ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน ด้วยแอปฯ ดีกว่าระบบอื่นอย่างไร ?

ในทุกวันนี้หลายออฟฟิศเริ่มปรับตัว เข้าสู่การเป็นออฟฟิศยุคใหม่ ด้วยการนำเทคโนโลยี เข้ามาช่วยรองรับรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับพนักงาน ส่งผลให้องค์กรจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนวิธี บันทึกเวลาเข้าออกงาน ให้ทันสมัย โดยหนึ่งในตัวเลือกที่ได้รับความนิยม คือ ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปพลิเคชันบนสมาร์ตโฟน 

ซึ่งเข้ามาช่วยให้การลงเวลาเป็นเรื่องง่าย และสะดวก ดังนั้น เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้นว่า ระบบนี้มีข้อดีอย่างไร ในบทความนี้ Cloud-TA ขอพาไปทำความเข้าใจ และเปรียบเทียบข้อดีของการบันทึกเวลาทำงาน ผ่านแอปพลิเคชัน ว่าทำไมจึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะกับองค์กรยุคใหม่ ถ้าพร้อมแล้ว ไปดูกันเลย

ส่องบทเรียนจากการไม่ใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน ผ่านแอปฯ

ระบบ Time Attendance บนแอปฯ ยังมีอีกหลายองค์กรที่ไม่ได้ใช้งาน ส่งผลให้เกิดปัญหา ในการบริหารจัดการพนักงานในหลาย ๆ ด้าน ซึ่งปัญหาที่พบบ่อย จากการไม่ใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าและออกงาน ผ่านแอปฯ บนมือถือ มีดังนี้

• ข้อมูลไม่เชื่อมโยงกับระบบคอมพิวเตอร์: การบันทึกเวลาที่แยกออกจากระบบหลัก ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ต้องเสียเวลานำมาคีย์ซ้ำในคอมพิวเตอร์ เสี่ยงต่อความผิดพลาด ทำให้การสรุปข้อมูลล่าช้า
• สิ้นเปลืองบุคลากรในการจัดการ: ฝ่าย HR ต้องใช้เวลา และกำลังคนจำนวนมากในการรวบรวม ตรวจสอบ และสรุปข้อมูลการลงเวลาในแต่ละเดือน ทั้งที่งานเหล่านี้สามารถให้ระบบอัตโนมัติ ช่วยจัดการได้
• เกิดความผิดพลาดของข้อมูลได้ง่าย: การบันทึกด้วยมือ หรือระบบที่ไม่อัตโนมัติ มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง เช่น ลงเวลาผิดวัน ผิดเวลา หรือข้อมูลสูญหาย ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน และสวัสดิการของพนักงาน

รวม 6 ข้อดี ระบบ บันทึกเวลาเข้าออกงาน บนโทรศัพท์ 

โดยทั่วไป ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานในองค์กร มักเริ่มต้นจากการใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ หรือบัตรพนักงาน ควบคู่กับระบบบันทึกข้อมูลกลาง แต่สำหรับหลายองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่ หรือมีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น 

การใช้เพียงเครื่องสแกนอย่างเดียว อาจไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป จึงทำให้หลายบริษัท หันมาเลือกใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านมือถือ โดยมีข้อดีที่เหนือกว่าระบบเดิม ดังนี้

1. ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

แน่นอนว่าพนักงานแทบทุกคน มีสมาร์ตโฟนเป็นของตัวเอง เพียงติดตั้งแอปฯ บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ก็สามารถลงเวลาได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะอยู่ที่ออฟฟิศ ทำงานนอกสถานที่ หรือทำงานแบบ Work from Home ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้ทั้งพนักงาน และองค์กรอย่างมาก

2. ความปลอดภัยสูง

ระบบบันทึกเวลาผ่านแอปฯ ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ข้อมูลการลงเวลาจะไม่ถูกเปิดเผยให้ผู้อื่นเห็น โดยไม่จำเป็น อีกทั้งยังมีระบบยืนยันตัวตน เช่น GPS, Face Recognition, QR Code หรือ Wi-Fi เพื่อป้องกันการลงเวลาแทนกัน และยืนยันว่าพนักงานอยู่ในสถานที่จริง             

3. ตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์

ข้อมูลการเข้า-ออกงาน จะถูกบันทึกเข้าสู่ระบบทันที ทำให้ฝ่าย HR สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานของพนักงานได้แบบเรียลไทม์ ลดความเสี่ยงจากข้อมูลตกหล่น หรือการบันทึกผิดพลาด

