR ทำงานง่ายขึ้น โดยคำนวณเวลาทำงาน และ OT อัตโนมัติ ช่วยแบ่งเบาภาระ ลดงานซ้ำซ้อน รวมไปถึงลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลได้อย่างมาก
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทีม
ผู้จัดการหรือหัวหน้างาน สามารถตรวจสอบการเข้างานแบบเรียลไทม์ผ่าน Dashboard ช่วยให้ติดตามการทำงาน การขาด ลา หรือมาสายของพนักงานได้ทันที ทำให้การวางแผนงานเป็นระบบมากขึ้น รวมถึงช่วยจัดการกำลังคน ให้เหมาะสมกับความต้องการในแต่ละวันได้
ลดงานเอกสารและทรัพยากรที่ไม่จำเป็น
การบันทึกเวลาทำงานแบบเดิม ทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคล และทรัพยากรด้านเอกสารจำนวนมาก ระบบลงเวลาแบบดิจิทัลช่วยลดกระดาษ ลดขั้นตอนยุ่งยาก ช่วยให้ข้อมูลทั้งหมดจัดเก็บในระบบเดียว ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
จะเห็นได้ว่า การบริหารจัดการเวลาทำงานเป็นเรื่องสำคัญ เพราะเป็นข้อมูลที่บุคลากรทุกคนในองค์กรมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของเงินเดือน การคำนวณชั่วโมงทำงาน การขาด ลา มาสาย หรือการทำงานล่วงเวลา ซึ่งหากเกิดข้อผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อย ก็สามารถสร้างปัญหาต่อเนื่องไปยังการคำนวณเงินเดือนพนักงานได้ทันที ส่งผลให้เกิดความไม่พอใจ และต้องเสียเวลาในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง
อย่างไรก็ตาม ปัญหาเหล่านี้สามารถจัดการได้ง่ายขึ้นด้วย ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน แบบออนไลน์อย่าง Cloud-TA ซึ่งเป็นระบบ Time & Attendance ยุคใหม่ ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์องค์กรทุกขนาด โดยระบบนี้ช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกเวลาเข้า และออกได้จากทุกที่ ผ่านทั้งเว็บไซต์ และแอปฯ มือถือ รองรับการทำงานทั้งในออฟฟิศ นอกสถานที่ หรือรูปแบบ Work from Home ได้อย่างสะดวก
แนวทางเลือกใช้บริการ ระบบลงเวลาเข้า-ออก ให้เหมาะสม
เทรนด์การใช้ระบบบันทึกเวลาทำงาน Time Attendance ที่กำลังเข้ามามีบทบาทมากขึ้น ทำให้องค์กรต่าง ๆ เริ่มมองหาตัวช่วยที่ช่วยจัดการงานด้านบุคคลให้เป็นระบบมากขึ้น แต่ด้วยความหลากหลายของผู้ให้บริการในตลาด การจะเลือกโปรแกรมที่เหมาะสม จึงจำเป็นต้องพิจารณาหลายปัจจัยร่วมกัน โดยแนวทางเลือกบริการ ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน ที่ควรคำนึงถึง มีดังนี้
พิจารณาขนาดองค์กร
ปัจจัยแรก คือ การประเมินขนาดองค์กร โดยควรสำรวจจำนวนพนักงานทั้งหมด เพื่อเลือกแพ็กเกจ หรือระบบที่สามารถรองรับจำนวนผู้ใช้งานได้อย่างเหมาะสม หากเป็นองค์กรขนาดเล็ก อาจเริ่มต้นจากแพ็กเกจที่มีฟังก์ชันพื้นฐานเพียงพอ แต่หากเป็นองค์กรขนาดกลางหรือขนาดใหญ่ ควรเลือกระบบที่รองรับจำนวนผู้ใช้งานมาก และสามารถขยายระบบได้ในอนาคต เพื่อไม่ต้องเสียเวลาเปลี่ยนระบบใหม่ในภายหลัง
ฟังก์ชันที่จำเป็น
แต่ละองค์กรมีโครงสร้างการทำงานไม่เหมือนกัน บางแห่งใช้ระบบกะ บางแห่งมีการทำงานล่วงเวลา (OT) หรือมีพนักงานทำงานแบบ Hybrid / WFH
ดังนั้น ควรเลือกโปรแกรมที่มีฟังก์ชันตอบโจทย์ เช่น รองรับการเช็กอินแบบระบุพิกัด (GPS), รองรับหลายกะ, คำนวณ OT อัตโนมัติ รวมถึงแสดงข้อมูลแบบ Real-time
เพื่อให้ผู้บริหารสามารถติดตามข้อมูลได้สะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้ จะช่วยให้การจัดการงาน HR แม่นยำ ลดข้อผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลด้วยเอกสาร
งบประมาณและการดูแลระบบ
นอกจากฟังก์ชันแล้ว เรื่องของงบประมาณก็เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา เพราะระบบลงเวลาทำงาน มีตั้งแต่แบบฟรีจนถึงแบบเสียค่าบริการรายเดือน หรือรายปี ควรเลือกแพ็กเกจที่เหมาะสมกับขนาดองค์กร และให้ความคุ้มค่าในระยะยาว
รวมถึงต้องประเมินคุณภาพ การดูแลระบบของผู้ให้บริการ เช่น การซัปพอร์ต การแก้ไขปัญหา ความเสถียรของระบบ และความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน เพื่อให้มั่นใจว่าระบบสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่นทุกวันโดยไม่สะดุด
หากยังลังเลว่าจะเลือกใช้ ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน Time Attendance จากผู้ให้บริการรายใด ขอนำเสนอ Cloud-TA เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ได้อย่างครอบคลุม เพราะสามารถรองรับจำนวนพนักงานได้ตั้งแต่ 10 คน ไปจนถึง 1,000 คน เหมาะทั้งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลาง ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ โดยมาพร้อมราคาที่คุ้มค่า และยืดหยุ่นตามการใช้งานจริง สนใจสามารถติดต่อได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
