5 ระบบ บันทึกเวลาเข้าออกงาน เลือกแบบไหนให้ตอบโจทย์

ในปัจจุบันระบบลงเวลาเข้าออกงาน ของพนักงานในองค์กรต่าง ๆ มีหลากหลายวิธี ตั้งแต่การเซ็นชื่อลงบนกระดาษ และการตอกบัตร เพื่อลงเวลาเข้าออกงานในทุก ๆ วัน แต่ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญ ในการใช้ชีวิตรอบด้าน ทำให้มีการพัฒนาระบบ Time Attendance แบบใหม่ตามมา ส่งผลให้พนักงาน สามารถลงเวลาเข้าออกงานได้สะดวกยิ่งขึ้น และเพิ่มความง่ายให้กับการทำงานของ HR 

สำหรับเจ้าขององค์กรหน้าใหม่ หรือผู้ที่กำลังปรับปรุงโครงสร้างองค์กร กำลังมองหาระบบลงเวลาเข้าออกของพนักงาน แต่ยังไม่แน่ใจว่าควรจะเลือกแบบไหนดี ในบทความนี้ Cloud-TA จะมาแนะนำ 5 ระบบบันทึกเวลาเข้างาน ที่ทันสมัย และอำนวยความสะดวกให้พนักงานได้ดียิ่งขึ้น จะมีอะไรบ้าง มาดูไปพร้อมกันได้เลย

เช็กลิสต์ ! ข้อดีของการใช้ระบบบันทึกเวลาดิจิทัล แทนการใช้กระดาษ

การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน ไม่ใช่แค่การเช็กอินเข้างาน และตรวจสอบอัตราการมาสาย ภายในองค์กรเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญกับองค์กร และพนักงานในอีกหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น การประเมินผลประจำปี จากประวัติลงเวลาเข้าออกงาน รวมไปถึงการควบคุมการทำงาน และระบบความปลอดภัยในที่ทำงาน ซึ่งการใช้ระบบลงเวลาเข้า-ออกงาน แบบดิจิทัล ก็ยังมีข้อดีอีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น

• เช็กข้อมูลได้แบบ Real-time

ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน เป็นตัวช่วยสำคัญ ที่เข้ามาอำนวยความสะดวกให้กับ HR ผู้บริหาร และหัวหน้างานในแผนกต่าง ๆ สามารถตรวจสอบชั่วโมงการทำงาน และจำนวนการขาด ลา มาสายของพนักงานได้ง่าย รวมถึงอนุมัติคำขอลา และคำขอ OT ในแต่ละเดือนได้ทุกที่ทุกเวลา ทำให้การคำนวณเงินเดือน และการประเมินผลประจำปี เป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น

• ลดเวลาการทำงาน

นอกจากการเช็กข้อมูลต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์แล้ว การที่องค์กรมีระบบ Time Attendance ที่ดี ยังช่วยให้ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา ทั้งยังสามารถ Export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel หรือ PDF ได้อย่างง่ายดาย โดยที่ไม่ต้องเสียเวลานั่งทำเอกสาร 

ในขณะที่พนักงานแผนกอื่น ก็สามารถลงเวลาเข้า-ออกงานได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องคอยมาเซ็นชื่อบนกระดาษ หรือยืนตอกบัตรเข้างาน เรียกได้ว่าแค่สแกนลายนิ้วมือ หรือสแกนใบหน้า บนอุปกรณ์อ่านบัตร และลายนิ้วมือ หรือผ่านโทรศัพท์มือถือเท่านั้น

• ความปลอดภัย และน่าเชื่อถือของข้อมูล

อีกหนึ่งจุดเด่นที่น่าสนใจ ของการใช้ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน แบบดิจิทัล คือ ความปลอดภัย และความแม่นยำของข้อมูล เนื่องจาก ระบบจะมีการใช้ไอดี และรหัสผ่านเฉพาะบุคคล ทำให้พนักงานแต่ละคน สามารถใช้ Account ส่วนตัวเช็กข้อมูลการลงเวลา และส่งคำขอต่าง ๆ ได้