4. เชื่อมต่อกับระบบ HR อื่น ๆ ได้

ข้อมูลเวลาทำงาน สามารถนำไปใช้งานต่อในระบบ HR ได้โดยตรง เช่น การคำนวณเงินเดือน การสรุปโอที การลางาน หรือการประเมินผลพนักงาน รวมไปถึงสวัสดิการอื่น ๆ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล

5. ลดต้นทุนในการจัดการ

การบริหารงานบุคคล มักมีค่าใช้จ่ายแฝงจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็น ค่าเอกสาร ค่าน้ำหมึก หรือค่าดูแลอุปกรณ์ หากเปลี่ยนมาใช้ระบบลงบันทึกเวลาเข้าออกงานผ่านแอปฯ แม้จะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น แต่สามารถช่วยลดต้นทุนได้ในระยะยาว

6. วิเคราะห์ข้อมูลพนักงานได้ดียิ่งขึ้น

ระบบบันทึกเวลาผ่านแอปฯ มักมาพร้อมฟังก์ชันรายงาน และแดชบอร์ด ที่ช่วยสรุปสถิติการทำงาน เช่น อัตราการมาสาย การขาดงาน หรือชั่วโมงการทำงานล่วงเวลา ทำให้ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลไปใช้วางแผนทรัพยากรบุคคลได้

หากใครองค์กร หรือกิจการที่กำลังมองเครื่องมือบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน ผ่านแอปฯ ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบบันทึกเวลาแบบออนไลน์ ตอบโจทย์คนทำงานยุคใหม่ สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัย โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งแม่ข่าย โดยค่าบริการเริ่มต้นเพียง 900 บาทต่อเดือน สำหรับพนักงาน 10 คน

สรุปเหตุผลที่ต้องใช้ ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านแอปฯ

หากให้สรุปแบบเข้าใจง่าย ต้องบอกเลยว่า ระบบ Time Attendance สำหรับบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน ผ่านแอปพลิเคชัน คือโซลูชันที่ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ เป็นเครื่องมือที่ไม่ควรมองข้าม เพราะสามารถสร้างประโยชน์ให้กับทุกฝ่ายในองค์กรได้อย่างรอบด้าน ดังนี้

มุมมองขององค์กร

ในยุคที่ความรวดเร็ว คือ หัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง และทันเวลา ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านแอปฯ จะช่วยให้ผู้บริหาร เห็นภาพรวมการทำงานของพนักงานแบบเรียลไทม์ ทั้งยังสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ วางแผน และปรับกลยุทธ์ได้

มุมมองของฝ่าย HR

สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล ระบบนี้ช่วยลดภาระงานด้านเอกสาร และงานเชิงปฏิบัติการที่ต้องทำซ้ำ ๆ ไม่ว่าจะเป็น การรวบรวมข้อมูลลงเวลา สรุปการขาด ลา มาสาย หรือการเตรียมข้อมูลเงินเดือน ทำให้ HR มีเวลาไปโฟกัสงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การพัฒนาบุคลากร หรือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรขององค์กร

มุมมองของพนักงาน

ในส่วนพนักงานเองก็ได้รับประโยชน์โดยตรง จากความสะดวกสบายในการใช้งาน ผ่านแอปฯ เพียงแอปเดียว สามารถตรวจสอบข้อมูลสำคัญได้ด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็น วันลาคงเหลือ สลิปเงินเดือน หรือประวัติการลงเวลาทำงาน ช่วยลดขั้นตอนการสอบถาม HR

หากคุณเป็นเจ้าของกิจการ หรือผู้ประกอบการที่กำลังมองหาเครื่องมือช่วยบริหารการลงเวลาทำงาน ขอแนะนำ Cloud-TA แอปพลิเคชัน Time Attendance บันทึกเวลาเข้าออกงานที่ใช้งานง่าย เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ก็สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันที 

พร้อมฟังก์ชันครบครัน ไม่ว่าจะเป็น การส่งใบลา ดาวน์โหลดสลิปเงินเดือน หรือเช็กวันหยุดทำงานของบริษัท นอกจากนี้ ยังสามารถทดลองใช้งานฟรีนานถึง 30 วัน เพื่อให้คุณมั่นใจก่อนตัดสินใจ หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

Website: https://cloud-ta.com/

Email: cloud-ta@innova.co.th

Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)

Line: @Cloud-TA