การบันทึก ลงเวลาเข้างาน เปรียบเสมือนจุดเริ่มต้นของการทำงานในแต่ละวัน เพราะเป็นสิ่งที่บ่งบอกว่าพนักงานแต่ละคน มีพฤติกรรมในการเข้างานอย่างไรบ้าง เพื่อให้การประเมินงาน และการคำนวณเงินเดือน รวมถึงการพัฒนาสวัสดิการภายในองค์กร เป็นเรื่องที่สะดวก และแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งหากไม่มีระบบลงเวลาทำงาน อาจทำให้เกิดผลเสียตามมา มากกว่าที่คุณคิด
หากผู้ประกอบการคนไหนที่อยากพัฒนาองค์กร และบุคลากรให้เติบโตขึ้นอย่างก้าวกระโดด ในบทความนี้ Cloud-TA จะมาแชร์ 5 ข้อเสียของการไม่มีระบบลงเวลาทำงาน เพื่อให้ HR และเจ้าของบริษัททำความเข้าใจ และเลือกระบบที่เหมาะกับองค์กร เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดในระยะยาว จะมีอะไรที่น่าสนใจบ้าง เรามาดูไปพร้อมกันได้เลย
แชร์! 5 ข้อเสีย หากองค์กรไม่มีระบบ ลงเวลาเข้างาน ไว้ใช้งาน
การจัดการเวลาเข้าทำงาน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ และแต่ละองค์กรควรมีการนำระบบเช็กอินเข้า – ออกงาน (Time Attendance System) มาใช้อย่างเหมาะสม ซึ่งหากละเลยการจัดการ หรือไม่มีการบันทึกเวลาเข้างาน รวมถึงไม่มีการบันทึกวันลาของพนักงานแต่ละคน อาจก่อให้เกิดผลกระทบเชิงลบต่อบริษัทมากมาย ไม่ว่าจะเป็น
การทุจริตในการลงเวลา
ในบางครั้งการลงเวลางาน ผ่านการเซ็นชื่อบนกระดาษ หรือตอกบัตรเข้า – ออกงานเป็นประจำ พนักงานสามารถนำช่องโหว่มาทำการทุจริต ในการลงเวลาได้ ทำให้ความน่าเชื่อถือของข้อมูลลดน้อยลง โดยปัญหาทุจริตที่พบได้บ่อย จากการลงเวลาเข้าทำงานที่ไม่เป็นระบบ มีดังนี้
- การลงเวลาแทนกัน
พนักงานบางคน อาจเข้ามาเซ็นชื่อ หรือตอกบัตรแทนเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้มาทำงาน หรือมาสายเกินระยะเวลาที่บริษัทกำหนด ทำให้พนักงานที่มาทำงานตรงเวลาเสียเปรียบ ทั้งยังเกิดโอกาสที่ HR และหัวหน้างาน จะประเมินผลการทำงานของพนักงานผิดพลาดอีกด้วย
- การปรับแต่งข้อมูล
นอกเหนือจากการลงเวลาแทนกันแล้ว พนักงานบางคนอาจใช้วิธีแก้ไข หรือปรับเปลี่ยนเวลาการเข้างาน และเลิกงานให้ตรงกับกำหนดเวลาที่ HR ประกาศไว้ ทำให้ HR ไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า พนักงานคนนั้นเข้า – ออกงานตรงเวลาจริงหรือไม่ ทั้งยังเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานมาสาย กลับบ้านก่อนเวลา และไม่ทำงานจริงตามช่วงเวลาที่ลงไว้
- การละเมิดความเป็นส่วนตัว
การที่องค์กรไม่มีระบบเข้างานที่มีประสิทธิภาพ อาจทำให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ส่งผลให้เกิดการทุจริตในรูปแบบต่าง ๆ และเกิดการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
คำนวณเงินเดือนผิดพลาด
การบันทึกเวลาเข้า – ออกงาน มีผลต่อเงินเดือนโดยตรง โดยเฉพาะในกรณีที่พนักงานใหม่ หรือพนักงานที่กำลังจะลาออก ทำงานไม่ครบเดือน ซึ่งหากทางองค์กรไม่มีระบบบันทึกเวลางานที่มีคุณภาพ ก็จะยิ่งเกิดความผิดพลาดได้ง่าย เนื่องจาก พนักงานเสียเปรียบในการรับค่าจ้าง และองค์กรอาจเกิดความผิดพลาดในการทำรายรับ – รายจ่ายในแต่ละเดือนร่วมด้วย
ประเมินการทำงานคลาดเคลื่อน