นอกจากนี้ ข้อมูลสำคัญในองค์กร ก็จะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยบนระบบคลาวด์ของไมโครซอฟต์ (Microsoft Azure) ซึ่งมีระบบการป้องกันอย่างแน่นหนา ทำให้มั่นใจได้เลยว่า ข้อมูลต่าง ๆ จะไม่รั่วไหลออกไปอย่างแน่นอน 

• คำร้องต่าง ๆ ไม่ถูกปัดตก

ในบางครั้งการส่งคำร้องวันลางาน อาจเกิดการตกหล่น จนพนักงานไม่สามารถลางานได้ แต่การส่งคำร้องวันลาหยุด ลาป่วย หรือวันลาพักร้อนผ่านระบบ คำขอนั้นจะแจ้งเตือนส่งไปยังผู้อนุมัติทันที ทั้งยังแสดงรายละเอียดวันลาที่เหลือไว้อย่างชัดเจน ทำให้พนักงานมั่นใจได้ว่า หากยื่นคำร้องไว้ล่วงหน้า ก็สามารถลางานได้อย่างสบายใจ

• ตอบโจทย์ยุคสมัยใหม่

สำหรับการทำงานยุคใหม่ ไม่ได้มีเพียงแค่รูปแบบ Onsite หรือการเข้าออฟฟิศทุกวันอย่างเดียว แต่ยังมีการทำงานในรูปแบบ Work from home, Work from anywhere และ Hybrid ทำให้พนักงานในองค์กร ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวันอีกต่อไป

ดังนั้น การใช้ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน แบบดิจิทัล ช่วยให้พนักงาน สามารถเช็กอินเข้างานได้ตลอดเวลา โดยระบบจะบันทึกตำแหน่งพิกัด GPS ขณะลงเวลา ทำให้เพิ่มความสะดวกสบาย และแก้ปัญหาลงเวลางานแทนกันได้อีกด้วย

ทั้งนี้ สำหรับองค์กรที่มีอยากอัปเกรดระบบ Time Attendance และกำลังมองหาตัวช่วยในการจัดเก็บข้อมูลสำคัญ ขอแนะนำ Cloud-TA แอปพลิเคชันที่ช่วยบันทึกเวลางาน ยื่นลางาน และยื่นขอ OT ในแต่ละวัน รวมถึงจัดเก็บเอกสารสำคัญของพนักงาน และอนุมัติการลาได้ง่าย ๆ ผ่านโทรศัพท์มือถือ และเว็บไซต์ 

แนะนำ 5 ระบบ บันทึกเวลาเข้าออกงาน ยอดฮิต ตอบโจทย์ออฟฟิศยุคใหม่

เมื่อเทคโนโลยีถูกพัฒนาอย่างก้าวกระโดด ทำให้หลายองค์กร มีเครื่องมือที่ช่วยให้การเช็กอินเข้างานเป็นเรื่องง่าย สะดวกสบาย รวมถึงเข้ากับการทำงานทั้งในออฟฟิศ และนอกออฟฟิศ แต่หากยังไม่แน่ใจว่าควรเลือกใช้ระบบไหนดี Cloud-TA จะมาแจกลิสต์ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานยอดฮิต ที่เต็มไปด้วยความสะดวก และปลอดภัย จะมีอะไรบ้าง เรามาดูกัน

1. เครื่องสแกน

เครื่องสแกนลายนิ้วมือ และสแกนใบหน้า ถือเป็นระบบลงเวลาการทำงาน ที่ได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจาก เป็นระบบที่สะดวก และรวดเร็ว ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรม ที่สามารถเก็บข้อมูลการลงเวลาได้แบบเรียลไทม์ โดยที่ HR ไม่ต้องดึงข้อมูลจากเครื่องสแกน 

2. เครื่องคอมพิวเตอร์กลาง

อีกหนึ่งระบบลงเวลาการทำงาน ที่ได้รับความนิยมไม่แพ้กับเครื่องสแกน คือ ระบบลงเวลาเข้า-ออก บนเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องกลาง โดยพนักงานสามารถลงเวลา ผ่านเครื่องกลางด้วยวิธีการสแกนใบหน้า หรือสแกน QR Code ทำให้ไม่ต้องมาเสียเวลาตอกบัตรอีกต่อไป

3. สัญญาณ WIFI

การลงเวลาเข้า-ออกงาน ด้วยการใช้สัญญาณ WIFI ถือเป็นอีกหนึ่งวิธีที่สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพอย่างมาก โดยพนักงานจะใช้โทรศัพท์มือถือ เชื่อมต่อกับ WIFI ของบริษัท จากนั้นพนักงานก็สามารถสแกนใบหน้า ผ่านแอปพลิเคชันบนโทรศัพท์ได้ทันที ตอบโจทย์องค์กรขนาดใหญ่ ที่มีจำนวนพนักงานเยอะเป็นอย่างยิ่ง

4. สัญญาณ GPS

สำหรับระบบ บันทึกเวลาเข้าออกงาน ผ่านการใช้สัญญาณ GPS ซึ่งเป็นวิธีการเช็กอินเข้างาน ผ่านแอปพลิเคชันบนโทรศัพท์มือถือ โดยระบบจะจับสัญญาณ GPS ของโทรศัพท์ เพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกได้ทุกที่ทุกเวลา ตามที่ HR ได้กำหนดพิกัดเช็กอิน ให้กับพนักงานแต่ละคน เหมาะกับองค์กรที่มีการทำงานในระบบ Work From Home หรือ Hybrid อย่างยิ่ง

5. Beacon

ปิดท้ายกันด้วย ระบบบันทึกเวลาการทำงาน ผ่านการใช้เครื่อง Beacon ซึ่งจะเป็นการเช็กอินเข้างาน ด้วยสัญญาณ Bluetooth ผ่านโทรศัพท์มือถือ โดยตัวเครื่องจะส่งสัญญาณออกไปได้ไกลประมาณ 10-70 เมตร 

ดังนั้น พนักงานจะต้องเข้ามาอยู่ในระยะของสัญญาณก่อน จึงจะสามารถลงเวลาเข้างานได้สำเร็จ เหมาะกับองค์กรที่ทำงานในรูปแบบ Onsite มากกว่าการทำงานแบบ Hybrid หรือ Work From Home

Cloud-TA ระบบ Time Attendance เปลี่ยนออฟฟิศสู่ยุคดิจิทัล

สำหรับองค์กรไหนที่กำลังมองหา ระบบ บันทึกเวลาเข้าออกงาน ที่เต็มไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย และใช้งานง่าย ขอแนะนำ Cloud-TA ระบบ Time Attendance ที่ออกแบบมา เพื่อรองรับทุกการทำงาน ในองค์กรยุคใหม่ ไม่ว่าจะเป็น พนักงานที่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ หรือพนักงานที่ต้องออกไปทำงานนอกสถานที่บ่อย ๆ

โดยแอปพลิเคชันของ Cloud-TA ช่วยให้พนักงานลงเวลาได้ง่าย ๆ ผ่านสมาร์ตโฟน พร้อมกับบันทึกพิกัดของตำแหน่งที่อยู่ปัจจุบัน หรือถ่ายภาพยืนยัน เพื่อความโปร่งใสในการลงเวลาเข้างาน และเอื้อต่อการทำงานในทุกที่ ไม่ได้จำกัดอยู่ที่บริษัทเท่านั้น

อีกทั้งยังมีการใช้งานร่วมกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ที่ใช้งานได้ง่าย เพียงแค่สแกนนิ้วมือที่เครื่อง ทำให้สามารถป้องกันการลงเวลาแทนกัน (Buddy Punching) ได้ดีกว่าระบบเซ็นชื่อบนกระดาษ หากสนใจ หรือสอบถามเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่

Website: https://cloud-ta.com/

Email: cloud-ta@innova.co.th

Tel: 091-717-5499, 092-273-1760 (Sale)

Line: @Cloud-TA