หนึ่งในจุดด้อยที่เห็นได้ชัด คือ การประเมินการทำงานที่คลาดเคลื่อน เช่น ประวัติการขาด ลา และมาสาย รวมถึงประเมินขึ้นเงินเดือนประจำปี หากมีข้อมูลที่คลาดเคลื่อน หรือไม่ตรงกับความเป็นจริง อาจทำให้การเลื่อนขั้นของพนักงานแต่ละคนไม่โปร่งใส จนเกิดการทะเลาะวิวาทภายในองค์กรได้ในที่สุด
ทำผิดกฎหมายแรงงานโดยไม่รู้ตัว
หากองค์กรมีข้อมูลที่คลาดเคลื่อน จนเกิดการประเมินผลที่ผิดพลาด รวมถึงคำนวณเงินเดือนไม่ตรงกับความเป็นจริง พนักงานย่อมรู้สึกไม่เชื่อใจในตัวองค์กร และมองว่าไม่ได้รับความเป็นธรรม ทำให้กลายเป็นการละเมิดกฎหมายคุ้มครองแรงงาน และถูกฟ้องร้องได้ในที่สุด
เกิดความไม่เท่าเทียมในองค์กร
แม้หลายคนอาจจะมองว่า การไม่มีระบบลงเวลางานที่ชัดเจน จะส่งผลเสียในการจัดทำเอกสารเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว ความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ยังสามารถสร้างความขัดแย้งระหว่างพนักงานได้เช่นกัน ทั้งยังเพิ่มอัตราการลาออกของพนักงาน จากความขัดแย้ง และความไม่เป็นธรรมที่เกิดขึ้นได้อีกด้วย
ทั้งนี้ หากคุณกำลังมองหาระบบ Time Attendance ที่ช่วยให้การลงเวลา และการบริหารพนักงานเป็นเรื่องง่าย ทั้งยังช่วยจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบ Cloud-TA เป็นแอปพลิเคชันที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่อย่างมาก มาพร้อมฟังก์ชันทันสมัย ใช้งานง่าย และรองรับการทำงานทุกรูปแบบ หากสนใจติดต่อได้ที่ Line: @Cloud-TA
ชวนรู้ ! เลือกระบบ ลงเวลาเข้างาน อย่างไร ให้องค์กรทันสมัยยิ่งขึ้น
ในปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่ นิยมหันมาใช้ระบบลงเวลาออนไลน์ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูล แต่หากเลือกใช้ระบบที่ไม่มีคุณภาพมากพอ องค์กรก็อาจต้องมานั่งแก้ปัญหาต่าง ๆ ไม่สิ้นสุด Cloud-TA จึงได้เตรียมวิธีการเลือกระบบลงเวลาเข้า – ออกงาน มาให้ทุกคนได้ศึกษากันแล้ว ดังนี้
ระบบยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน
ระบบลงเวลาเข้า – ออกงานที่ดี (Time Attendance) ต้องเป็นระบบที่มีการยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน (Multi-Factor Authentication) หรือกระบวนการที่ใช้การยืนยันตัวตนของผู้ใช้ มากกว่าหนึ่งขั้นตอน เช่น การสแกนลายนิ้วมือ และการใช้รหัสผ่าน ควบคู่กับการยืนยันเลข OTP เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานสามารถลงเวลาแทนกันได้ รวมถึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนตัว จะไม่ถูกเข้าถึงโดยผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตอย่างแน่นอน
บันทึกข้อมูลลงเวลาแบบเรียลไทม์
จุดเด่นที่น่าสนใจของระบบลงเวลายุคใหม่ คือ การอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ โดยเมื่อพนักงานเช็กอินเข้างาน ข้อมูลก็จะถูกอัปเดตทันที และไม่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง ทำให้ HR และหัวหน้างานมีข้อมูลที่เรียลไทม์ และถูกต้อง ช่วยลดการทุจริตที่เกิดจากการปรับแต่ง หรือแก้ไขข้อมูลการลงเวลา ส่งผลให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูโปร่งใสยิ่งขึ้น
ใช้เทคโนโลยี GPS ตรวจจับตำแหน่ง
อีกหนึ่งจุดที่ควรพิจารณา ในการเลือกระบบบันทึกเวลามาใช้งานในองค์กร คือ การใช้เทคโนโลยี GPS เข้ามาช่วยตรวจสอบตำแหน่งของพนักงาน ขณะ ลงเวลาเข้างาน โดยระบบจะมีการตั้งค่าตำแหน่ง ที่สามารถเช็กอินเข้างานได้ ภายในสถานที่ที่กำหนดเท่านั้น เช่น ที่ทำงาน หรือที่อยู่อาศัย ในกรณีที่บริษัทมีนโยบาย Work from home
สร้างระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ
หากพนักงานต้องการเขียนคำร้องการลางาน หรือต้องการเอกสารอื่น ๆ ระบบลงเวลางานที่ดี จะต้องมีการส่งแจ้งเตือนไปยัง HR หรือหัวหน้างานได้ในทันที รวมถึงส่งแจ้งเตือนในกรณีที่พบการเช็กอินเข้างานที่ผิดปกติ เพื่อให้คำร้อง และข้อมูลต่าง ๆ ไม่มีผิดพลาด รวมถึงไม่มีส่วนไหนตกหล่น
Cloud-TA ระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน สำหรับองค์กรยุคใหม่
Cloud-TA คือ ระบบจัดการเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน (Time Attendance) ที่ออกแบบมา เพื่อรองรับทุกการทำงานในองค์กรยุคใหม่ ไม่ว่าจะเป็น พนักงานออฟฟิศ พนักงานโรงงาน ไปจนถึงทีมงานที่ต้องไปทำงานนอกสถานที่บ่อย ๆ โดยแอปพลิเคชัน Cloud-TA ช่วยให้พนักงานลงเวลาได้ง่าย ๆ ผ่านสมาร์ตโฟน หรือเว็บเบราว์เซอร์ พร้อมบันทึกพิกัดของตำแหน่งที่อยู่ปัจจุบัน หรือถ่ายภาพยืนยัน เพื่อความโปร่งใส และตรวจสอบได้จริง
ซึ่งระบบ ลงเวลาเข้างาน Cloud-TA ยังครอบคลุมไปถึงการจัดการวันหยุด การลางาน การอนุมัติจากหัวหน้างาน การจัดเก็บเอกสารสำคัญต่าง ๆ ไปจนถึงการจัดการความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย ซึ่งฟังก์ชันที่น่าสนใจของ Cloud-TA มีดังนี้
ระบบการลาออนไลน์
ระบบการลาออนไลน์ ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องเขียนใบลาผ่านกระดาษ หรือส่งอีเมล เพราะสามารถกดขอลาผ่านมือถือได้ทันที เมื่อส่งคำร้องเรียบร้อยแล้ว ระบบก็จะส่งการแจ้งเตือนไปยังมือถือของหัวหน้าโดยอัตโนมัติ ทำให้ขั้นตอนการอนุมัติรวดเร็ว และลดปัญหาการตกหล่นของคำร้องได้จริง
การอนุมัติที่ง่าย และสะดวก
Cloud-TA มีระบบการอนุมัติที่ง่าย และสะดวกรวดเร็ว โดยหัวหน้างานสามารถกดอนุมัติ หรือปฏิเสธคำขอลา ผ่านแอปพลิเคชันได้ทันที พร้อมทั้งดูรายละเอียดการลา เช่น ประเภทการลา วันและเวลา รวมถึงประวัติการลาของพนักงานได้อย่างละเอียด ทำให้การตัดสินใจโปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้ และลดข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ทั้งหมด
Team dashboard
หัวหน้างาน และ HR สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานของทีมได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็น เวลาเข้า-ออกงาน จำนวนวันที่ขาดงาน มาสาย หรือลางาน โดยระบบจะแสดงผลในรูปแบบแดชบอร์ด ที่เข้าใจง่าย ทำให้หัวหน้างานสามารถติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้เต็มที่
สุดท้ายนี้ สำหรับองค์กรไหน ที่กำลังมองหาระบบ ลงเวลาเข้างาน (Time Attendance System) ขอแนะนำ Cloud-TA แอปพลิเคชันที่จะช่วยให้องค์กรของคุณ หมดปัญหาในการเช็กอินเข้างานแทนกัน และลดปัญหาการปรับแต่งข้อมูล จากการใช้ระบบเข้างานที่ไม่มีคุณภาพ หากสนใจติดต่อ หรือสอบถามเพิ่มเติมได้ที่
Website: https://cloud-ta.com/
Email: cloud-ta@innova.co.th
Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)
Line: @Cloud-TA
